Проверка работы главного бухгалтера

Как предпринимателю проверить своего бухгалтера

Фото: представлено Б. Дабаевым

7 простых способов, которые можно применить уже сегодня

Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.

Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.

Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:

– Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.

Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель. Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это – никто не вдается. А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.

Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка – весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация. К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора. Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.

Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.

Если аудиторская проверка, на ваш взгляд – слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно. Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.

Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.

Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?

Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.

Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.

Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Способ №3. Как проверить кассу?

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Способ №4. Как проверить склад?

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.

Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.

Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.

Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?

Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции. Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.

Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.

Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

• наличие реквизитов сторон;
• указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
• наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
• наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
• наличие печатей сторон.

Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.

Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности. Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера – это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.

Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.

Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени. Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений. Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.

Как проверить бухгалтера

Умный человек нанимает людей, которые умнее его. Когда вы нанимаете бухгалтера, то заранее узнать, на сколько он хорош в деле, не получится. Пока не начнешь работать — не поймешь. Как проверить бухгалтера, который ведет ваш учет, – в нашей статье.

Как проверить бухгалтера самостоятельно

Проверить правильность ведения учета для директора без бухгалтерского образования сложно. Поэтому для выявления ошибок нужно обратиться в бухгалтерскую или аудиторскую компанию. Аудитор проверит, нет ли ошибок в самом учете. Что делать, если ошибки и долги все таки обнаружены? Возможно, компетенции вашего бухгалтера недостаточно и стоит подумать о его замене.

Что делает правильный бухгалтер

Проверить бухгалтера – это не только проверить правильность ведения учета, но и узнать, что должен делать и каким должен быть идеальный специалист. Вот целый список того, что должен делать хороший бухгалтер и какие отношения с ним должны быть:

• У вас всегда есть доступ к бухгалтерской базе. Мы знаем много случаев исчезновения нерадивого бухгалтера вместе с базой. Восстановить ее довольно трудно и стоит почти столько же, как само обслуживание.
• Вы в курсе о состоянии расчетов с налоговой — есть ли задолженность или переплата по налогам. Для этого хороший бухгалтер заказывает справку расчетов с бюджетом не реже, чем раз в квартал. И, если вы не задерживаете уплату налогов, то штрафов и пени быть не должно. Тем более налоговая не должна блокировать ваш счет.
• Помимо налоговой сверяться нужно еще и с контрагентами. Хорошо, если сверки делаются ежеквартально. Хотя бы с самыми крупными клиентами и поставщиками.
• Удаленный бухгалтер ежемесячно присылает вам список документов, нужных для правильного учета. Это перечень накладных и актов по контрагентам с указанием неподтвержденных сумм. Хороший бухгалтер никогда не будет запрашивать лишнего (например, по аренде помещения или услугам связи можно не просить каждый раз акты, а закрывать сумму при наличии договора).
• Правильный бухгалтер следит за суммами денег, выданных под отчет, и помогает заполнить авансовые отчеты, не стремясь забраковать каждый предоставленный вами чек.
• Чтобы обеспечить оперативность, бухгалтер запрашивает банковскую выписку не реже раза в месяц. Самый лучший вариант — если банк интегрирован в бухгалтерскую программу. Тогда бухгалтер сразу видит все расчеты и может помочь с отправкой платежек.
• Вы получаете информацию о суммах налога до окончания квартала, когда можно еще повлиять на нее — оптимизировать входящий НДС или оплатить долг поставщику и уменьшить, тем самым, налог по УСН. Правильный бухгалтер сам предлагает пути снижения налогов, а не после того, как вы попросили об этом.
• Бухгалтер сам звонит в налоговую, если возникла необходимость, а не сваливает это на вас. Не хватало еще, чтобы вы потратили весь день на попытки связаться с инспекцией.
• Вы знаете, что получите оперативный и быстрый ответ на все возникающие вопросы. И не через неделю или «как появится свободное время», а сегодня и сразу. Хороший бухгалтер всегда на связи.
• А еще — он думает наперед. Бывает, что выгоднее задержать уплату НДС, чтобы перечислить деньги поставщику, потому что пени по налогу гораздо ниже банковских процентов по кредиту, который вы решите брать для закрытия кредиторской задолженности. Идеальный бухгалтер предупреждает о последствиях, а не пугает директора. Он не заявляет категорично и без объяснений- это нельзя, а всегда объясняет почему, и к каким последствиям это приведет, чтобы директор сам мог соотнести пользу и риски.
• И самое главное — вы чувствуете, что он на вашей стороне, а не сотрудник налоговой у вас в штате. Для этого специалисту нужно быть подкованным во всех вопросах законодательства по налогам и бухгалтерскому учету, он все время учится и держит руку на пульсе. Если есть возможность применять налоговые каникулы или пониженный размер страховых взносов, хороший бухгалтер сразу скажет вам об этом.

Если все эти пункты про вас и вашего бухгалтера — поздравляем, вы выбрали хорошего специалиста. Если нет — стоит еще поискать.

Выводы

Проверить бухгалтера самостоятельно можно с помощью нашей статьи — он должен соответствовать перечисленным выше пунктам, никуда не исчезать и не доставлять вам никаких неудобств. Покажите этот чек-лист бухгалтеру и потребуйте выполнения, а если он не готов выполнять эти требования, то стоит задуматься о его смене.

Как главному бухгалтеру оценить компанию и принять дела

Главный бухгалтер несёт ответственность за достоверность бухгалтерского и налогового учёта. Несоблюдение законов может привести к штрафам и даже к лишению свободы. На что главному бухгалтеру обратить внимание при поиске работы, как грамотно принять дела и составить акт приёма-передачи документов, чтобы не поплатиться за чужие ошибки?

Чем рискует бухгалтер

Административная ответственность главного бухгалтера

К сожалению, некоторые организации ведут учёт, намеренно нарушая законодательство. Делается это, чтобы уменьшить налоги к уплате в бюджет. Работать главным бухгалтером в такой компании рискованно.

Так, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту бухгалтеру грозит штраф от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении штраф вырастет до 20 тысяч рублей с возможной дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

Грубым нарушением считается, если бухгалтер занижает сумму налогов и сборов на 10% и больше, искажает любой из показателей бухотчётности в денежном выражении на 10% и более, регистрирует мнимые объекты бухучёта, ведёт учёт вне применяемых регистров или не на основе данных, которые есть в регистрах (прим. 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

В 2019 году в КоАП РФ появилась норма, которая позволяет главному бухгалтеру не нести ответственность, если грубое нарушение возникло не по его вине. Например, если прежний главбух не отразил в учёте первичные документы.

В примечании к ст. 15.11 КоАП РФ теперь оговаривается два условия, при выполнении любого из которых бухгалтер не будет оштрафован. Вот они:

• если первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
• если первичные документы переданы несвоевременно.

Эти дополнения внёс Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он вступил в силу 9 июня 2019 года, но, как и любой закон, отменяющий ответственность, он имеет обратную силу (ч. 2 ст. 1.7 КоАП РФ). Это значит, что если к 9 июня 2019 года административное наказание не было назначено или исполнено, то штрафа уже не будет.

Также предусмотрены штрафы за нарушение трудового законодательства, нарушения в сфере применения ККТ, непредставление сведений в ФНС и т.п. (ст. 5.27, 14.5, 15.5 КоАП РФ).

Уголовная ответственность главного бухгалтера

Если ФНС докажет причастность главного бухгалтера к фиктивным сделкам и умышленной неуплате налогов, речь пойдет уже об уголовной ответственности.

Преступлением считается уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере путём непредставления декларации или включения в отчёт заведомо ложных сведений. Наказание зависит от размера неуплаты и того, был ли сговор группы лиц (ст. 199 УК РФ):

Неуплата в крупном размере

(свыше 5 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 25% налогов к уплате, либо больше 15 млн руб.)

• Штраф 100-300 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-2 года
• Принудительные работы до 2 лет
• Арест до 6 месяцев
• Лишение свободы до 2 лет
• Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Неуплата в особо крупном размере

(свыше 15 млн руб. в пределах 3 лет, если эта сумма больше 50% к уплате, либо больше 45 млн руб.)

и совершенная группой лиц и по предварительному сговору

• Штраф 200-500 тыс. руб. или в размере зарплаты или иного дохода осужденного за 1-3 года
• Принудительные работы до 5 лет
• Арест до 6 месяцев
• Лишение свободы до 6 лет
• Запрет занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет

Однако чтобы привлечь к ответственности бухгалтера, потребуется доказать, что он действовал умышленно и сознательно включал в декларацию ложные данные (пункты 7, 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 № 64).

Потерянное время и нервы

Нарушения и ошибки в учёте могут не повлечь за собой административную или уголовную ответственность или же эти проблемы коснутся только руководителя организации. Но бухгалтеру в любом случае придётся «подчищать хвосты», как-то закрывать незакрытые периоды, восстанавливать учёт, если он не вёлся. И, скорее всего, ошибки прошлых периодов ещё не раз о себе напомнят. Вот несколько цитат с бухгалтерского форума от коллег, которые столкнулись с непрофессионализмом предшественников.

Киплю… Как говорится, за державу обидно. Коллеги, как оградить профессию от явных профанов? Уже не в первый раз сталкиваюсь с тем, что предыдущие “аутсорсеры” моих клиентов на УСН (доходы минус расходы) считали им налог по движению денег на р/сч — скопом: пришли деньги — доход, ушли — расход. из свеженького: чтобы уменьшить налог к уплате на УСН, аутсорсеры посоветовали провести выплаты по договору займа и уменьшили-таки на эти суммы налог в расчёте.

Взяла маленькое ООО, а там — периоды не закрыты с 2015 года… ручные проводки по закрытию, склад весь красный — отключен контроль остатков…

И у меня по Д-Р странно учёт вели. Документов нет от слова вообще, по банку получается УСН не менее 60 тысяч за полугодие, а по уплате — в июле 12 тысяч УСН почему-то заплачено.

Хочется ли вам расчищать эти авгиевы конюшни? Расскажем, на что обратить внимание, чтобы выяснить неприятные подробности до начала сотрудничества и принимать решение уже с фактами в руках.

Оцениваем работодателя

Наведите справки о потенциальном работодателе до собеседования. Вот шпаргалка, которая поможет вычленить нужную информацию.

Если работодателя нет в реестре, он, вероятнее всего, не зарегистрирован и ведёт бизнес незаконно.

В выписке из ЕГРЮЛ указан адрес массовой регистрации или массовый директор. Проверить это можно сайте ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес».

Частая смена адресов, руководителей компании и ИФНС также может быть признаком нечестной компании

Собрать информацию быстрее можно через специализированные сервисы проверки контрагентов. Контур.Фокус показывает всю важную информацию о компании в одном окне: данные из учредительных документов, бухотчётность, арбитражные дела, исполнительные производства, банкротство, смену руководителей и адресов, связанные компании. Если не пользуетесь сервисом, можно запросить тестовый доступ на двое суток и проверить всё, что нужно, бесплатно.

Один или несколько настораживающих признаков не всегда свидетельствуют о том, что компания нарушает закон. Но если факты и интуиция подсказывают, что дело может быть нечисто, лучше поостеречься и поискать другое место работы.

Проверяем документы, вступая в должность

Главный бухгалтер не отвечает за учёт своего предшественника. Однако ошибки, допущенные предыдущим главбухом, могут негативно сказаться на дальнейшем учёте.

Передачу дел при смене главного бухгалтера следует оформить актом. Акт передачи дел составляется в свободной форме и служит подушкой безопасности для нового главбуха в случае претензий со стороны руководителя.

В акте указывают перечень документов и период, за который передаются дела. К акту можно приложить оборотно-сальдовую ведомость с подписью руководителя и бывшего главного бухгалтера — этот документ подтвердит остатки по счетам на дату передачи дел.

ФНС может проверить учёт за последние три года работы компании (п. 4 ст. 89 НК РФ). Принимая дела, сделайте акцент именно на этот период.

Что запросить у предыдущего главного бухгалтера при передаче дел

1. Учредительные и регистрационные документы (устав, свидетельства о регистрации и о постановке на учёт).
2. Учётную политику и приложения к ней.
3. Отчетность (баланс, декларации, книги покупок и продаж, отчетность в фонды, статистическая отчетность).
4. Инвентаризационные описи.
5. Переписку с контролирующими органами, акты сверки по налогам и взносам, требования и результаты проверок.
6. Должностные инструкции работников бухгалтерии.
7. Договоры с поставщиками, покупателями, работниками, банками, учредителями и т.п.
8. Документы по зарплате и кадрам (штатное расписание, табели и т.п.).
9. Кассовые и банковские документы.
10. Акты сверки с дебиторами и кредиторами.
11. Первичные документы.
12. Доверенности.
13. Доступ к учётной бухгалтерской программе или базу.
14. Пароли и ключи электронной подписи для интернет-банка, если директор дает к нему доступ.
15. Оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухгалтерского учёта.

Проводим экспресс-аудит учёта

Мало просто принять документы по списку — в идеале следует их проанализировать. Конечно, проверить все документы физически невозможно. Важно не упустить главное.

Начать можно с изучения учётной политики. Во-первых, проверьте, насколько она соответствует законодательству. Во-вторых, убедитесь, что учёт на предприятии ведётся в рамках утвержденной учётной политикой.

Обязательно изучите отчётность. Цифры в отчётности должны совпадать с данными бухгалтерской программы. Иногда бухгалтеры корректируют цифры в отчетах вручную. Возможно, такая корректировка обоснована. Однако есть риск, что бухгалтер таким образом скрывает свои ошибки: в программу внесены корректировки, а уточнённая отчётность не сдана. Чтобы не возникло проблем, попросите у предшественника объяснительную записку о несоответствии данных. Если позволяет время, сверьтесь с налоговой по сданной отчётности и выполнению обязательств.

Сверяйтесь с бюджетом по всем вашим клиентам через Контур.Экстерн.

Тщательно проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость в разрезе по субсчетам. Например, остатки по счетам учёта основных средств, материалов можно сверить с инвентаризационными описями. Лучше сверять данные описей с остатками в учётной программе. Результаты инвентаризации покажут проблемные участки.

Часто проблемы есть в учёте поставщиков и покупателей. Проверьте самых крупных дебиторов и кредиторов — остатки по счетам 60, 62, 76 должны совпадать с результатами актов сверок. Если актов нет, постарайтесь их запросить.

Если организация применяет ОСНО, проанализируйте расчёт основных налогов — НДС и налога на прибыль. Должны быть оригиналы всех счетов-фактур. Проверьте наличие документов по крупным сделкам. Можно проверить некоторые контрольные соотношения в декларациях. Так, выручка от реализации в декларации по НДС должна совпадать с аналогичной суммой в декларации по налогу на прибыль (не забудьте, что декларация по прибыли сдается нарастающим итогом).

Сверьте остатки по банковским счетам. Банковская выписка должна сходится с остатками по расчётным счетам в бухгалтерской программе.

Проверьте соблюдение лимита кассы.

Восстанавливаем учёт

Нужно ли исправлять ошибки предыдущего главного бухгалтера? Всё зависит от вида ошибок и возможных последствий.

Скажите руководителю, если при передаче дел обнаружите, что не хватает первичных документов или договоров. Обязательно сообщите, или найдёте ошибки в учёте или оформлении документов, которые могут привести к налоговым санкциям.

Все недочёты отразите в акте передачи дел. Расскажите директору компании, чем грозят нарушения. Оценив возможные риски, можно говорить о восстановлении учёта.

Если есть ошибки, которые могут исказить текущую отчетность, — желательно их устранить.

Допустим, новый главный бухгалтер пришел в середине года, а его предшественник допустил ошибки при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале. Так как налог на прибыль считается нарастающим итогом, допущенная ошибка будет влиять на расчёт налога до конца года.

Неверное сальдо по денежным счетам (банк, касса) также стоит исправить. Следует восстановить недостающую первичку хотя бы за последние три года.

Стоимость восстановления учёта рассчитывается индивидуально. Она зависит от системы налогообложения, оборотов компании, количества операций. Большинство аутсорсинговых компаний рассчитывают стоимость восстановления учёта исходя из стоимости часа работы бухгалтера или опираясь на количество документов в квартал.

Если вы решите лично восстановить учёт, оцените объёмы работы и примерные трудозатраты. Также можно поинтересоваться, во сколько обойдется восстановление в специализированной фирме. Если учёт не велся или сильно запущен, стоимость восстановления будет соразмерна стоимости обычного ведения учёта.

Если у вас нет времени восстанавливать учёт своими силами, но клиента терять не хочется, закажите услугу в Контур.Бухте. Или посмотрите, сколько это может стоить.

Как проверить бухгалтера – 3 легких способа

Бухгалтера надо проверять. Проверка позволит вам убедиться, что все сделано верно и можно “спать спокойно”. Если нужно проверить бухгалтера, делать это следует так.

1. Сверьтесь с налоговой инспекцией
2. Проверьте корректность обороток
3. Проверьте знание новшеств законодательства

1. Сверьтесь с налоговой инспекцией

Подготовка: распорядитесь, чтобы ваш главный бухгалтер взял сверку с налоговой инспекцией. Документ, который он получит, будет называться “справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам”. Сверка делается электронно через ваш сервис сдачи отчетности в электронном виде. Или запрашивается лично в налоговой инспекции. Срок подготовки ответа налоговиками — 5 рабочих дней.

Проверка: посмотрите глазами на полученный документ. Если в ней есть минусы — это недоимка. Плюсы — переплата. Однако, тут нужно учесть нюанс: правила ведения бухучета и правила начисления налогов в налоговой инспекции различаются. Бухгалтер делает начисление последним днем квартала, а налоговая инспекция последним днем уплаты, но не раньше, чем сдана декларация — это может привести к разным цифрам в бухучете и в полученной справке. Давайте на примерах.

Пример 1

Сегодня 08 сентября 2016 года. У вас ООО на УСН. На сегодняшний день вы запрашиваете сверку и получаете ее 14 сентября. В вашем учете налог уже начислен и уплачен. В учете у хорошего главбуха на сегодняшний день должен числиться 0.

В налоговой инспекции еще нет вашей декларации за 2016 год, вы сдадите ее не ранее 1 января 2017 года. Поэтому налоговая не знает, какие суммы у вас начислены, и не сможет посчитать недоимку и пени до момента сдачи декларации (но вот после сдачи проверит все до копеечки задним числом). Но все уплаченное в лицевой счет уже попало. Следовательно, в сверке будет стоять переплата — сумма, уплаченная вами за 1 и 2 квартал 2016 года. Например, в 1 квартале вы заплатили 500 рублей, а во втором 1000. В сверке будет стоять 1500 рублей.

Расхождения: в бухучете 0, в справке переплата 1500. Это нормально.

Анализ результатов: бухгалтер должен знать правила попадания начисленных и уплаченных налогов в сверку (если нет, дайте ему прочесть мою статью). И должен объяснить каждую цифру из полученного документа от налоговиков. Если там переплата 1500, а у вас УСН, то бухгалтер должен показать вам, что это сумма двух платежек. Если же вместо этого ответы: “не знаю”, или “они там что-то напутали” или “ой, это ерунда какая-то, так не должно быть” – бейте тревогу! У вас неполадки в лицевом счете, это ведет к недоимкам, пеням, которые списываются с расчетного счета без предупреждения.

Пример 2

У вас ООО на ОСНО. Вы микропредприятие с небольшим оборотом до 60 млн в год, платите НДС и налог на прибыль. Сегодня 8 сентября 2016 года. Налог на прибыль в бухучете начислен и уплачен. НДС начислен полностью, а уплачен либо тоже полностью, либо 2/3 от суммы налога.

Что должно быть в сверке:
Налог на прибыль: 0
НДС: либо 0 (если платите по 1/3), либо переплата в размере 1/3 (если оплатили полностью).

2. Проверьте корректность обороток

Оборотка – это “оборотно-сальдовая ведомость” – основная ведомость бухгалтерского учета, основной регистр бухгалтерского учета. Это главнейшая ведомость, которая показывает, что у вас оприходовано в учете, как учет ведется и где косяки. На основании оборотно-сальдовой ведомости заполняется вся бухгалтерская отчетность. Чтобы проверить главного бухгалтера, обязательно нужно проанализировать оборотки.

Подготовка: попросите вашего бухгалтера распечатать главную оборотку с начала года до последнего закрытого периода. Сегодня 8 сентября 2016 года надо печатать оборотку за 1 полугодие (с начала года по 30.06.2016). Также желательно распечатать (или проанализировать с компьютера) оборотки по всем счетам внутри главной.

Проверка: посмотрите глазами на оборотку. Можно даже с экрана компьютера. Видите красные цифры (на компьютере) или минусы (в бумажном документе)? Это косяк. Бухгалтерский учет так придуман, что минусов быть не может. Все минусы отображаются в другой колонке с плюсом. Минусы – это неверное применение методологии учета.

Пример 3

Очень часто можно встретить минусы по счету 60 “расчеты с поставщиками”. Счет 60 имеет два субсчета – один для авансов, другой для расчетов, в том числе по постоплате. Некоторые бухи пренебрегают ведением счета авансов, “кидая” сразу все суммы на счет расчетов. Или ошибка может возникнуть при проведении документов задним числом, при этом аванс превращается в постоплату, или наоборот, а перепровести базу 1С бухгалтер забывает.

Казалось бы, ну что такого в том, что неверно определено, аванс это поставщику или постоплата? А дело вот в чем: методика 1С заключается в том, что если ты все верно внесешь в программу, то программа сама правильно заполнит все отчеты. 1С почти никогда не ошибается (за редчайшим исключением), ведь на нее работает огромнейший отдел налоговых экспертов, методологов и программистов, — это доказано на практике, что 99% ошибок в 1С случаются из-за неумелой работы в ней. Вы же не допустите человека, не умеющего работать, к пилораме, верно? Так и в бухгалтерии, не умеешь работать в 1С – иди учись! Итак, проблема в том, что, если при внесении данных вкрадывается ошибка сотрудника, отчеты автоматически могут не заполниться, или заполниться с ошибкой.

Теоретически, раньше (лет 10 назад) главные бухгалтеры не доверяли программе и проверяли отчеты вручную. Много вы знаете бухгалтерских специалистов в наше время, которые могут что-то сделать в учете вручную? Или чаще слышите “у меня машина так посчитала”? Так вот, залог успешной работы бухгалтера – не только знания (хотя знания — это важно), но и правильная работа в качественной бухгалтерской программе.

Экспресс-аудит

Руководителю компании обычно некогда заниматься проверкой бухгалтерских обороток. Есть хороший и недорогой выход – экспресс-аудит. Услуга “экспресс-аудит бухгалтерского учета” предоставляется многими бухгалтерскими и аудиторскими компаниями. Некоторые предоставляют ее бесплатно (но будьте аккуратны – бесплатно означает, что вас привлекают на обслуживание, значит нужно найти как можно больше, и не факт, что это действительно ошибка). Лучше обратиться за платной услугой, цены на нее колеблятся от 10 до 20 тысяч рублей за проверку.

3. Проверьте знание новшеств законодательства

За этот способ проверки некоторые коллеги меня “съедят”, и будут правы. Конечно, проверять профессиональные знания специалиста должен другой, более квалифицированный специалист. Но что если такого нет? Мои советы подойдут и тем, кто хочет проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу.

Схема 1. Для мягких руководителей

Спросите своего бухгалтера: “А какие у нас сейчас новости в законодательстве, что изменилось”. И дождитесь ответа. Если вы будете спрашивать регулярно, то бухгалтер подпишется на новостную рассылку и будет в курсе законодательства.

Схема 2. Для жестких руководителей

Подпишитесь на любую рассылку бухгалтерских новостей и, после ее получения, спросите у своего сотрудника: “А я вот тут читал, что с нового года кассы будут работать в режиме онлайн. Что ты об этом знаешь?”. Если главбух не дурак, он тут же подпишется на аналогичную рассылку и будет готов к вашим вопросам. Если нет, и из недели в неделю главный бухгалтер будет знать меньше вас, то ответ очевиден. А что делать с таким бухгалтером, решайте сами.

Давайте подытожим. Как проверить бухгалтера на профпригодность самостоятельно? Сверьтесь с налоговой, проверьте бухучет, оцените знания. А если самостоятельно не хочется этим заниматься, то можно доверить проверку бухгалтера профессионалам. Опытные аудиторы проведут сверки и проверят лицевой счет, проверят учет и, если вы захотите, знания вашего бухгалтера.

Наступает время перемен, и бухгалтер должен им соответствовать!

Напишите нам, чтобы заказать экспресс-аудит вашей компании:

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина
Руководитель группы бухгалтеров

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет. Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах

Как это сделать:

• Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
  
• Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
  
• Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах
  

Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).