Организация электронной библиотеки на предприятии

Организация электронной библиотеки на предприятии

Вы также можете заказать реализацию любой из перечисленных выше задач в отдельности, однако, создание электронной библиотеки «под ключ» в целом обойдется дешевле и гарантирует ее безупречное функционирование.

При необходимости наши специалисты создадут не только внутреннюю, но и электронную библиотеку с доступом через сеть Интернет. При этом доступ пользователей Интернета к библиотечным ресурсам можно сделать свободным или ограниченным, а также платным.

Создание электронного каталога

Создание электронного библиотеки включает в себя и этап формирования электронного каталога. В ходе реализации данной задачи наши специалисты:

• сформируют удобную иерархическую структуру
• переведут в электронный вид данные бумажного каталога
• внесут новую информацию
• проведут обучение персонала.

Дополнительные модули, которые устанавливаются в базовую конфигурацию по желанию заказчика, еще больше расширяют возможности каталога и делают его пригодным для решения широкого спектра задач. С этим приложением могут работать не только архивы и библиотеки, но и другие организации, которым необходим каталог продукции, услуг или другой информации, так как универсальное программное обеспечение позволяет сформировать электронный каталог любого назначения.

Способы создания и преимущества электронных библиотек

С развитием информационных технологий стало возможным создание электронных библиотек с полной инфраструктурой, присущей традиционным книгохранилищам, но гораздо большими возможностями и достоинствами. В электронной библиотеке:

• получить электронную копию книги может одновременно неограниченное количество людей
• стать пользователем может человек из любой точки мира
• нет ограничений по размеру помещения для хранения библиотечных материалов
• невозможно потерять, не вернуть или испортить книгу
• обновление библиотечного фонда обходится значительно дешевле.

Создание электронной библиотеки можно осуществить двумя способами:

1. Приобретение готовых электронных книг в некоторых случаях оправдывает себя, так как на данный момент можно найти довольно много различной литературы в электронном формате. Однако еще больше книг до сих пор не имеют электронной версии, поэтому этот способ неприемлем для учебных, технических или научных библиотек, библиотечных коллекций.
2. Оцифровка имеющегося библиотечного фонда позволяет не тратить время на поиск электронных изданий, а сформировать библиотеку путем перевода традиционных книг и документов в электронную форму.

Материалы для пополнения электронной библиотеки можно:

• приобретать в электронном формате, что значительно дешевле, чем покупка бумажных книг, но не всегда существуют электронные версии необходимых изданий
• заказывать сканирование книг, других документов у специалистов, которые сделают это качественно и по приемлемой стоимости
• оцифровывать самостоятельно при наличии необходимых навыков и оборудования.

Каждая электронная библиотека имеет электронный каталог. По содержанию и принципу функционирования он практически не отличается от печатного каталога, но обладает некоторыми преимуществами:

• Компактность — даже многотомный документ займет не одну или несколько книжных полок, а пространство, равное размеру вашего компьютера.
• Безопасность – из электронного каталога нельзя вырвать лист, удалить, изменить или исказить информацию. В то же время при соответствующем уровне доступа пользователи могут редактировать отдельные сведения без необходимости перепечатки или переписывания всего документа, а также с возможностью возврата первоначальных данных.
• Удобство — просматривать информацию можно с любого устройства, подключенного к централизованному серверу, на котором размещены файлы каталога, а также через Интернет. Если в помещении архива или библиотеки установить терминал, подобный платежному, то посетители смогут самостоятельно найти нужную книгу или документ.
• Скорость работы — электронный каталог не нужно листать, достаточно ввести в поисковую строку исходные данные. Обработка запроса производится мгновенно, поэтому время поиска необходимой информации значительно сокращается.
• Информативность — в электронном каталоге можно опубликовать расширенное описание документа или книги, а также сканировать фото или часть оригинала, и прикрепить его к информационной карточке.
• Практичность — создание электронного каталога как элемента сайта с функцией предоставления к нему платного доступа позволит повысить посещаемость интернет-ресурса и получить дополнительный доход.

Закажите эту услугу со скидкой!

Для детального обсуждения условий сотрудничества, получения консультации и оформления заказа на любую из наших услуг:

• Оставаясь на рабочем месте
• В удобное время
• За считанные минуты

Перейти в раздел контакты→

Корпоративная библиотека: от иллюзий к реальности

Находящаяся в распоряжении сотрудников компании библиотека, в которой систематизирована полезная для работы информация, может стать действенным инструментом управления персоналом (особенно в области повышения его профессионального уровня и личностного развития). Конечно, если к вопросу формирования и функционирования библиотеки подойти правильно…

После пятнадцатилетнего перерыва вновь появляется интерес к созданию корпоративных библиотек. С одной стороны, внимание к этой теме обусловлено логикой развития бизнеса: цель корпоративной библиотеки — сэкономить время и средства компании при поиске нужной информации. С усилением конкуренции роль интеллектуального капитала растет, в то же время при постоянной ротации кадров существует реальная угроза утери знаний. Одним из способов достижения стабильности в таких условиях становится информационно-аналитическое обеспечение деятельности организации, трансформация корпоративной библиотеки в информационный центр. Опора на собственную информационную базу дает компаниям возможность проводить маркетинговые исследования, анализировать специфику отрасли и требования рынка, развивать свой персонал. С другой стороны, происходит встречное интенсивное развитие рынков бизнес-информации, бизнес-литературы, бизнес-образования.

Удобные возможности для навигации в море информационных ресурсов, аналитической работы с огромным количеством данных и концентрации знаний появляются именно с созданием или расширением собственных информационных центров или библиотек. Вот почему многие компании и крупные корпорации выделяют это направление как одно из приоритетных в рамках работы по совершенствованию внутренних коммуникаций и развития персонала. Пожалуй, одним из самых показательных примеров является сеть Центров международной торговли (ЦМТ), представленных во всех странах мира, — в стандарт организационной структуры его филиалов обязательно включена библиотека.

Убеждать руководителей компаний в необходимости и полезности корпоративных библиотек уже не нужно, практически все только «за». Однако для того, чтобы «центр знаний» действительно стал инструментом — обучения и развития корпоративной культуры, следует отказаться от широко распространенных иллюзий (из-за которых можно разочароваться в хорошей идее).

Иллюзия первая: корпоративная библиотека — это несколько полок с хорошими книгами. Следует провести их опись, завести читательские формуляры и выдавать литературу сотрудникам по требованию. При таком отношении фонды расширяются, а вот с возвратом книг — проблема. Часто нужную информацию невозможно найти либо оперативно получить, «расползающееся» библиотечное имущество вернуть трудно, в результате энтузиазм и желание заниматься корпоративной библиотекой исчезают.

Иллюзия вторая: корпоративная библиотека — это несколько полок с материалами отраслевых семинаров и конференций, раздаточных материалов с тренингов и семинаров, в которых принимали участие специалисты компании. Действительно, материалы конференций — это стратегически важная информация, отражающая состояние отрасли. Но наряду с прочими трудностями формирования подобной коллекции отметим, что информация (особенно в наукоемких областях) быстро устаревает, поэтому спрос на литературу подобного рода невелик. Что касается раздаточных материалов тренингов и семинаров, то их востребованность ограничена рамками занятий по той или иной теме. Библиотека в таком случае превращается в фикцию.

Иллюзия третья: корпоративная библиотека — это современные базы данных, онлайновый доступ к которым предоставляет сотрудникам компании новые возможности для саморазвития и самосовершенствования.

Электронные базы данных — отличная идея, однако практика работы показала, что без разработки специальной навигации, продуманной организации доступа, наконец, без помощи администратора интерес сотрудников к такому информационному центру компании весьма невысок. Отдача, соответственно, тоже.

Какими же должны быть шаги навстречу настоящей корпоративной библиотеке — эффективному инструменту развития бизнеса? Первый шаг начинается с четкого определения задач . Как эти задачи могут быть сформулированы? Обратимся к примерам и опыту советских времен. В этот период, подзабытый взрослыми и неизвестный молодым работникам, в каждом НИИ, на крупном заводе, в организациях самого разного профиля библиотеки обязательно существовали как отдельные структурные подразделения. Мало того, в одной организации обычно было две библиотеки. Научно-техническая ориентировалась на технологические и управленческие аспекты деятельности, накапливала информацию о состоянии отрасли. В ее фондах хранились общие и отраслевые ГОСТы, СНиПы, патентная, нормативная, договорная документация и т. п. Как правило, работала еще и профсоюзная библиотека, которая помогала организовать досуг (как сказали бы теперь, поддерживала корпоративную культуру организации). В фондах профсоюзной библиотеки были широко представлены художественная литература, литература для досуга и самообразования, методические разработки пропагандистской направленности. К сожалению, в 90-е годы прошлого века в период реформ и конверсии большинство отечественных предприятий сократили финансирование научно-технических библиотек до уровня выживания, а многие профсоюзные библиотеки ликвидировали. Очевидно, логика оптимизации расходных статей бюджета для развития бизнеса требует передачи непрофильных подразделений, таких как досуговая библиотека, на аутсорсинг. Но что касается научно-технической библиотеки, то она компании необходима , поскольку обеспечивает важнейшие процессы: исследовательские, маркетинговые, образовательные.

Поэтому первым шагом при разработке концепции новой или реформирования старой библиотеки должен быть выбор направления деятельности (одного или нескольких). В рамках специализации определяются все основные параметры и принципы дальнейшего функционирования корпоративной библиотеки.

Принятие решения о создании нового информационного подразделения потребует своеобразной «инвентаризации» его функций для предупреждения возможного дублирования их другими отделами. Может оказаться, что отдел маркетинга, служба управления персоналом, департамент обучения уже давно собирают собственные библиотечки. В таком случае необходимо определить, стоит ли создавать библиотеку как новое подразделение, передавая ей часть функций и полномочий имеющихся «малых» библиотек, либо лучше укрепить ту информационно-аналитическую (по сути, «библиотечную») работу, которая уже проводится в функциональных подразделениях, и сделать «микрофонды» отделов доступными для всех сотрудников.

После того как выбор сделан, следует второй шаг : определение основных задач корпоративной библиотеки (информационного центра).

Задача первая (внутренняя): ресурсное обеспечение корпоративной библиотеки, что обычно связывают с комплектацией, предоставлением помещения и укомплектованием штата. Формирование фонда определяется целым рядом факторов. Прежде всего, подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому требуется, чтобы тематическая литература обеспечивала информацией определенные направления работы (например, управленческие процессы, производство, сбыт, повышение конкурентоспособности продуктов или услуг), а не только служила ознакомлению руководства или сотрудников с новинками. Очевидно, составление плана комплектации корпоративного информационного центра требует знания современного книжного рынка и учета его особенностей.

По оценке экспертов, сегодня на рынке специализированных изданий и СМИ сохраняется высокая потребность в профессиональных изданиях, посвященных технологическим аспектам производства, при заметном их дефиците. В то же время рынок до такой степени переполнен профессиональными и популярными изданиями по управлению, что подбор литературы по данному направлению действительно потребует высокой квалификации, поскольку эти книги отражают противоречивые концепции и подходы.

При формировании библиотечного фонда следует обратить внимание не только на традиционные формы — книжные новинки и журналы, но и на электронные источники, базы данных. При этом отметим, что, несмотря на модные «электронные» тенденции, при выборе источников комплектации корпоративного информационного центра нужно учитывать такие показатели, как их достоверность, надежность, оперативность обновления.

К решению задачи ресурсного обеспечения корпоративной библиотеки отнесем также формирование реалистичного бюджета, учитывающего все направления деятельности, а также привлечение квалифицированных специалистов. Выход за рамки одной-двух полок с «информационными сокровищами» потребует введения отдельной должности (или нескольких), разработки «модели» фонда, выбора программного обеспечения для обработки информации и обслуживания посетителей. Расширение штата или перенос ряда функций в режим консультаций (на аутсорсинг) зависит от масштаба деятельности и задач, поставленных перед корпоративной библиотекой.

Как только направления деятельности нового структурного подразделения и принципы его организации будут определены, обязательно возникнет вопрос о кадровом обеспечении. Особенно остро вопрос о квалификации «информационных» специалистов встает перед организациями, впервые приступающими к реализации проекта создания информационно-аналитической службы. Однако нередко проблемы переподготовки кадров возникают и в случае реорганизации уже имеющейся библиотеки.

В нашем обществе до сих пор существует устойчивый стереотип, что информационный поиск, анализ и сервис не требуют специальной квалификации. Нередко на новые вакансии специалистов «по информации» претендуют секретари, референты или делопроизводители (люди с филологическим и другим гуманитарным образованием). Опыт показывает, что такого уровня квалификации, как правило, недостаточно. Для работы в информационном центре сотрудники обязаны владеть специальными знаниями в области отраслевого анализа, современных технологий поиска информации, информационного сервиса. Они должны организовать работу корпоративной библиотеки, поэтому при подборе специалистов следует учесть особенности квалификационных требований и предусмотреть целевую подготовку или переподготовку работников.

Комплектация библиотечных фондов требует колоссальных усилий, но этим работа не ограничивается. Не менее важные задачи информационного центра — поиск, сбор, систематизация и хранение информации, обслуживание посетителей и организация доступа к данным.

Задача вторая (внешняя): информационное обслуживание. В его основе лежит организация системы доступа к информации, определение количественных показателей эффективности труда. Разработка такой системы включает выбор целевых групп, определение очередности и приоритетности в предоставлении информационных сервисов.

Стоит отметить, что система организации доступа к информации всегда неразрывно связана с вопросом обеспечения стратегической безопасности компании. Содержащаяся в корпоративной библиотеке информация является материалом для аналитической деятельности, основой для принятия управленческих решений и организационного развития. Поскольку эти данные могут содержать коммерческую тайну, доступ к ней в полном объеме для внешних пользователей должен быть закрыт, а для сотрудников — ограничен в соответствии с установленным правом доступа.

Хочу обратить внимание на важность «разведения» задач информационного центра на внутреннюю и внешнюю. Прежде всего, это необходимо, чтобы читатели и все заинтересованные специалисты понимали: вопросами комплектации и хранения фонда как такового организация работы библиотеки не исчерпывается. И снова возвращаемся к принципиальному вопросу: пока компания не определит назначение и статус своего информационного центра, говорить о методах его наполнения преждевременно.

Есть еще одна особенность работы корпоративной библиотеки: качество ее функционирования в первую очередь оценивается качеством предоставляемого сервиса . А ставка на сервис требует разработки четких процедур, стандартизации услуг, хорошего технического оснащения. И, конечно же, рабочих рук, усилий, желания.

Для того чтобы полки с книгами превратились в корпоративную библиотеку и работали на результат — повышение конкурентоспособности компании, рост ее активов — потребуется многое продумать и подготовить: определить приоритеты, поставить задачи, сформулировать требования к технологическому, содержательному, организационному наполнению, подготовить персонал… Только в результате реализации комплексного проекта книгохранилище и базы данных компании станут реальным инструментом для бизнеса.

Электронная библиотека для компаний

Не шкаф с книгами, а инструмент развития сотрудников с помощью книг

Мы создадим для вас библиотеку и забрендируем ее. Дадим доступ ко всем электронным и аудиокнигам МИФа. Соберем полки с книгами на важные для вас темы. Расскажем сотрудникам о новинках и поможем прокачать навыки.

Собираем полки под ваши задачи

У каждой компании есть свои задачи. Например, внедрить гибкие методологии, поднять продажи, погрузить новичков. Расскажите нам, и мы соберем полки в библиотеке под них.

Погрузить новичка

HR’ы часто просят нас собрать полку для новичков, чтобы они впитали культуру компании и начали со всеми разговаривать на одном языке.

Внедрить аджайл

Аджайл-трансформация — большой вызов для большинства компаний. Наши книги научат работать в команде, соблюдать процессы Scrum, помогут освоить профессии скрам-мастера и продукт-овнера.

Вырастить руководителя

Часто лучшим специалистам дают роль руководителя. Чтобы освоить эту роль, нужно разобраться со многими темами: мотивацией сотрудников, управлением командами и принципами менеджмента.

В библиотеке более 780 электронных книг издательства, а еще все аудиокниги. Каждую неделю добавляем примерно по 10 новинок.

Книги МИФа — это инструмент для развития сотрудников. Люди читают наши книги, чтобы стать лидерами перемен, научиться вести переговоры, управлять проектами и своей жизнью.

Помогаем создать культуру обучения

Нам не все равно, что компании сделают после получения доступа в библиотеку. Поэтому мы запустили рассылку для читателей библиотеки. В рассылках два вида писем: как освоить новые навыки и новинки библиотеки. Письма приходят раз в две недели.

Помогаем освоить навыки, необходимые для продуктивной работы и счастливой жизни. В каждом письме — советы из книг и упражнение на неделю, чтобы закрепить знания.

Рассказываем о новых книгах в библиотеке. В месяц в библиотеке появляется до 30 новых книг. Мы выбираем лучшие и рассказываем, какую пользу они принесут читателю.

«Вашу рассылку у нас ждут. Нашим сотрудникам нравится живой язык, структура и „точечность“ рекомендаций в каждом из писем по прокачке навыков. Надеемся, что и в сезоне 2018 увидим столь же качественный и интересный контент в письмах.»

Тугушев Ренат, руководитель корпоративного университета РУСАЛ Глобал Менеджмент Б.В.

Сборники для развития навыков

Тем, кто хочет развиваться, но не знает, с чего начать. Каждый сборник посвящен определенному навыку. Внутри — выдержка из лучших книг, упражнения и советы экспертов. Сборники выходят ежемесячно.

Получить сборник «Вижу цель!» на почту

Мотивирующие плакаты

10 плакатов с цитатами из книг МИФа, которые можно повесить на стены в офисе. На плакате — цитаты из лучших книг, куар-код со ссылкой на книгу в библиотеке и ваш логотип.

Выбрать книгу просто

Библиотека — это не просто полка с книгами. Все, что мы знаем о книге, есть на её странице —
фото, развороты, мнения экспертов и отзывы сотрудников.

Планируйте чтение

Читатели добавляют книги в вишлист, чтобы спланировать, что читать дальше. Позже они вернутся к книге в личном кабинете.

Рекомендуйте книги

Посоветуйте книгу коллеге, если считаете, что она принесет ему пользу. Коллега получит ссылку на книгу в библиотеке по почте.

Следите за любимыми темами

В месяц в библиотеке появляется до 40 новых книг. Чтобы не пропустить важную книгу, читатели подписываются и следят за любимыми темами.

«После тренингов мы советуем прочитать конкретную книгу для укрепления знаний. Книги у нас „зашиты“ в тренинги по лидерству, презентациям, саморазвитию и другим тематикам.»

Оксана Кухарчук, руководитель Корпоративного университета МТC

Читайте где удобно

В библиотеке МИФа пользователи читают где им удобно — на планшете, телефоне или в читалке. Для этого мы готовим книги во всех популярных форматах: EPUB, MOBI, PDF и FB2.

Некогда читать — слушайте

Выделить полчаса на чтение каждый день не все могут. Поэтому мы делаем аудиокниги. С их помощью вы можете получать знания в пробках, самолете или во время пробежки.

Онлайн в браузере

На любом устройстве с браузером. Плеер с главами на странице книги в библиотеке.

MP3 для любого аудиоплеера. M4B, чтобы было удобно слушать на айфоне.

«Электронная библиотека позволяет получить доступ к знаниям там, где это удобно, — в самолете, в любой стране, дома на диване, на рабочем месте.»

Татьяна Тангишева, руководитель корпоративного университета компании BIOCAD

Ищите решение, а не книгу

Наш поиск умеет находить нужные книги не только по их названию или автору, но и по теме и заголовкам глав. То, что нужно, чтобы быстро найти решение своей проблемы.

Нанимайте людей, которые хотят учиться

Хорошая библиотека — это роскошь, которую вы дарите своим сотрудникам. Вы посылаете им правильный сигнал — «нам важно, чтобы вы развивались». Транслируйте это в вакансиях, и к вам придут правильные люди. Те, кто скоро станет лидером перемен в вашей компании.

«Библиотека в первую очередь влияет на лояльность сотрудников… Когда мы хотим, чтобы у нас были сотрудники, которые развиваются и следят за новинками, — тогда создаем для них условия, которые позволяют им расти.»

Юлия Чернова, старший специалист по обучению в «Петер-Сервис»

Как библиотека решает задачи компаний

В МТС мы всегда брали курс на развитие сотрудников. Нашему корпоративному университету в этом году исполнилось 12 лет. Мы понимали, что тренингов в большом количестве не проведешь, — Россия большая, пока тренер доедет. А книги — это новые подходы, актуальные в мире тенденции. Поэтому стали фокусироваться на них.

У нас была бумажная библиотека. Но, как и в случае с тренингами, не все сотрудники могли ею пользоваться, не поставишь ведь книжный шкаф в каждом офисе. Мы начали думать, как пойти в ногу со временем, чтобы сотрудники в любом месте могли скачивать и читать книжки со смартфонов, планшетов, ноутбуков. Решили попробовать электронную библиотеку МИФа.

Самая интересная история — не о книге, а как раз об электронной библиотеке. Проект стал одним из самых громких «вау-факторов» компании. Мы этого не ожидали, запускали «на попробовать» и «как пойдет».

А сейчас на любых встречах сотрудников по всей России многие благодарят за библиотеку. Хотя мы много всего делаем в плане тренингов, развития, мотивационных курсов, но библиотека стала для людей личным гибким инструментом.

Оксана Кухарчук, руководитель Корпоративного университета МТС

Мысль первая. Библиотека в первую очередь влияет на лояльность сотрудников. Это дополнительный бонус, который стоит не так дорого, но дает хороший результат. Особенно вначале вы получаете «вау-эффект». Я помню, 2 года назад, когда мы только запустили библиотеку, очень многие коллеги подходили лично, писали письма благодарности за возможность наконец читать книги бесплатно и безлимитно, а не тратить ежемесячно солидную сумму денег на любимые издания.

Во-вторых, это возможность создавать большее пространство для общения и соприкосновения разных сотрудников. Эдакий нетворкинг Многие делятся рекомендациями, ссылаются на книги из библиотеки. Все это формирует и выравнивает общее информационное поле в компании.

Третья мысль — про культуру и людей, каких мы желаем видеть в нашей компании. Если мы хотим, чтобы у нас были сотрудники, которые развиваются и следят за новинками, — тогда создаем для них условия, которые позволяют им расти.

Юлия Чернова, старший специалист по обучению в «Петер-Сервис»

Татьяна Орлик, Book Box — о том, как развивать культуру чтения
без надзора.

Раньше Book Box был сервисом личного подбора литературы. В 2017 команда начала работать с компаниями — ежедневно доставляет книги в офис.

Руководитель маркетинга и развития Book Box Татьяна Орлик поделилась полезными «фишками» для тех, кто хочет развивать культуру чтения в компании.

Что дает чтение руководителям и топ-менеджерам?

Как говорил Конфуций, нельзя просто так открыть книгу и ничему не научиться. Еще никто не жаловался: «Ваня начал очень много читать и в итоге перестал работать».

Мы не измеряем чтение количеством книг.

Book Box делает акцент на положительных эффектах от чтения как процесса. Они работают всегда:

Ментальная стимуляция и улучшение памяти. Чтение — необходимая ежедневная тренировка для мозга. Именно поэтому оно считается эффективной профилактикой Альцгеймера и других форм деменции.

Снижение стресса. Исследование Университета Сассекса доказало, что 6 минут чтения снижают стресс до 69%. Расслабляется даже тело. Это можно сравнить с медитацией.

Улучшение качества сна. Голубой свет экранов вредно сказывается на выработке мелатонина — гормона сна. Полчаса на чтение бумажных книг в кровати, вместо того чтобы «застрять в телефоне», позитивно влияет на качество отдыха.

Расширение доступа к информации. Чтение — самый распространенный и самый быстрый способ получать новые знания. Мы можем обрабатывать большие массивы информации, когда она сжата в текст и структурирована.

Попробуйте прочесть три абзаца про себя — а потом вслух. В каком случае вы быстрее воспринимаете новые сведения? Чтение про себя — настоящий телепорт мыслей со страницы в мозг.

Также «обезличенность» текста иногда помогает нам лучше воспринимать информацию. Не нужно отвлекаться на эмоциональную оценку автора, его манеры, голос и внешний вид, которые часто становятся подсознательным барьером для восприятия.

Развитие эмпатии. Исследователи установили: если вы читаете о человеке, который ставит себе новую цель, у вас активируется участок мозга, который отвечает за постановку целей. Так читатель проживает тысячи жизней.

Сопереживание вымышленному герою неотделимо от эмпатии реальным людям.

Также есть связь между чтением и «большой пятеркой» личностных черт (экстраверсия, эмоциональная стабильность, открытость опыту, уживчивость и добросовестность).

Ученые подтвердили корреляцию между привычкой к чтению художественной литературы и уровнем развития социальных навыков.

Harvard Business Review пишет о пользе «глубокого чтения» (deep reading) для лидеров. Глубокое чтение дает навык концентрации, обработки больших массивов информации, развития эмпатии и умение получать инсайты из разных сфер деятельности.

Что дает чтение компаниям?

Корпоративный мир переживает не первую волну инвестиций в бренд и культуру. Общий позитивный эффект от чтения readaxation (read + relaxation), который помогает офисным сотрудникам снизить уровень стресса, заметили в конце ХІХ века.

Даже на кубинских сигарных фабриках ответственный человек каждый день читал книги вслух (так и появились названия сигар «Монтекристо» и «Ромео и Джульетта»).

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Сейчас интерес столичных офисов к чтению связан с тем, что компании уже обеспечили базовые потребности сотрудников и перешли на следующую ступень пирамиды Маслоу.

Появилась необходимость в универсальном и ежедневном инструменте развития.

Он должен отвечать личным потребностям каждого сотрудника и не стоить компании всех денег мира. Чтение идеально соответствует этим критериям.

Доступ к качественному и легальному чтению должен быть нормой в каждом офисе, а не чем-то сверхъестественным. Читающие люди работают и общаются лучше.

Корпоративная библиотека или регулярная доставка книг — маркер уважения к сотрудникам.

Как прокачать свою привычку к чтению и какие инструменты для этого нужны?

1. Поставьте цель. Вам нужно понять, зачем вы читаете — чтобы снять стресс или прокачать определенный навык.

2. Выделяйте на чтение время и место, чтобы превратить его в ежедневную привычку (лучше всего работает правило получаса с книгой перед сном). Чтение можно привязать к любой уже существующей привычке: утреннему кофе или поездке в метро.

3. Читайте бумажные книги. Люди запоминают информацию лучше и получают больше удовольствия, когда читают в бумажном формате. Память может зацепиться за реальные триггеры: вес книги в руках, прикосновение к бумаге, цвет обложки, размер шрифта и т. д.

4. Выбирайте книги. Есть много методик отбора книги для чтения, — но у вас наверняка есть список книг, которые давно хочется прочесть.

5. Объявите о своем желании читать больше. Роберт Чалдини, классик психологии влияния, объясняет, что публичные заявления придают нам решительности — достаточно поста в Facebook.

6. Станьте частью читающего сообщества . Думаем, что люди начинают читать больше, когда в компании есть Book Box, потому что любая деятельность в группе становится заразительной.

Как организовать корпоративную библиотеку и как работает «мотивация чтением»?

Обычно максимум, что может сделать компания силами HR-отдела — купить несколько десятков книг и поставить их на полку «мертвым грузом». Или призвать сотрудников возложить свои книги на алтарь офисного буккроссинга.

Или по-пиратски скачивать книги и периодически скидывать их в рабочий чат.

Люди заслуживают качественного и легального доступа к чтению.

Чтобы библиотека работала, она должна быть:

Большой: тысячи книг, несколько языков, несколько экземпляров каждой, чтобы никому не пришлось ждать.

Бизнес, кругозор, саморазвитие, художественная и детская литература, комиксы — все, что угодно. Обычная офисная библиотека часто отражает узкие вкусы СЕО или HR-отдела.

Живой: новинки выходят каждую неделю. Вкусы и потребности людей меняются каждую неделю.

Нельзя раз купить библиотеку и «заморозить» ее состав. Кроме того, нужно следить за круговоротом: в обычной офисной библиотеке книги редко читают больше одного раза. Они просто пропадают.

С рукой «на пульсе»: желательно понимать, сколько человек в команде читает и что именно; довольны ли они книгами.

Удобной: чтение нужно превратить в сервис. Сотрудник не должен ждать книгу, отмечаться в какой-то табличке, искать ответственного за библиотеку.

Эти столпы стали фундаментом Book Box.

Лайфхаки для читающих в офисе

Во-первых, мы уже договорились, что любое чтение — реальная прокачка знаний и навыков. Практикуйте сфокусированность.

Если вы откроете книгу с четкой целью получить инсайты для работы — вы найдете их даже в книге о Винни-Пухе.

Попробуйте составить книжную программу для развития самых нужных навыков. Неизменные хиты Book Box — книги из категории «Навыки и умения», которые учат писать, говорить и выступать.

Заведите привычку вести краткий конспект каждой книги, которую вы прочли. Мы редко перечитываем цитаты из книг. Лучше записывать свои мысли после каждого «забега».

Почитали час — записали свежие идеи. Еще лучше — поделиться инсайтами с книжными единомышленниками.

Стоит ли обсуждать книги из корпоративной библиотеки в компании и как правильно это делать?

В компаниях, с которыми мы работаем, организовывают обсуждения книг с вином и пирогами.

Обсуждения создают безопасную среду для обмена идеями, дают возможность сотрудникам поделиться разными перспективами.

В США свыше 5 млн людей принимают участие в оффлайн-клубах поклонников чтения.

У них очень развита эта культура, есть даже книга The Book Club Cookbook, которая рассказывает, какие блюда лучше приготовить для обсуждений разных книг.

В Киеве действует очень интересный Kyiv Bookworms Club, участники которого обсуждают художественную литературу разных стран. Его организовала гендиректор RedBull Татьяна Лукинюк.

Пока что мы видели мало удачных воплощений читательских клубов в Украине. Иногда вся компания должна прочитать книгу, которая двадцать лет назад впечатлила СЕО.

А потом в добровольно-принудительном порядке все сотрудники делятся полезными идеями. Это не очень хорошая идея: культура чтения плохо развивается под надзором.

Примеры компаний, которые читают

Есть ряд примеров в Украине — Terrasoft, European Business Association, iDeals, Yves Rocher, MacPaw, Levi9, CloudMade, PDFfiller, Aimbulance, Philips, Red Bull, Borjomi.

Все эти компании очень разные, но у всех есть общая черта: сотрудники каждой ежегодно прочитывают сотни, иногда — тысячи книг.

Когда в компании есть наш сервис, каждый сотрудник получает доступ к личному кабинету на сайте bookbox.ua и может выбирать из тысяч книг на разных языках.

Читать можно сколько пожелаете, — важно лишь вернуть на стеллаж Book Box после прочтения.

Чтение отображает сиюминутные интересы команды. Иногда десять людей в компании читает одну книгу одновременно. Самые популярные категории книг среди компаний:

– маркетинг и продажи

– менеджмент

– продуктивность и мотивация

– художественная литература

– ЗОЖ

– навыки и умения

– отношения

Забавно, но если сотрудник не пользуется Book Box, наличие сервиса в компании для него важно.

«Мне приятно знать, что я могу, понимаете?», — объяснил нам человек, который активно советовал сервис коллегам из других компаний.

Читают ли топ-менеджеры за границей?

Сложно найти известного СЕО, который не читает. Именно они обычно «заражают» свою компанию.

У Фила Найта, основателя Nike, была отдельная библиотека в офисе, и каждый гость должен был разуться, прежде чем войти (а по слухам, — еще и поклониться).

Илон Маск говорит, что книги буквально «создали его». Марк Цукерберг устраивал себе книжный челлендж и написал рецензии к 26 книгам. У Билла Гейтса великолепные книжные обзоры в блоге.

Когда Сатья Наделла стал СЕО Microsoft, первым делом он попросил весь топ-менеджмент прочесть книгу «Ненасильственное общение».

Zappos подбирают книги под свои ценности и предлагают прочесть их всем сотрудникам. В марте 2019 года в списке чтения были «Death by Meeting», «Get Off Your «But», «Calm» и «Винни-Пух».

В компании Warby Parker на 300 сотрудников — 11 книжных клубов. Раз в месяц в офис приглашают писателей, чтобы они сами рассказали о своей книге.

Компании понимают, что сотрудников нужно обеспечить книгами, а не просто дать задание прочесть четыре книги в месяц. В больших компаниях есть библиотекарь и библиотека, CRM-система, несколько книжных клубов.

Стоит ли связывать систему поощрения сотрудников и количество прочитанных книг?

Геймификацию нужно делать с умом, чтобы она работала, а не стимулировала «читерство». Иначе сотрудники начнут копировать из интернета рецензии, чтобы получить бонус.

Если люди должны выполнять задачи в форме «напиши, какие идеи из книги можно воплотить в работе», кто-то должен читать и обсуждать эти «сочинения».

Организация деятельности библиотеки

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ «БИБЛИОТЕКА»

Содержание

Глава 1. Основы библиотечной деятельности

1.1 Организация деятельности библиотеки

1.2 Законы РФ, регулирующие библиотечную деятельность

1.3 Формирование библиотечной статистики

Глава 2. Проектирование ИС «БИБЛИОТЕКА»

2.1 Общая характеристика BPwin

2.2 Методологии, используемые в BPwin

2.3 Проектирование модели деятельности библиотеки BPwin

2.4 Диаграммы декомпозиции

2.5 Проектирование деятельности библиотеки в среде ERwin

Список используемой литературы

Введение

Библиотека (греч. bibliothēkē, от biblíon – книга и thēkē – хранилище), культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги.

Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

Начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов работы. В курсовой работе используется инструментальное средство для моделирования BPwin и ERwin.

Целью данной курсовой работы является моделирование информационной системы библиотеки, которая позволит улучшить эффективность выполнения процессов, происходящих в библиотеке.

Основными задачами данной работы являются:

– изучить теоретические особенности моделирования процессов организации средствами BPwin и ERwin – произвести исследование предметной области – библиотечной деятельности

– на основании полученных знаний спроектировать модель деятельности библиотеки.

Объектом исследования является библиотека.

Предметом исследования являются процессы, происходящие в библиотеке, такие как:

• процесс записи в библиотеку новых читателей,
• процесс записи новых книг,
• процесс выдачи книг,
• процесс приема книг,
• процесс получения рейтинга книг,
• процесс статистики посещений читателей.

Глава 1. Основы библиотечной деятельности

Организация деятельности библиотеки

Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования.

Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей.

Комплектование фондов библиотеки состоит из систематического выявления (путем просмотра библиографических источников и литературы) нужных для данной библиотеки изданий и приобретения их. От своевременности и полноты комплектования библиотеки в значительной мере зависит уровень обслуживания читателей.

Организация книжного фонда включает вопросы учета, расстановки, хранения литературы и доставки ее читателю. Правильная организация фонда облегчает читателю пользование литературой, библиотекарю – быстрое выполнение читательских требований, а также обеспечивает сохранность фондов как общественной собственности.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

– выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

– помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

– раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

– составление информационно-библиографических пособий различного типа;

– пропаганда наиболее ценной литературы;

– репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д.

Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:

• номер поступившей книги,
• название книги,
• название издательства, из которого поступила книга,
• отдел, куда была передана книга;
• адреса издательств,
• названия издательства,
• название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

• автор,
• издание,
• год издания,
• жанр,
• ключевые слова,
• количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:

Каждому читателю присваивается номер читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги.

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

В библиотеке есть ряд ограничений: нельзя выдавать книги больше установленного периода, нельзя выдавать больше определенного количества книг.

Объект исследования – библиотека.

Предмет исследования – процессы, происходящие в библиотеке, такие как:

• процесс выдачи книг читателям;
• процесс сдачи книг;
• процесс поступления новых книг;
• процесс записи новых читателей.

Субъекты – пользователи (читатели, администрация библиотеки, другие заинтересованные в получении информации лица)

Входная информация – информация:

• о новых поступивших книгах;
• о новых читателях, которые записываются в библиотеку;
• о процессе выдачи книг, включает в себя:

– кто из сотрудников хранилища передал книгу сотруднику библиотеки;

– кто из сотрудников библиотеки передал книгу читателю;

– по заявке какого читателя была выполнена эта операция;

– дату выдачи книги;

– срок, на который выдается книга;

Выходная информация – информация:

• о статистике посещения клиентами библиотеки;
• о книгах, которые наиболее часто были выданы читателям, то есть рейтинг книг.

При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:

• название книги;
• дату выдачи;
• ФИО читателя, которому выдается книга;
• ФИО сотрудника библиотеки, выдающему книгу читателю;
• ФИО сотрудника хранилища, который передал книгу (непосредственно из хранилища) сотруднику библиотеки по заявке читателя;
• срок, на который выдается книга.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

На каждого читателя заносятся следующие сведения:

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие характеристики:

• Название книги;
• Уникальный шифр (ISBN);
• Библиотечно-библиографическая классификация (ББК);
• Раздел;
• Автор;
• Издательство;
• Место издания (город);
• Год издания.

Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN.

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов.

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:

• Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;
• Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;
• Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;
• Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке.

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.