Порядок списания ГСМ на предприятии

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

• свыше 5 миллионов человек – норму можно увеличить до 35 процентов;
• от 1 до 5 миллионов человек – до 25 процентов;
• от 250 тысяч до 1 миллиона человек – до 15 процентов;
• от 100 до 250 тысяч человек – до 10 процентов;
• до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) – до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

ООО “Анкор” г. Москва 31 декабря 2016 г.

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля “Мерседес-Бенц” в период с 1 апреля по 31 октября – 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент – 10%. Итоговая “зимняя” норма расхода топлива для автомобиля “Мерседес-Бенц” составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

• путевого листа (списывают используемое топливо);
• акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
– оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
– оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
– списано израсходованное топливо.

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса – 50 л, выдано – 30 л, осталось после рейса – 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 – 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
– 1154,49 руб. – списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса – 7600 км, в конце – 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн – нормативный расход топлива, л;
Hs – базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
– 1270,74 руб. – списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании “НАФКО-Консультанты”

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

• 25 * 41 = 1025,00 руб.
• 120 * 39 = 4680,00 руб.
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 л.
• 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

• Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
• Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
• Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Нелишним будет ознакомиться со ст. 252, ст. 254, гл. 26.2 НК РФ, ст. 413 ГК РФ, постановлением Правительством РФ № 92, письмом Министерства финансов № 03-03-01-02/140.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

• Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
• Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
• Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

• При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
• При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

• Применением документов, разработанных производителем транспорта.
• Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

1. Создание комиссии.
2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Что такое ГСМ?

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

• различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
• спецжидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
• масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Как списывать ГСМ по путевым листам?

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

ВНИМАНИЕ! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевыелисты заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали здесь.

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. здесь.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 06.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Порядок списания ГСМ в бухучете

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

ВАЖНО! Метод списания по себестоимости каждой единицы в отношении ГСМ не применяется.

Самый распространенный и простой способ списания, применяемый бухгалтерами, — по средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующим образом:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Используемую на предприятии методику необходимо прописать в учетной политике.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Практические советы по учету и списанию ГСМ

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначения нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос неоднозначный.

Еще несколько лет назад чиновники утверждали, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письмо Минфина России и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Также представители этого ведомства настаивали: если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать свой лимит и использовать его для списания ГСМ в затраты (письмо от 10.06.11 № 03-03-06/4/67).

Однако в Налоговом кодексе подобное правло отсутствует. Поэтому многие компании не придерживались никаких норм, и уменьшали налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживали судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Позже чиновники согласились, что применять установленные нормы хоть и желательно, но не обязательно (см., например, письмо Минфина Россииот 27.01.14 № 03-03-06/1/2875; «Налогоплательщики не обязаны нормировать затраты на бензин для служебного транспорта»). Таким образом, на сегодняшний день компании могут беспрепятственно учитывать топливо не по нормативам, а исходя из фактического расхода. Единственное, чего делать не следует, так это игнорировать лимиты, разработанные самой же организацией. Судьи считают, что раз компания утвердила норматив, она обязана им руководствоваться, в противном случае ее ждет штраф (постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.15 № А53-24671/2014).

Добавим, что налогоплательщикам, которые все же решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Как рассчитать собственный норматив

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль. Такой подход соответствует позиции Минтранса России (см. « Изменились правила определения норм расхода ГСМ для легковых автомобилей »).

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.