Регламент проверки контрагентов при заключении договора

Регламент проверки контрагентов при заключении договора

“__” ____________ 20__ г.

Регламент проверки контрагентов

I. Общие положения

I. Общие положения

1. Настоящий регламент проверки контрагентов (далее – регламент) является неотъемлемой частью Положения о договорной работе, действующего в ________________ “________________”. Цель разработки регламента – установить четкий порядок проверки контрагентов, выполнение которого позволит снизить хозяйственные, налоговые и иные риски при заключении и исполнении договоров.

2. Регламент применяется начиная с “__” ____________ 20__ г.

3. Положения регламента обязательны для всех работников ________________ “________________”, занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для работников, ответственных за проверку контрагентов.

4. Проверке в соответствии с регламентом подлежат все поставщики любой продукции и товаров, исполнители, подрядчики и субподрядчики, арендодатели, лизингодатели и иные контрагенты, отгружающие в адрес ________________ “________________” товарно-материальные ценности, выполняющие работы или оказывающие услуги. Обязательной проверке подлежат как новые, так и постоянные контрагенты.

В случае необходимости проверка может быть проведена в отношении покупателей, заказчиков, арендаторов, лизингополучателей и иных лиц.

5. Проверку контрагентов проводит служба безопасности ________________ “________________” совместно с юридическим отделом и бухгалтерией (в пределах компетенции каждого из указанных подразделений).

Отделы снабжения и продаж обязаны оказывать максимально возможное содействие указанным подразделениям в получении необходимых документов и сведений о контрагентах. При этом требования сотрудников службы безопасности, юридического отдела и бухгалтерии, проводящих проверку контрагента, являются обязательными для всех работников ________________ “________________”.

II. Категории сделок, заключаемых с контрагентами

6. Глубина проверки контрагента, то есть количество собираемых по нему сведений и документов, зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка.

7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

– высокорисковые;

– среднерисковые;

– низкорисковые.

7.1. К высокорисковым сделкам относятся:

– договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;

– договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

– договоры перевозки на сумму свыше 300000 руб.;

– договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500000 руб.;

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

Положение о проверке контрагентов: образец

proverka_kontragenta.jpg

Похожие публикации

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

• полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
• фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
• в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
• по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

• копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
• устав;
• выписка из базы данных ЕГРЮЛ;
• справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

• получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
• проверка контрагента на банкротство;
• в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу https://egrul.nalog.ru/ . База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН.

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на официальном сайте ВАС ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из поискового сервиса на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

• в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
• в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

• расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
• отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
• разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

Скачайте себе образец Регламента по соблюдению должной осмотрительности

Должная осмотрительность и осторожность: формируем доказательную базу

• подозрения в недобросовестности сторон сделки;
• подозрения в получении необоснованной налоговой выгоды;
• подозрения в сотрудничестве с фирмами-однодневками;
• подозрения в создании группы аффилированных лиц в целях оптимизации налоговых платежей;
• непроявление должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента;
• отсутствие доказательств реальности совершения сделки;
• отсутствие деловой цели при совершении сделки.

Все эти моменты налоговый орган пытается выяснить в рамках проведения камерального контроля, в том числе и углубленного, а также в рамках проведения предпроверочного анализа деятельности налогоплательщика и получить доказательства в рамках проведения ВНП.

Поскольку первые четыре из перечисленных выше пунктов, по сути, сводятся к одному – проверке налогоплательщиком деятельности контрагента, то давайте более подробно поговорим о том, как на сегодняшний день грамотно исполнить требование контролирующих органов о проявлении должной осмотрительности и осторожности в выборе контрагента.

Сразу отмечу, что, учитывая современные веяния в этом направлении, каждой организации имеет смысл в качестве внутреннего локального акта разработать положение, регламентирующее порядок действий его сотрудников для формирования досье на контрагента.

Я называю этот документ «Регламент соблюдения организацией принципа «должной осмотрительности». Чтобы облегчить вам эту работу, предлагаю посмотреть наиболее важные извлечения из него, которые я прокомментирую.

Образец регламента по соблюдению должной осмотрительности и комментарии к нему

Сам образец Регламента по должной осмотрительности в формате Word можно скачать тут.

Для начала разберем раздел I.

РЕГЛАМЕНТ СОБЛЮДЕНИЯ ООО «Компания»

ПРИНЦИПА «ДОЛЖНОЙ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТИ»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент составлен для предотвращения рисков, связанных с выбором ООО «Компания» (далее – Компания) своих контрагентов для финансово-хозяйственной деятельности.

1.2. Под рисками в настоящем Регламенте понимаются вероятные потери Компании (штрафы, пени, уплата недоимки) в результате предъявления к ней претензий контролирующими органами по причине не проявления Компанией должной осмотрительности.

1.3. Регламент предусматривает проведение Компанией самостоятельной оценки таких рисков по критериям, приведенным в настоящем Регламенте, а также обоснование выбора контрагентов перед заключением Договоров.

1.4. Регламент определяет единый подход по уменьшению вероятности построения Компанией финансово-хозяйственных отношений без соблюдения принципа должной осмотрительности.

1.5. Регламент закрепляется внутренним приказом Компании. Соблюдение сторонами сделки настоящего Регламента, перед заключением договоров и в процессе хозяйственных отношений, является обязательным, если в самом Регламенте не предусмотрено иное.

1.6. Принципы, заложенные в Регламенте, позволяют повысить уровень СВК Компании, снизить вероятность ведения Компанией своей финансово-хозяйственной деятельности с высокими налоговыми рисками.

Комментарии к разделу I

Итак, полужирным выделены два абзаца (1.2. и 1.3.). В первом говорится о том, что компания понимает под рисками, связанными с ненадлежащим выбором партнеров по бизнесу, а во втором речь идет о том, что компания самостоятельно проводит процедуры по оценке вышеуказанных рисков и стандартизирует их в данном документе.

Документ является элементом системы внутреннего контроля (напоминаю, что все организации в соответствии с положениями ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязаны были организовать систему внутреннего контроля), о чем прямо сказано в п. 1.6. рассматриваемого документа.

Обратите внимание на содержание п. 1.5., где идет речь о том, что сторонами сделки положения данного документа должны соблюдаться как до заключения договора, так и после. Это означает, что потенциальный контрагент должен быть заранее уведомлен об условиях сотрудничества с компанией и этот порядок должен быть прописан в Регламенте.

Как это сделать? Самый простой способ – разместить указанные условия сотрудничества на своем официальном сайте, например, во вкладке «Информация для потенциальных клиентов», или «Условия сотрудничества, обязательные к исполнению».

Также с точки зрения защиты интересов компании очень важно наличие раздела II.

Раздел II Регламента по соблюдению должной осмотрительности

II. ПОНЯТИЕ «НАЛОГОВАЯ ВЫГОДА».

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СОБЛЮДЕНИЯ ПРИНЦИПА «ДОЛЖНОЙ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТИ»

2.1. Под налоговой выгодой Компании понимается уменьшение размера налоговых обязательств вследствие уменьшения налоговой базы, получения налогового вычета, налоговой льготы, применения более низкой налоговой ставки, а также получения права на возврат (зачет) или возмещение налога из бюджета.

Действия Компании в процессе финансово-хозяйственной деятельности, имеющие своим результатом получение налоговой выгоды, экономически оправданны.

2.2. Предоставление Компанией в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Обязанность контролировать исполнение налоговых обязательств в установленном порядке возложена на налоговые органы. Компания не обязана выбирать способ хозяйствования, обеспечивающий максимальные налоговые платежи. Обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы (п. 6 ст. 108 НК РФ). Неустранимые сомнения в виновности налогоплательщика, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу налогоплательщика – Компании.

2.3. Компания в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности не рассматривает налоговую выгоду в качестве самостоятельной деловой цели сделки. Деловая цель сделки соответствует предмету заключенного Компанией договора и должна отвечать на вопрос – зачем нужен данный договор в данный период времени. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законах или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ст. 432 ГК РФ). В тексте заключаемых Компанией договоров следует сформулировать деловую цель сделки, указав, что деловая цель сделки соответствует предмету договора, например, «приобретение товаров (работ, услуг) в целях хозяйственной деятельности Компании, указанной в учредительных документах» – (Приложение 1 Регламента).

2.4. Финансовый результат сделки – получение прибыли или убытка (отрицательный финансовый результат сделки) – не является деловой целью сделки. Получение финансового результата по сделке основано на риске предпринимательской деятельности, которая представляет собой самостоятельную, осуществляемую на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке (ст. 2 ГК РФ РФ).

2.5. Первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции Компании и на основании которых ведется бухгалтерский учет, соответствуют положениям Федерального закона от 06.11.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утверждаются в приложении к учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. В частности, первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержден руководителем Компании по согласованию с главным бухгалтером в составе учетной политики.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичные учетные документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Кроме того, на уполномоченное лицо (указать конкретно должность) на основании положений должностной инструкции возлагаются обязанности по периодической проверке корректности заполнения поступающих счетов-фактур от контрагентов – плательщиков НДС на сайте ФНС России по адресу: npchk.nalog.ru. Указанная проверка осуществляется:

• в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму от 10,0 до 100,0 тыс. руб. – один раз в квартал перед составлением декларации по НДС за текущий квартал;
• в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму от 100,0 до 500,0 тыс. руб. – ежемесячно;
• в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму свыше 500 тыс. руб. – каждый раз непосредственно при получении такого счета-фактуры.

2.6. При заключении Компанией какого-либо договора в текст договора вводится раздел «Гарантии добросовестной деловой практики сторон по соблюдению принципа должной осмотрительности», в котором контрагент обязуется предоставить Компании полную и достоверную информацию в части оценки рисков по критериям, приведенным в Приложении 2 настоящего Регламента. Также в данном разделе указано, что соблюдение сторонами настоящего Регламента является существенным условием заключенного договора.

2.7. В учетной политике Компании утверждены правила документооборота и порядок контроля за хозяйственными операциями (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). В части документооборота в учетной политике прописано, что первичный бухгалтерский документ принимается к бухгалтерскому учету при условии проведения проверки контрагента Компании в соответствии с настоящим Регламентом (см. Приложение 3 Регламента). Проверка контрагентов Компании проводится (название отдела, ФИО должностного лица или перечень специалистов).

2.8. Настоящим Регламентом установлены критерии необходимости и целесообразности такой проверки, а именно:

(критерии Компания устанавливает и прописывает самостоятельно, исходя из затрат на проведение таких контрольных мероприятий и получаемого результата. Например, можно контролировать те договоры, по которым расходы составляют от 15% и более от общего объема расходов Компании, договоры, заключаемые на длительный срок или другие критерии. Следует указать, в каких случаях производится выезд к контрагенту представителя Компании или лично руководителя Компании).

Комментарии к разделу II

Самые актуальные моменты опять выделены полужирным шрифтом. Это:

• положение о том, что, если в результате своей деятельности компания получит налоговую выгоду, то такие действия являются обоснованными (абз. 2 п. 2.1.);
• положение о том, что компания свободна в выборе методов хозяйствования и не обязана избирать именно те, который обеспечат максимальные налоговые поступления в бюджет (п. 2.2.);
• содержание п. 2.3. о том, что компания не ставит перед собой отдельной деловой цели – экономия на налоговых платежах. Кроме того, компания декларирует, что должно быть указано в тексте договора с любым контрагентом с тем, чтобы деловая цель хозяйственной операции явно следовала уже из его положений;
• в п. 2.4. обратите внимание на то, что компания заявляет о возможности получения не только положительного, но и отрицательного результата от хозяйственной деятельности. При этом, это никак не связано с целью снижения налогового бремени, а только лишь с риском предпринимательской деятельности;
• обратите внимание на п. 2.5. В принципе, его можно и не включать в содержание данного раздела, но я все-таки рекомендую это сделать, поскольку речь идет об исполнении принципа должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента, а это, в том числе, и работа с первичными документами, поступающими от контрагентов. Поэтому, представляется целесообразным наличие данного пункта в этом документе. Кроме того, обратите внимание на последний абзац данного пункта – в нем целесообразно описать порядок проведения проверки поступающих в организацию счетов-фактур от контрагентов;
• также в данном случае очень важно наличие п. 2.6. о том, что компания предусматривает положения об обязательном информировании ее о финансовом состоянии контрагента путем предоставления соответствующей информации и документов.

Регламент проверки контрагентов

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ!

(в редакции от «____» __________201__ г.)

Регламент проверки контрагентов

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок проверки потенциального контрагента ООО «Предусмотрительное» (далее – Организация).

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации и является обязательным к исполнению должной осмотрительности при выборе и проверке контрагентов для заключения планируемых сделок (договоров) в целях снижения хозяйственных, налоговых рисков.

1.3. Лицом, ответственным за проведение проверки контрагентов, является ________________________________ (Ф.И.О., должность).

1.4. Уполномоченное лицо осуществляет проверку контрагентов на основании письменных запросов путем вручения непосредственно адресату (или: по почте заказным письмом по адресу: ____________________________________ (или: по адресу электронной почты контрагента).

1.5. Требования данного Регламента обязательны для всех сотрудников Организации, занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для сотрудников, ответственных за проверку контрагентов.

1.6. Объем запрашиваемой информации при проверке контрагента зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка и от принятого решения в целях исполнения Уполномоченным лицом настоящего Регламента.

1.7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

К высокорисковым сделкам относятся:

– договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн. руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;

– договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн. руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

– договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;

– договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;

– договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;

– любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;

– любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности, представление отсрочки платежа на длительный срок, поставка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

– с общеизвестными российскими и иностранными компаниями; — градообразующими предприятиями;

– государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями. Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника — комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т. п., она не является низкорисковой. Категория, в которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

1.8. Принципы настоящего Регламента позволяют снизить вероятность заключения сделок с недобросовестными контрагентами и проявить должную осмотрительность.

2. СБОР И ФИКСАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

2.1. Проверке подвергаются контрагенты по всем сделкам Организации.

2.2. Сбор информации осуществляется в объеме в соответствии с определением категории сделки в зависимости от степени риска.

Категория сделки заносится в лист согласования заключаемой сделки и в отчет о проверке контрагента.

2.3. Уполномоченное лицо осуществляет сбор следующих сведений:

– основные сведения об организации;

– выписка из ЕГРЮЛ;

– размер уставного капитала;

– сведения о реорганизации;

– сведения о нахождении в федеральном реестре недобросовестных поставщиков;

– сведения о банкротстве;

– сведения о предоставлении отчетности в налоговый орган;

– сведения об участии в судебных процессах;

– сведения об исполнительных производствах;

– сведения об аффилированных лицах;

– сведения об имуществе;

2.4. Поиск данных сведений Уполномоченное лицо осуществляет в любых общедоступных источниках путем направления письменных запросов в различные инстанции и любыми другими способами, не нарушающими законодательство Российской Федерации, с учетом алгоритма действий при выборе контрагента для обоснования Организацией проявления должной осмотрительности в целях избежания разногласий с налоговыми органами (Письмо ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588).

2.5. Сбор данных осуществляется также путем направления запросов непосредственно потенциальному контрагенту.

2.6. Все сведения фиксируются в карточке проверки контрагента (Приложение № 1) к настоящему Регламенту.

3. ДАЧА РЕКОМЕНДАЦИЙ

3.1. После завершения сбора и фиксирования в карточке о проверке контрагента сведений Уполномоченное лицо анализирует их и дает рекомендации в виде письменного заключения относительно надежности контрагента, сроков заключения и длительности действия договоров с ними, каких-либо особенностей заключения сделок с ними.

Приложение № 1 к регламенту проверки контрагента

Регламент проверки контрагентов при заключении договора

Регламент проверки контрагентов при заключении договора систематизирует работу конкретной организации в вопросах проверки надежности деловых партнеров и способствует проявлению должной осмотрительности при заключении сделок. В предлагаемом нами далее материале рассматриваются вопросы составления регламента, а также рассказывается о документах, которые вправе запросить организация у потенциального контрагента.

Зачем нужен регламент проверки контрагента перед заключением договора и обязательно ли его наличие в организации?

Ни один нормативно-правовой акт не обязывает субъектов предпринимательской деятельности проводить какую-либо проверку контрагентов перед заключением договоров. Более того, закон не содержит и определения такого термина, как «должная осмотрительность и осторожность», хотя он используется в письме ФНС «О рассмотрении обращения» от 24.07.2015 № ЕД-4-2/13005@. Данный документ разъясняет, что предприниматель может быть лишен налоговой выгоды от сделки, если будет доказана ее необоснованность в результате того, что он не проявил должной осмотрительности и осторожности и вовремя не узнал о нарушениях, допускаемых контрагентом.

Более того, с 07.12.2011 в УК РФ присутствуют статьи 173.1 и 173.2, предусматривающие ответственность за незаконную организацию юридических лиц и незаконное использование для этого документов, созданные для борьбы с фирмами-однодневками. То есть теперь не проявивший должной осмотрительности при проверке контрагента субъект хозяйственной деятельности может быть замешан в уголовном деле, что явно не будет способствовать улучшению его деловой репутации.

Таким образом, наличие в организации подобного регламента и четкое следование ему при проверке благонадежности контрагентов перед совершением сделок станут доказательством того, что организация проявляет должную осмотрительность и не способствует совершению каких-либо правонарушений. Если же они произошли, то сделано это было без ее ведома и участия.

Существует ли единый регламент проверки контрагента?

Закон не содержит единой формы регламента, поэтому он разрабатывается каждой организацией самостоятельно. В регламенте целесообразно указывать лиц, ответственных за проведение проверки. При этом порядок проверки контрагента при заключении договора, указанный в регламенте, вовсе не обязательно должен быть одинаков для всех контрагентов. Можно, в частности, установить разные процедуры:

• для компаний, длительный срок существующих на рынке, и новичков (если в первом случае нет риска партнерства с фирмой-однодневкой, то во втором он присутствует в полной мере);
• организаций, с которыми компания планирует работать впервые, и тех, с кем сотрудничество возобновляется после длительного перерыва (во втором случае у организатора проверки должна сохраниться ранее предоставленная информация о потенциальном контрагенте, в первом же сбор сведений и документов нужно начинать с нуля);
• партнеров по сделкам разной стоимости (по незначительным сделкам стоимость риска ниже).

Организация вправе выбрать и иные критерии для градации или вовсе установить единый порядок для проверки всех контрагентов.

Критерии проверки контрагента

При разработке системы проверки стоит ориентироваться на признаки потенциально ненадежных контрагентов, указанные в письме ФНС № ЕД-4-2/13005@, а также критерии оценки рисков, изложенные в концепции системы планирования, утв. приказом того же ведомства от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. Хотя наличие какого-либо из перечисленных признаков еще не говорит о ненадежности потенциального партнера, все же стоит внести в регламент условие, согласно которому проверке подлежат:

1. Наличие копий документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя контрагента, и сбор максимума доступной информации о нем.
2. Наличие в выписке из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП, если речь идет об индивидуальном предпринимателе) предполагаемого партнера кодов ОКВЭД, соответствующих предстоящим видам деятельности.
3. Наличие у предполагаемого контрагента необходимых специальных разрешений для предстоящей деятельности.
4. Наличие информации о фактическом расположении торговых, производственных и иных необходимых помещений у контрагента (здесь ФНС рекомендует с особым вниманием отнестись к компаниям, зарегистрированным по массовым адресам).
5. Существование у контрагента реальной материальной и технической возможности для выполнения обязательств по контракту.
6. Участие потенциального партнера в хозяйственных спорах.
7. Наличие данных о среднесписочной численности сотрудников, балансе бухгалтерской отчетности и суммах уплаченных налогов. Эти сведения перестали быть налоговой тайной, согласно подп. 9–11 п. 1 ст. 102 НК РФ.
8. Наличие у контрагента собственного сайта. Анализ его содержания позволит сделать выводы о совпадении размещенной на нем информации с данными, представленными потенциальным партнером, а также провести анализ клиентских отзывов.

Какие документы для проверки контрагента стоит запросить при заключении договора?

Пакет документов, запрашиваемых для проверки, может быть разным, но как минимум в нем должны быть:

• копия документа, удостоверяющего личность представителя контрагента;
• копия документа, подтверждающего полномочия представителя;
• копия устава;
• копия ИНН;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• копии лицензий на ведение какой-либо деятельности, если предстоящее партнерство предполагает деятельность, подлежащую лицензированию, или сертификацию.

В ходе проверки можно запросить и иные документы, однако все запросы должны соответствовать требованиям закона о сохранении банковской, коммерческой, налоговой и государственной тайны.

Таким образом, закон не обязывает организации разрабатывать регламент или каким-либо образом проводить проверку контрагентов перед заключением договоров. Однако наличие такого регламента крайне желательно, т. к. проявление должной осмотрительности при заключении сделок идет на благо организации.