Штатное расписание на военное время на предприятие

Порядок расчета количества персонала на предприятиях в военное время

Сотрудники компании ООО «Спецпроект Групп» предоставляют полный комплекс услуг по разработке МОБП и мероприятий гражданской обороны. Вся проектная документация разрабатывается нами в соответствии с нормами СНиП и другими законодательными актами. Мы оказываем помощь в решении вопросов индивидуальной разработки спец разделов всем предприятиям вне зависимости от формы собственности. Практический опыт наших сотрудников позволяет нам приниматься за решение задач любой сложности. Хорошая осведомленность в сфере мероприятий ГО и полный комплект документов позволят вам грамотно организовать работу на вашем предприятии даже в военное время.

Что требуется, чтобы рассчитать наибольшую рабочую смену (НРС)?

Порядок функционирования трудовых ресурсов в военное время предусматривает определенные ограничения по количеству задействованных сотрудников. Для того чтобы избежать излишней паники при наступлении чрезвычайной ситуации руководители предприятий и начальники штабов ГО должны:

• Разработать план действий, касающийся строительства новых или дооборудования имеющихся объектов гражданской обороны. К данным объектам относят все виды укрытий, которые могут быть задействованы при наступлении чрезвычайной ситуации в регионе или стране.
• Рассчитать необходимое количество убежищ. Расчет ведется с учетом количества рабочих, специалистов и руководителей наибольшей работающей смены. Особо под действие данного пункта попадает персонал предприятий, продолжающих свою деятельность в период мобилизационных мероприятий и военных действий.

Формулы для расчета НРС в военное время

Формула для расчета наибольшей рабочей смены может варьироваться в зависимости от наличия или отсутствия штатного расписания. Если на предприятии имеется штатное расписание, то она принимает следующий вид:

НРС = (Прс + Пддс + По + Групр/бр) : S + Побс,

где Прс – количество рабочих, а также служащих и руководителей, входящих в состав смены;

Пддс – количество дежурной бригады;

По – вахтовые работники (охранники, сторожа и т.д.);

Групр/бр – руководящий состав;

S – количество рабочих дней (смен);

Побс – персонал, задействованный для обслуживания смены.

Если предприятие функционирует без утвержденного штатного расписания, формула примет следующий вид:

НРС = (Пвс + Пддс + По + Групр/бр) : S + Побс – Пвсрф + Пзам.

К вышеизложенным обозначениям добавляется несколько новых, расшифровка которых приводится ниже:

Пвс – общее число рабочих, служащих, руководителей, закрепленных за данной сменой;

Пвсрф – количество работников, призванных в армию;

Пзам – количество новых работников, прошедших профессиональную подготовку и способных заменить убывших на военную службу.

При этом приведенная методика должна быть дополнена следующими расчетами для определения:

• нормативной трудоемкости изготовляемых изделий;
• нормативов загруженности на одного рабочего.

Квалифицированная помощь

Сотрудники ООО «Спецпроект Групп» помогут вам выполнить этот и другие виды расчетов, необходимых в процессе разработки разделов ИТМ. Также мы занимаемся разработкой мероприятий по охране окружающей среды для объектов строительства. Сроки проведения работ оговариваются индивидуально и зависят от характеристик проектируемого объекта. Стоимость наших услуг включает не только разработку мероприятий, но и их согласование в контролирующих инстанциях.

Рекомендации по оформлению документов по воинскому учету и бронированию

по оформлению документов по воинскому учету и бронированию

Настоящие рекомендации разработаны военным комиссариатом Белгородской области совместно с рабочим аппаратом комиссии городского округа «Город Белгород» по бронированию граждан, пребывающих в запасе, на основании Методических рекомендаций Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по организации воинского учета в организациях с целью упорядочения работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, работающих в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, в государственных органах области, органах местного самоуправления и организациях (далее – организации).

Работники организаций, отвечающие за осуществление воинского учета и бронирование граждан, пребывающих в запасе, должны руководствоваться этими рекомендациями при оформлении документов воинского учета.

Все дела, книги и журналы учета должны быть учтены в Номенклатуре дел (книг, журналов), которая подписывается ответственным за военно – учетную работу и утверждается руководителем организации.

(подпись, инициал имени, фамилия)

«___»________ 20 ___ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (КНИГ, ЖУРНАЛОВ) ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ

дел (томов, частей)

хранения дела и № статьи по Перечню 1

Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

Журнал учета входящих документов по воинскому учету

Журнал учета исходящих документов по воинскому учету

Служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета

Журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета

Журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО

Книга по учету бланков специального воинского учета

Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек

1См: Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Ответственный за ВУР: __________________________ ____________________

Все документы должны быть сформированы в отдельные папки и внесены во внутреннюю опись папок. Нумерация, название и содержание папок приведены в таблице

Документы, находящиеся в папке

– Федеральный закон от 01.01.01 г. №61-ФЗ «Об обороне»;

– Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;

– Федеральный закон 28 марта 1998 г. №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;

– Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 000 «Об утверждении Положения о воинском учете»;

– приказ МО РФ от 18 июля 2014 г. № 000 «Об утверждении Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации и Порядка проведения смотров–конкурсов на лучшую организацию осуществления воинского учета»;

– Методические рекомендации Генерального Штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях.

Документы по организации воинского учета

– приказ «Об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе»;

– функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учета;

– план работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

– перечень основных вопросов, по которым проверяется работа по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организациях;

– порядок проведения сверок;

– таблица предельных возрастов пребывания в запасе;

– акты приема – передачи документов воинского учета.

– образцы документов, используемых в работе по воинскому учету и бронированию.

Служебное делопроизводство по вопросам осуществления воинского учета

– карточка учета организации форма № 18;

– отчет по форме № 5 (№ 6) (для организаций, осуществляющих бронирование ГПЗ);

– сообщения о принятых и уволенных на работу гражданах, пребывающих в запасе;

– сведения об изменении учетных данных граждан, пребывающих в запасе;

– списки граждан, пребывающих в запасе, для сверки сведений, содержащихся в личных карточках формы N Т-2, с учетными данными военных комиссариатов;

– списки пребывающих в запасе граждан, подлежащих снятию с воинского учета по возрасту;

– списки пребывающих в запасе граждан, подлежащих снятию с воинского учета по состоянию здоровья;

– списки граждан, подлежащих призыву в Вооруженные Силы РФ;

– списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет;

– сопроводительные письма на погашение удостоверений Ф№4;

– переписка с органами власти, отделами военного комиссариата Белгородской области и вышестоящими организациями по вопросам воинского учета.

Листки сообщений, расписки

– листки сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете;

– бланки листков сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете.

– журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ;

– журнал учета входящих документов по воинскому учету;

– журнал учета исходящих документов по воинскому учету;

– журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета;

– журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО.

Учет ознакомления граждан, пребывающих в запасе, с обязанностями по воинскому учету и ответственностью за нарушения в области воинского учета

– обязанности граждан по воинскому учету и мобилизации;

– выписки из нормативных правовых актов в области воинского учета;

– ведомость учета доведения гражданам обязанностей по воинскому учету.

Картотека личных карточек Т-2 граждан, пребывающих в запасе

– личные карточки офицеров запаса;

– личные карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;

– личные карточки граждан, пребывающих в запасе, женского пола;

– личные карточки граждан, подлежащих призыву в Вооруженные Силы

Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе

– выписка из Инструкции по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан РФ, пребывающих в запасе;

– выписка из перечня должностей и профессий, по которому бронируются граждане, пребывающие в запасе;

– книга по учету бланков специального учета;

– книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек;

– приказ о назначении ответственных лиц по вручению удостоверений формы № 4 об отсрочке от призыва в Вооруженные Силы РФ;

– список обучающихся граждан, пребывающих в запасе, подлежащих зачислению на специальный учет;

– список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с перечнем должностей и профессий;

– образец заполнения бланков Ф-4;

– штатное расписание на военное время;

– список граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобилизационные предписания;

– план замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время;

– план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время забронированным гражданам, пребывающим в запасе;

– список уполномоченных от цехов, отделов, служб и т. д. по вручению удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ;

– ведомость (форма № 9, 9а) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) забронированным гражданам, пребывающим в запасе;

– ведомость (форма № 10) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (формы № 4) уполномоченным цехов и отделов для вручения забронированным гражданам, пребывающим в запасе;

– памятка уполномоченным цехов и отделов по вручению удостоверений об отсрочке;

– проверка состояния работы по бронированию.

Примерный вариант формирования папок:

Папка № 1 (папка на кольцах или папка-регистратор). Каждый документ оформить в отдельную пластиковую папку-скоросшиватель (должна быть возможность ознакомления с документами) и вложить в папку №1.

Папки № 2, № 3 и № 7 (пластиковая папка-скоросшиватель). Каждый документ распечатать и вложить в папку. Можно использовать папки с файлами или отдельные файлы. Документы вкладывать в файлы с учетом возможности ознакомления с документами.

Папка № 4 – папка-регистратор (70 мм).

Папка № 5 – папка-регистратор (50-70 мм). Для бланков можно использовать файлы.

Папка № 6 – папка на тесёмках или архивный короб.

Папка № 8 – папка-регистратор (70 мм). Для карточек Т-2 каждой категории учета можно использовать отдельные пластиковые папки-скоросшиватели с файлами (каждая карточка Т-2 в файл).

Папка № 9 – папка-регистратор (50 мм) или папка на кольцах. Документы сформировать в пластиковые папки-скоросшиватели и вложить в папку № 9.

Вариант формирования пластиковых папок:

1. Выписки из Инструкции по бронированию и Перечня должностей и профессий;

2. Штатное расписание на военное время.

3. Список обучающихся граждан, пребывающих в запасе, подлежащих зачислению на специальный учет; список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с Перечнем должностей и профессий; образец заполнения бланков Ф-4; список граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобилизационные предписания; план замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время.

4. Приказ о назначении ответственных лиц по вручению удостоверений формы № 4 об отсрочке от призыва в Вооруженные Силы РФ; план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время забронированным гражданам, пребывающим в запасе; список уполномоченных от цехов, отделов, служб и т. д. по вручению удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ; ведомость (форма № 9, 9а) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) забронированным гражданам, пребывающим в запасе; ведомость (форма № 10) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (формы № 4) уполномоченным цехов и отделов для вручения забронированным гражданам, пребывающим в запасе; памятка уполномоченным цехов и отделов по вручению удостоверений об отсрочке.

Книги хранить отдельно или использовать папку на тесёмках или архивный короб.

1. Удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) рекомендуется разложить в отдельные конверты (по цехам, отделам, службам и т. д.) с вложением ведомостей на выдачу и памяток уполномоченным.

2. Документы служебного делопроизводства по вопросам осуществления воинского учета, в зависимости от их количества, можно подшивать в одну или разные папки (входящие и исходящие).

3. Обложки папок и журналов должны быть одного цвета (желательно – красный).

4. Для хранения документов воинского учета работник, ответственный за осуществление воинского учета, должен быть обеспечен металлическим шкафом (сейфом).

Штатное расписание на 2020 год

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

Для чего составляют «штатку»

В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• Устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение ( постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Д ата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Воинский учет. Оформление документов

Уважаемые! помогите в решении данной проблемы. Воинским учетом занимаюсь недавно, ранее им занималась моя начальница, (до моего приема) но занималась так, что весь документооборот отсутствовал, сейчас делаю все с нуля. Ходила в военкомат со сверкой, там хотела решить накопленные вопросы, мне объяснили так, что я еще больше запуталась :D. Так вот проблема в том, что в марте текущего года придет проверка (дяденька оч. требовательный) я к нему частично готова, но самое главное, это составление Плана замены руководящего состава и инженерно-технических работников уходящих по мобилизации. При составлении данного плана ГПЗ, подлежащие призыву по мобилизации и военное время, я вписываю всех ГПЗ, работающих у нас в организации, включая ОГР. годных к в/с, кроме тех кто забронирован? Или только тех ГПЗ, которые имеют мобпредписания?
Заранее благодарю за ответ.
Буду благодарно любой помощи!)

Уважаемая Лизочка. Во-первых, сотрудник военного комиссариата учитывая, что Вы новый сотрудник должен был с Вами провести что-то наподобие инструкторско-методического занятия. Выдать Вам перечень документов которые должны быть у Вас в организации по вопросам воинского учёта и бронирования. В том числе и Методические рекомендации с образцами документов и пояснениями как их заполнять. Выяснить что, у Вас есть, в каком состоянии и какие документы необходимо ещё разработать. Вопросы методических разработок по данной тематике с МО РФ ещё ни кто не снимал. Если по общему воинскому учёту информация общедоступная (Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях утверждены ГШ ВС РФ 11.07.2017) то по спецучёту (бронирование) информация как правило с грифом “секретно”. В связи с этим и возникают сложности. Если я не ошибаюсь, основные формы документов, в том числе и План замены приведены в “Инструкции по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан РФ, пребывающих в запасе ВС РФ, ФОИВ, имеющих запас, и работающих в ОГВ, ОМСУ и организациях”. Данный документ секретный, однако сама форма приобретает статус сведений ограниченного доступа только по заполнению. Поэтому я особых причин препятствующих в ознакомлении Вас с выпиской образца Плана и порядка его заполнения не вижу. Было бы желание у сотрудника военкомата. Во-вторых, в Плане работы по ведению воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе на год, у Вас должно быть мероприятие: “Уточнение плана замены руководителей, специалистов и высококвалифицированных рабочих, призываемых в периоды мобилизации, военного положения и в военное время” которое проводится 1 раз в полугодие. Обратите внимание “. руководителей, специалистов и высококвалифицированных рабочих”. Это те, кого Вы указываете в столбце 1,2,3,4 исключая тех сотрудников, на которых оформлена бронь. Берёте штатку и по ней отрабатываете руководителей, специалистов и т.д.. Привязываться к конкретному человеку, не целесообразно. К примеру, на должности инженера работает Петров, у него мобпредписание и Вы его включили в План. А через месяц он уволился, и назначен Иванов, у которого мобика нет. Поэтому, наличие мобпредписания тоже не показатель. Тем более, что в мирное время вручаются мобики ГПЗ только для укомплектования ВС РФ на начальный этап военного времени. В последующем (не дай Бог конечно) будет проводиться постоянно призыв в действующую армию на восполнение потерь личного состава. Вы же не будете каждый день утвержать по новой План замены. В отличие от штатного расписания и структуры организации, люди меняются чаще. И ещё совет, ну это на Ваше усмотрение. Заполняйте в карандаше, а раз в полгода в графе “уточнено на. ” делайте отметку. А обновлять План заново его распечатывая, можно раз в год, перед представлением на согласование Плана работы по воинскому учёту.