Подотчет для оплаты услуг

ВОПРОСЫ НЕДЕЛИ

К авансовому отчету подотчетным лицом приложены слип + чек ккм. В слипе нет имени и фамилии владельца карты. Достаточно ли только таких документов для подтверждения расходов подотченого лица? Какие могут возникнуть риски в части отсутствия в слипе ФИО в случае проверок?

Подотчетное лицо может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты, при этом ему должны выдать и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — слип (ст. 1.1, п. п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”).

Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24.12.2004 N 266-П). Поэтому если кассового чека нет, у налоговых органов могут возникнуть претензии. То же относится и к слипам. Минфина не раз предупреждал, что если подотчетное лицо тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877, от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). Таким образом, в случае оплаты картой к авансовому отчету необходимо приложить два документа.

Если работник оплачивал расходы с использованием своей банковской карты, к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

В указанном письме специалисты Минфина России, рассмотрев ситуацию, когда командированный работник оплачивает командировочные расходы с расчетной карты, рекомендовали в ситуации, когда работник пользовался банковской картой уполномоченного работника, к авансовому отчету прилагать соответствующие банковские документы (оригиналы), подтверждающие проведение соответствующих расчетов. В крайнем случае, при отсутствии квитанций из банкоматов, чеков терминалов (слипов) и тому подобных документов, соответствующие платежи целесообразно дополнительно подтвердить заверенной банковской выпиской о состоянии расчетов по конкретному банковскому счету. Полагаем, что в учетной политике или ином локальном нормативном акте следует предусмотреть соответствующий порядок документального подтверждения расходов при их оплате банковской картой.

Подотчетное лицо оплатило комиссию через Сбербанк: как принять расходы

Бюджетное учреждение может принять к бухгалтерскому учету расходы, осуществленные подотчетным лицом, на общую сумму

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

Бюджетное учреждение выдало подотчетному лицу деньги в размере 100 000 руб. Оплата материальных ценностей производилась через Сбербанк. Однако при таком способе оплаты банком была взята комиссия. Стоимость товара составляет 99 800 руб., комиссия банка – 2 500 руб. Итого в чеке 102 300 руб. за одну операцию. Подотчетным лицом предоставлены: счет на оплату и товарная накладная на сумму 99 800 руб., чек из банка на общую сумму 102 300 руб., договора нет.

Можно ли принять расходы в такой сумме к бухгалтерскому учету?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Бюджетное учреждение может принять к бухгалтерскому учету расходы, осуществленные подотчетным лицом, на общую сумму 102 300 руб.

Обоснование вывода:

В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются:

– Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У);

– Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У “Об осуществлении наличных расчетов” (далее – Указание N 3073-У).

Порядок выдачи под отчет денежных средств установлен в Указании N 3210-У. При этом Указание N 3210-У, а также иные действующие в настоящее время нормативные правовые акты не устанавливают предельного размера выдачи наличных денежных средств под отчет одному работнику. Ограничения не предусмотрены также в отношении общей суммы средств, выдаваемых под отчет в течение рабочего дня. В то же время не будет противоречить действующему законодательству решение руководителя учреждения об издании приказа (распоряжения), устанавливающего, в частности, порядок определения размеров подотчетных сумм и предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление отдельных видов расходов (прежде всего административно-хозяйственных).

Вместе с тем в случае, если производится расчет с поставщиком (подрядчиком) через подотчетное лицо, бюджетному учреждению необходимо соблюдать положения п. 6 Указания N 3073-У. Так, в силу данной нормы наличные расчеты в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. (предельный размер наличных расчетов). Данный лимит распространяется на исполнение денежных обязательств в рамках одного договора между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, юридическим лицом и ИП (если договор связан с осуществлением им предпринимательской деятельности). Указанной суммой ограничиваются именно расчеты по договору в целом. При этом не имеет значения, единовременно или частями (по нескольким расчетным документам) производится оплата (п. 6 Указания N 3073-У). Предельный размер расчетов распространяется на все обязательства, предусмотренные договором или вытекающие из него, в том числе и на платежи, осуществляемые после окончания срока действия договора. Кроме того, следует помнить, что все закупки товаров (работ, услуг) для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, в том числе через подотчетных лиц, следует производить с соблюдением норм Федеральных законов NN 44-ФЗ и 223-ФЗ.

В рассматриваемой ситуации в целях оплаты стоимости приобретаемых материальных ценностей подотчетным лицом была оплачена комиссия банка. Отметим, что в соответствии с п. 1 ст. 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. В том случае, если был оплачен счет на оплату материальных ценностей, договорные отношения между юридическими лицами считаются установленными, даже если документ (договор) не был составлен в письменной форме. Соответствующие положения указаны в ст.ст. 433, 434, 438 ГК РФ. Поэтому можно уверенно сказать, что между бюджетным учреждением в лице подотчетника и поставщиком установлены договорные отношения на сумму 99 800 руб.

В свою очередь, в широком смысле под “комиссией банка” понимается вознаграждение финансовому учреждению за услугу по совершению операций с денежными средствами. То есть в этом случае речь идет об иных договорных отношениях, уже между бюджетным учреждением в лице подотчетника и банком. Такие расходы непосредственно связаны с приобретением имущества и могут формировать их фактическую стоимость (п. 15 СГС “Основные средства”, п. 102 Инструкции N 157н). В конкретной ситуации сумма комиссии выделена в чеке отдельно, следовательно, учитывать суммы материальных ценностей и комиссии следует отдельно, аналогично расходам по разным договорам.

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Расчеты с контрагентами могут осуществляться в наличной форме, в том числе путем выдачи работникам подотчетных сумм, с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке (письмо Минфина России от 20.04.2018 N 09-01-07/26934). Так как осуществленные подотчетным лицом расходы нельзя отнести к расчетам в рамках одного договора, бюджетное учреждение может принять к бухгалтерскому учету расходы в виде стоимости материальных ценностей и комиссии банка на общую сумму 102 300 руб., несмотря на то, что их оплата была осуществлена в виде одной хозяйственной операции.

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчётного счёта организации невозможно.Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно возместить понесённые расходы.

Основные цели расходов через подотчётных лиц:

• Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
• Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
• Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
• Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Какую максимальную сумму можно выдать?

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

• Проверить полученный ордер.
• Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
• Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
• Внести запись в кассовую книгу.

Письмами Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.14 г. и № 09-01-07/46781 от 21.07.2018 г. даны разъяснения, каким образом производить выдачу под отчет безналичным путём.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

• проезда – 20 000,00 рублей;
• проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
• участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

Сотрудник обязан отчитаться о понесённых расходах в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы средства. Для этого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1.

Порядок оформления документа регламентируется «Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 года.

К отчету прикладываются документы:

• товарные чеки;
• проездные документы;
• акты приёма-сдачи услуг;
• другие подтверждающие документы.

Бухгалтер смотрит правильность заполнения, в том числе математические ошибки, правильность написания фамилии и инициалов подотчетного лица, дат документов и прочее. После того как отчет принят в бухгалтерию, подотчетному лицу выдается расписка о принятии отчета.

Авансовый отчет подписывает руководитель, а бухгалтер формирует проводки, которые вносятся в главную книгу и оборотно-сальдовые ведомости. Также принимаются к учету понесенные расходы и приходуются купленные товары. Исправлений, зачеркиваний и заштриховки корректором, как и в других первичных документах не допускается.

Подотчетная сумма может быть израсходована полностью или частично, а также сотрудник может использовать собственные средства (так называемый перерасход).

Остатки средств вносятся в кассу или на расчетный срок сразу, а перерасход возмещается после утверждения авансового отчета руководителем.

Пример 2. Григорьев О.В. сдал авансовый отчет, согласно которого за проезд он заплатил 22 000,00 рублей, за гостиницу и участие в конференции – 25 000,00 рублей. Перерасход составил 2 000,00 рублей.

Авансовый отчет был утвержден руководителем и был издан приказ о возмещении перерасхода начальнику отдела.

*счет списания расходов (в данном примере) зависит от того, на какую тему была конференция. Если темой было внедрение новых технологий производства, то расходы списываются на основное производство (счет 20).

Пример 3. Григорьев О.В. израсходовал не всю сумму (за проезд заплатил 17 000,00 рублей, за гостиницу и конференцию – 25 000,00 рублей).

Допускается удержание неизрасходованной суммы подотчета с заработной платы сотрудника. Сделать это можно в течение месяца со дня истечения установленного для отчета срока, но только при наличии письменного заявления от работника и подписанного руководителем приказа.

Если сотрудник не даёт согласие на удержание из заработной платы и не сам не возвращает деньги, то взыскать можно только через судебное разбирательство.

Инструкция по ведению расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не обязывает организации утверждать данную инструкцию, тем не менее, желательно её разработать. Избежите путаницы бухгалтера и ответственного лица.

Утверждается документ, как и другие локальные НПА (нормативно-правовые акты) организации, приказом руководителя и обязательна к исполнению.

Какие пункты включают в инструкцию:

• Порядок подачи заявления на выдачу средств под отчёт.
• Возможные формы выдачи средств (наличными через кассу, на банковскую карту работнику, на корпоративную карту организации).
• Перечень возможных подотчетных лиц (должности или пофамильно).
• Период времени, на который может быть выдан подотчет.
• Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию.
• Перечень документов, которые могут служить основанием для подтверждения понесённых расходов (товарный чек, распечатанный из онлайн-банкачек, акт приёма передачи и прочее).
• Перечень направлений расходов, на которые могут быть выданы наличные средства.
• Другие сведения на усмотрение организации.

В виде приложения к порядку можно утвердить формы заявлений на выдачу денежных средств, авансового отчета, других необходимых документов и справок для оформления расчетов с подотчётными лицами.

Грамотно составленная инструкция позволит сэкономить время бухгалтера, минимизирует риск ошибок и возникновения споров с налоговой службой.

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Дебет

Кредит

Описание

Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения

В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116

Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)

Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету

Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

• авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
• ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений»

0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения

ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:

Расчеты с подотчетными лицами

Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?

Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

Подотчетными могут быть:

любые работники учреждения;

физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Каков порядок признания расходов подотчетного лица?

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

На каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами?

Для учета расчетов с данными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):

по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;

по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.

Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):

10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;

667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 000
0 106 00 000

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

0 201 34 510
забалансовый счет 18

Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

• суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
• проживание – 4 900 руб.;
• проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 212 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств
(3 000 – 2 700) руб.

2 201 34 510
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт?

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения

0 210 03 561
забалансовый счет 17

0 201 11 610*
забалансовый счет 18

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

0 210 03 661
забалансовый счет 18

Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 340
0 106 00 310

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств

0 201 23 510
забалансовый счет 17

Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт

0 201 11 510*
забалансовый счет 18

1 201 23 610
забалансовый счет 18

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

** Счет применяется казенными учреждениями.

На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.

Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Оплачены работником с банковской карты канцтовары

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Зачислены на карту денежные средства

4 210 03 561
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

4 201 11 610
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

Сняты работником денежные средства с карты через банкомат

4 210 03 661
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета

Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств

4 201 23 510
забалансовый счет 17
(код 510 КОСГУ)

Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту

4 201 11 510
забалансовый счет 18
(код 346 КОСГУ)

4 201 23 610
забалансовый счет 18
(код 610 КОСГУ)

Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:

1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;

2) наличные деньги выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;

3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);

4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;

5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;

6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.