Ремонт в офисе налоговая проверка

Какие действия помогут налоговикам доказать, что на самом деле ремонта не было вовсе

Популярное по теме

Как показывает практика, расходы на ремонт налоговики проверяют с особой тщательностью. Если их сумма составляет весомую долю в общих затратах, то проверяющие будут искать любые основания, чтобы отказать в их признании.

Самые банальные претензии – работы нецелесообразны, их выполняли однодневки, или работы являются не ремонтом, а реконструкцией. Но далеко не всегда налоговики ограничиваются только этим. Нередко они доказывают, что ремонта на самом деле не было.

Налоговики допрашивают сотрудников и других свидетелей ремонта

Если документы на ремонт вызывают у инспекторов сомнения, то сначала они допрашивают сотрудников и других свидетелей. Не требуя ничего у самого налогоплательщика. Логика здесь такова.

Если сразу проявить повышенное внимание к отремонтированному объекту, налогоплательщик это поймет. И до допроса сможет предупредить сотрудников, что и как нужно говорить проверяющим. Тогда смысл допроса потеряется.

Сначала налоговики задают вопросы тем сотрудникам, которые имеют непосредственное отношение к ремонту. Это могут быть работники склада, в котором проводился ремонт, или офисные сотрудники, в чьих кабинетах проводились работы. При этом зачастую инспекторы совместно с правоохранительными органами допрашивают сотрудников, которые уже уволились из проверяемой компании. Поскольку последние не заинтересованы в даче ложных показаний.

Наоборот, бывшие сотрудники могут рассказать, к примеру, о том, как выглядело их рабочее место три года назад. Или проводили ли они ремонт в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

В одном из дел налоговики не оспаривали сам факт ремонтных работ, но допросы сотрудников помогли доказать, что ремонт дополнительного офиса был не обоснован. Свидетели пояснили, что в ремонтируемом здании располагались только работники ревизионной комиссии и члены совета директоров общества. Они не состояли в штате организации, а выполняемые ими функции не были связаны с управлением предприятием. К тому же, как выяснилось, на момент выполнения работ компания еще не получила права собственности на помещение (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.02.07 № Ф04-9404/2006(30453-А45-26), Ф04-9404/2006(30454-А45-26)).

В другом случае налоговики заподозрили, что по документам списано слишком большое количество краски. Они не стали оспаривать нормы расхода, а сравнили количество краски по смете (840 кг) и по актам выполненных работ (2026 кг). И вызвали на допрос главбуха, исполнительного директора и главного инженера. Допрошенные признали, что неправомерно списали 1186 кг краски (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.07.09 № А05-12842/2008).

Кроме того, налоговики могут допросить свидетелей, которые к компании не имеют никакого отношения. Так, например, поинтересоваться у местных жителей, проживающих вблизи объекта, где проводились наружные ремонтные работы. В итоге может оказаться, что по документам ремонт проводила организация силами работников – граждан РФ без права привлечения субподрядчиков, а свидетели покажут, что в действительности работы выполняли жители ближнего зарубежья (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 25.05.10 № А41-31012/09).

Однако суды не всегда принимают показания сотрудников в качестве доказательств. Так, в одном из дел главный инженер компании дал показания, что ремонтные работы в спорном здании не проводились. Несмотря на это суд поддержал налогоплательщика. При этом отметил, что налоговики обязаны были доказать, что главный инженер в период проведения ремонта действительно находился в спорном помещении. Иначе это лицо не может утверждать что-либо (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 27.05.09 № А53-10647/2008-С5-22).

Свидетелей могут вызвать втайне от руководства

При допросе работающих сотрудников у инспекторов есть свои хитрости. Чтобы работодатель не провел с ними разъяснительную беседу, проверяющие вызывают сотрудников без уведомления руководства путем направления повесток на домашний адрес. На допросе интересующий вопрос о ремонте скрывается под множеством других.

Например, инспекторы могут интересоваться следующими моментами. «Когда вы устроились на работу? Где находилось ваше рабочее место в проверяемом периоде? Что входит в ваши должностные обязанности? Производился ли ремонт помещений в проверяемом периоде? Полностью ли у вас “белая” заработная плата? Получали ли вы кредиты в банке с предоставлением справки 2-НДФЛ?»

Отбросив «лишние» вопросы, инспектор четко видит, где в интересующем его периоде находилось рабочее место сотрудника и проводился ли там ремонт. При этом сотрудник вряд ли сможет объяснить работодателю, что инспекцию интересует именно ремонт. Скорее всего, он скажет, что его опрашивали по вопросам трудовых обязанностей и зарплаты.

Осмотр объекта позволяет обнаружить, что ремонт по документам не соответствует реальности

После получения показаний свидетелей налоговики переходят к осмотру. Поскольку выездная проверка ограничена тремя годами, то наглядно определить, был ремонт или нет, хоть и трудно, но возможно. Все увиденное они фотографируют и снимки приобщают к протоколу.

Если для ремонта компания закупала материалы самостоятельно, то налоговики проанализируют, насколько виды и количество закупленных ТМЦ соответствует результату ремонта. Зачастую при осмотре объекта расхождения настолько очевидны, что налоговикам не приходится сравнивать каждую единицу стройматериала, списанную в учете, с фактом.

Так, в одном из дел по документам следовало, что для ремонта своего помещения предприниматель приобрел напольный кафель, душевую кабину, пластиковые окна, отражающую изоляцию, дверное полотно, пластиковые плинтусы, потолочные плиты, гипсокартон, керамическую плитку, ДВП, утеплитель, а также принадлежности санузла. Но при осмотре оказалось, что стены только лишь отделаны полированными щитами и искусственной кожей. В итоге расходы по покупке стройматериалов сняли (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 18.02.09 № А33-3331/08-Ф02-341/09).

Если ремонт по документам еще не закончен, налоговики обратят особое внимание на те материалы, факт использования которых может быть очевиден. К примеру, по документам двумя днями ранее списано 40 кг краски для покрытия стен склада. А при осмотре проверяющие не чувствуют никакого запаха краски и не видят ее на складе. Скорее всего, они откажут в признании этих затрат.

Если ремонт не закончен, налоговики проводят осмотр, даже если подозрений нет

Инспекторы не пренебрегают осмотром владений налогоплательщика, даже если конкретных подозрений в отношении ремонта у них нет. Зачастую большинство обвинений рождается именно после проведения такого мероприятия.

Так, в одном из дел налоговики осмотрели дробильно-сортировочную фабрику, которая якобы ремонтировалась в этом время. Они сразу же обратили внимание, что электроэнергия, отопление и вода в помещении фабрики отключены. Затем инспекторы заметили, что оборудование разобрано и наглядно видно, что оно не годно. В протоколе осмотра они указали: «Следов ремонта и замены запасных частей при осмотре грохотов, корытных моек и перегрузочного узла не обнаружено. Дробилки (2 шт.) отсутствуют». В итоге налоговики сняли расходы на ремонт. А суд с этим согласился (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.01.09 № А66-414/2008).

Был случай, когда при осмотре налоговики обратили внимание на деревянные опоры в количестве 128 штук и запросили документы на доставку этих материалов. Поскольку у налогоплательщика их не оказалось, инспекторы исключили из налоговых расходов стоимость всех 128 опор. И это несмотря на имеющуюся «первичку» на покупку ТМЦ (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.07.09 № А05-12842/2008).

В другом деле инспекторы решили обследовать земельный участок, который компания арендовала у местных властей. При осмотре они увидели, что на нем находятся гараж, жилое помещение и пилорама, на которых шли ремонтные работы. В подтверждение этому общество представило все необходимые документы.

Но налоговики запросили еще и договор аренды земли с администрацией. Выяснилось, что в акте приема-передачи участка обнаруженные объекты недвижимости не отражены. И поскольку организация не доказала, что недвижимость является ее собственностью, расходы на ремонт сняли (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10.12.09 № А78-5256/2008).

Какие действия контролеров при осмотре не позволят опровергнуть факт ремонта

Эффективность методов налоговиков при осмотре в первую очередь зависит от давности проведенного ремонта. Так, например, если инспекторы осматривали объект через год после выполненных работ, то, как указал Девятый арбитражный апелляционный суд, наличие пятен на полу и стенах не может опровергать проведение ремонта (постановление от 21.02.06 № 09АП-372/06-АК).

Кроме того, если инспекторы осмотрят только одно здание, в то время как ремонт проводился в отношении нескольких объектов, их выводы о несоответствии учетных данных с реальностью суд признает необоснованными (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 25.04.07 № А19-21319/06-56-04АП-83/06-Ф02-2135/07, оставлено в силе определением ВАС РФ от 31.07.07 № 9415/07).

Если налоговики вовсе не воспользуются своим правом на осмотр спорного объекта, то в суде они вряд ли оспорят факт проведения ремонта. Пример – постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского от 03.06.09 № Ф04-3218/2009(7668-А46-26), Ф04-3218/2009(8926-А46-26), Восточно-Сибирского от 26.02.07 № А33-5384/06-Ф02-610/07 округов.

Экспертизу ремонта инспекторы назначают по крупным расходам

Действенным методом в арсенале налоговиков является экспертиза. Поскольку бюджеты на эти мероприятия ограничены, назначают их только по крупным затратам.

Экспертизу в отношении ремонта, как правило, проводят с целью установления технологии, объема, стоимости или характера проведенных работ. Но даже такое, на первый взгляд «железное», доказательство суды иногда не принимают.

Так, в одном из дел налоговики провели строительно-техническую экспертизу. Специалист сделал вывод, что в помещении налогоплательщик провел реконструкцию, а не ремонт. В результате инспекторы доначислили налог на прибыль. Но компания также привлекла эксперта, который подтвердил, что спорные работы относятся к ремонту. Интересно, но оба эксперта пришли к выводу, что и при ремонте, и при реконструкции могут изменяться эксплуатационные показатели здания. Одни и те же работы могут в одном случае быть частью ремонта, в другом – реконструкции.

Суд принял сторону налогоплательщика по следующим причинам. Во-первых, эксперт от инспекции не был в спорных помещениях ни до ремонта, ни во время составления заключения. Во-вторых, в суде он признал, что площадь отремонтированного здания не изменилась (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.09.10 № А42-2038/2009).

Деньги компании на проведение экспертизы в случае проигрыша налоговики обязаны возместить. Так, в одном из дел налогоплательщику удалось вернуть 60 тыс. рублей (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 06.09.10 № А38-3439/2009).

Четыре ситуации, которые гарантированно приведут к претензиям

Обширная судебная практика по ремонту выявила ситуации, которые налогоплательщикам безопаснее не допускать, если они не хотят спорить с проверяющими.

Ремонт офиса, который находится в жилом помещении. Налоговики считают, что жилые помещения предназначены исключительно для проживания граждан (п. 3 ст. 288 ГК РФ). И юрлицо не вправе использовать их в предпринимательских целях (письма УФНС России по г. Москве от 22.09.08 № 20-12/089130, Минфина России от 14.02.08 № 03-03-06/1/93). В итоге расходы на ремонт в таких помещениях инспекторы снимают. Иногда суды поддерживают налогоплательщиков (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27.07.09 № КА-А41/7015-09).

Ремонт основного средства из-за его повреждения установленным лицом. В этой ситуации виновник ущерба может оказаться, к примеру, неплатежеспособным. И компания будет вынуждена делать ремонт за свой счет. По мнению налоговиков, такие затраты организация не вправе учесть в налоговых расходах.

Но, в частности, в спорах, касающихся ремонта автомобилей в результате дорожно-транспортных происшествий, ВАС РФ поддерживает позицию налогоплательщика (определение от 06.11.08 № 14389/08, от 30.11.07 № 15839/07).

Ремонт объекта недвижимости, который не прошел госрегистрацию. Здесь проверяющие считают, что для эксплуатации имущества у компании еще нет правовых оснований. Поэтому расходы на его ремонт должны увеличивать первоначальную стоимость амортизируемого имущества.

Но даже Минфин России с такой позицией налоговиков не согласен. И отмечает, что для признания в налоговом учете спорных расходов главное – подтвердить факт ввода ремонтируемого объекта в эксплуатацию (письмо от 17.01.06 № 03-03-04/1/25).

Отремонтировали помещение, которое вскоре снесли. Такая ситуация возможна, если компания вела ремонтные работы, но впоследствии поняла, что дальнейшее вложение денег нецелесообразно и объект проще снести. На что инспекторы говорят об отсутствии необходимости проведения ремонтных работ. И снимают расходы.

Но отстоять свою позицию в суде контролерам вряд ли удастся. Например, Федеральный арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 27.05.09 № А53-10647/2008-С5-22 указал, что обоснованность определяется направленностью расходов на получение доходов, а не фактическим получением доходов. Тем более что дальнейшую невыполнимость ремонта ветхого помещения общество подтвердило актом осмотра и заключением рабочей комиссии с участием приглашенных специалистов.

Выездная проверка вне офиса: есть ли смысл принимать налоговиков за пределами компании?

Автор: Вадим Чимидов
руководитель Департамента налоговой практики и арбитражных споров (WiseAdvice Consulting Group)

По общему правилу выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика или в самой ИФНС. Третьего законом не дано. Но мы знаем про этот секретный третий вариант: прием выездной проверки в офисе компании – провайдера бухгалтерский услуг. О плюсах и минусах выездной проверки в офисе аутсорсера читайте в нашей статье.

В статье 89 Налогового кодекса, которая регламентирует проведение выездной проверки, четко указано, что ВНП проводится в помещении налогоплательщика. Под помещением налогоплательщика понимается в первую очередь его юридический адрес. Если налогоплательщик не может предоставить помещение, стол и стул налоговому инспектору, в таком случае ВНП должна проводиться на территории налогового органа, то есть в ИФНС.

Какие аргументы не остановят налоговиков

Отказ арендодателя принимать на своей территории выездную проверку компании-арендатора, сложная пропускная система – это не аргументы для объяснения невозможности принять инспекторов в арендуемом офисе, поскольку существует ответственность за недопуск налоговиков в проверяемую организацию.

Зачастую инспектору не помешают и отговорки относительно комфортабельного места для осуществления проверки – даже если в офисе нет стола и стула, и налогоплательщик их не предоставил, по большому счету, инспектору ничто не запрещает посещать это помещение (т.е. юридический адрес налогоплательщика) с целью проведения, например, осмотра, выемки документов.

«Помещением налогоплательщика» также может выступать склад, обособленное подразделение либо иное помещение, которое налогоплательщик может предоставить для проведения проверки. Но тут все просто: эти «подразделения» являются частью компании, поэтому ИФНС соглашается прийти с проверкой на склад, а не в головной офис, если там хранятся документы.

Однако присутствие ревизоров в любых помещениях, принадлежащих проверяемой организации, нередко невыгодно для компании. Поскольку в этом случае налоговики получают доступ не только к документам, но и невольно становятся свидетелями рабочего процесса. Тем самым они могут выявить существенные ошибки в деятельности и учете налогоплательщика, которые невозможно установить, изучая только «бумажки» – отчетность и «первичку». Кроме того, зачастую помещения проверяемой компании настолько малы, что, предоставляя место проверяющим, приходится приостанавливать работу части сотрудников.

Случай из практики

Налогоплательщик не мог принять проверку в головном офисе и предложил провести проверку в обособленном подразделении компании, которое находится в соседней области. Но тому было достаточно веское основание – штатная бухгалтерия и, соответственно, вся первичная документация располагалась именно в этой «обособке», и везти все документы по адресу головной компании пришлось бы грузовиками. Поэтому проверяющая группа выехала в соседнюю область и проверка проводилась по адресу обособленного подразделения налогоплательщика.

Иных вариантов, кроме как проверка в помещении компании или непосредственно в налоговой, статья 89 не предлагает. Между тем, есть способ вывести выездную проверку за пределы проверяемой организации и одновременно избежать проверки в ИФНС, где инспектор ощущает себя вершителем судеб налогоплательщиков.

Выездная проверка налогоплательщиков, которые обслуживаются в аутсорсинговой компании, может проходить на территории бухгалтерской фирмы.

Выездная проверка компании в офисе бухгалтерской фирмы

Если налогоплательщик не может предоставить помещение по своему юридическому адресу, он может предложить проведение проверки по месту нахождения документов. Такое право нигде не прописано, вместе с тем, если налогоплательщик докажет факт того, что данное помещение является точно так же его территорией, и в нем есть все условия для проведения налоговой проверки, то ИФНС может согласиться на такой вариант.

Инспекция может заявить, что «офис проверки» не совпадает с уставным адресом налогоплательщика. Но в налоговом кодексе не сказано о необходимости подобного совпадения. Так что проверка и в офисе, арендованном у провайдера, возможна.

Итак, что надо сделать, чтобы подтвердить, что офис аутсорсинговой компании является территорией налогоплательщика?

• Заключить с аутсорсером договор об ответственном хранении документов

Все это можно сделать в рамках договора на бухгалтерское обслуживание, где аутсорсер возьмет на себя обязательства по хранению первичных документов.

В договоре (или доп. соглашении к основному договору на бухсопровождение) необходимо прописать, что за клиентом (проверяемой компанией) резервируется помещение. Причем не какое-то абстрактное «помещение для хранения документов», а конкретный кабинет, полки, – чтобы у инспектора не было оснований туда зайти и искать документы по полкам, где находятся документы и других клиентов.

Назовем это помещение – синяя переговорная. Доступа в синюю переговорную у инспектора нет, потому что это территория другой организации, и войти туда он может только по согласованию с собственником и арендатором помещения.

Помещение, которое арендуется для хранения документов, принадлежит бухгалтерской фирме. Инспекторы не имеют доступ в это помещение!

• Заключить с бухгалтерской фирмой договор аренды

Налогоплательщик с провайдером могут составить договор аренды. По нему налогоплательщик имеет право использовать помещение провайдера в качестве офиса, где будут проходить выездные проверки. Тогда он вправе направить инспекцию в это помещение (естественно, предоставив инспекции налоговые и бухгалтерские документы).

Назовем это помещение – красная переговорная. Она предназначена для приема посетителей, в том числе налоговиков.

Комната для приема посетителей в офисе аутсорсера – а почему бы и нет?

Речь не только об инспекторах, проводящих выездную проверку. Данное помещение необходимо на тот случай, если клиенту аутсорсинговой компании потребуется изучить свои же документы. Где он их будет изучать? А так у него есть помещение, в которое он приходит, когда ему требуется. При этом штатных сотрудников у него по этому адресу нет. Поскольку рабочих мест нет, то нет необходимости открывать обособленное подразделение.

Договор аренды заключается «задним» числом – как доказательство того, что документы находились в офисе аутсорсинговой компании в течение определенного периода времени, а не были «эвакуированы» туда в срочном порядке накануне прихода выездной проверки.

• Выделить человека для сопровождения проверяющих

Чтобы инспекторы не бесчинствовали, в помещении с налоговиками должен постоянно находиться человек – либо со стороны компании-аутсорсера, либо со стороны проверяемой организации. Он будет следить, чтобы налоговики не слонялись по кабинетам, не брали первые попавшиеся под руку документы. Этот человек будет по запросу инспекторов приносить им документы.

Итак, на выездной проверке инспектор (или группа проверяющих) размещаются в помещении, арендованном у бухгалтерской фирмы – красной переговорной. На основании договора об ответственном хранении все документы проверяемой компании находятся на стеллажах в синей переговорной – помещении, принадлежащем бухгалтерской фирме.

По запросу проверяющий секретарь или другое лицо, уполномоченное проверяемой организацией, зайдет в синюю переговорную, найдет нужный документ и принесет в красную переговорку – для ознакомления инспекторов.

Плюсы проведения проверки на территории аутсорсинговой компании

Если представитель аутсорсинговой компании будет сопровождать выездную налоговую проверку своего клиента, то налоговикам будут выданы только те документы, которые инспекторы в силу своих полномочий обязаны будут увидеть. Они вряд ли получат документы, которые предоставлять не требуется, либо которые могут навредить клиенту.

В ходе осмотра или выемки полномочия инспектора будут распространяться только на тот кабинет, где он находится физически. Он не сможет пойти в соседнюю комнату, покопаться в документах и вынести все понравившиеся ему папки с документами.

Привязка к рабочему времени организации, а не налоговой инспекции – инспектор может находиться на территории аутсорсинговой копании только в ее рабочие часы (например, с 9.00 до 18.00 и ни минутой больше)

Недостатки вынесения выездной проверки за рамки офиса проверяемой организации

• Проверка документов «с пристрастием»

Компания находится в бизнес-центре, а ее руководитель утверждает, что не в состоянии принять инспектора по юридическому адресу. Очевидно, что у проверяющих сразу возникнет вопрос: почему налогоплательщик не хочет проводить проверку на своей территории, если визуально площади ему позволяют? Не исключено, что это станет причиной предвзятого отношения к проверяемой компании, а инспекторы будут с утроенным рвением изучать документы и выискивать схемы, подозревая, что налогоплательщику есть что скрывать.

• Необходимость согласования «нетрадиционной» проверки с ИФНС

Проведение проверки вне офиса компании надо согласовывать не только с инспектором, который проводит проверку, но и с руководством инспекции, потому что такие разъезды неизбежно повлекут за собой дополнительные расходы инспекции (читай – государства) на проезд работников, проживание (если инспекторам предстоит выезд в другой город или регион) и т.п.

• Обыски и выемка у аутсорсера – возможны

Если будет возбуждено уголовное дело, и у правоохранительных органов будут основания полагать, что документы, хранящиеся в бухгалтерской фирме, являются доказательством совершения преступления, полиция может беспрепятственно прийти с обыском в компанию, где обслуживается налогоплательщик. Это будет выемка или обыск в рамках возбужденного дела либо на стадии следствия по решению суда.

Итак, если налогоплательщик в однозначном порядке отказывает в предоставлении помещения, налоговый орган выносит решение о проведении проверки в инспекции. Однако, если налогоплательщик докажет, что у него есть иное помещение, где хранятся документы, и на этих площадях он может принять проверяющих, то в таком случае бороться с такой просьбой инспекторам будет сложно.

Как вести себя, если налоговики пришли в офис

Налоговики не обязаны сообщать заранее о намерении посетить ваш офис. Проверка начинается с даты вынесения решения о её проведении. Такое решение, конечно, должно быть вручено налогоплательщику, но инспекторы могут сделать это и при первом визите в офис.

Итак, в один прекрасный (или не очень) день на пороге вашего офиса (склада, цеха, производственного помещения) появился налоговый инспектор (возможно, не один, а возможно, и в сопровождении полицейских). Что делать руководителю и главному бухгалтеру? Как вести себя сотрудникам?

Семь советов по выездной налоговой проверке

1. Проверка полномочий

Решение о проведении выездной налоговой проверки может принять руководитель (или его заместитель) налоговой инспекции, в которой ваша организация состоит на налоговом учёте. То есть инспекторы из другой инспекции прийти к вам с проверкой не могут.

Форма Решения утверждена Приказом ФНС России от 08.05.2015 года № ММВ-7-2/189@. В решении должно быть указано:

• наименование налогоплательщика;
• предмет проверки (какие налоги подлежат проверке);
• периоды, за которые проводится проверка;
• должности, фамилии и инициалы сотрудников, которым поручено её проведение (если в проверке участвуют сотрудники полиции, их данные также должны быть указаны).

По прибытии в офис сотрудники обязаны предъявить свои удостоверения и Решение о проведении проверки. Никакие иные лица (кроме указанных в Решении) не вправе присутствовать при проведении проверки — можете смело их не пускать на предприятие.

2. Ограничение круга

Выездная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогоплательщика. Желательно обеспечить инспекторов рабочим местом (а лучше изолированным помещением), чтобы они не пересекались со всеми сотрудниками и документами организации, и выделить сотрудника для общения с налоговиками. Необходимо ограничить общение сотрудников компании с проверяющими, а также разговоры о деятельности компании в офисе, в коридорах, столовой, местах для курения и прочих подобных местах.

Если предоставляете инспектору компьютер, лучше создать отдельную учётную запись, чтобы сотрудник налоговой службы не имел доступа к другим данным компьютера, а также закрыть доступ в локальную сеть компании.

Если инспекторы просят предоставить пароль от WiFi для выхода в интернет, предоставить можно только от гостевой локальной сети, если такая имеется, но не от рабочей сети, дающей доступ к другим компьютерам.

Внимательно просмотрите рабочие столы, доски объявлений и прочие источники информации. Все личные записные книжки, ежедневники, блокноты, тетради необходимо на время проверки убрать подальше.

В практике были случаи, когда в качестве доказательств налоговики представляли висевший на доске объявлений список дней рождений, телефонный справочник, приклеенный к монитору стикер с паролем от системы «Банк-клиент», не говоря уже о печатях, ключах от «Банк-клиента» и прочих атрибутах сторонних организаций.

3. Передача документов

При выездной налоговой проверке инспектор вправе требовать только документы, относящиеся к предмету проверки. То есть при проверке по НДС налоговики не вправе проверять документы по фонду оплаты труда и соответствующим налогам и сборам.

Все документы, передаваемые на проверку инспекторам, необходимо предварительно проверить на предмет их законности, правильности оформления, присутствия всех необходимых реквизитов, подписей, печатей.

Передачу документов необходимо сопроводить подробными описями, чтобы потом не обнаружить после проверки, что какого-либо документа в папке или коробке не хватает, что появился документ, которого не было.

Если документы изымают, инспекторы обязаны оставить налогоплательщику копии этих документов.

Лучше, если документы за предыдущие годы хранятся в другом месте — скажем, в архивной службе. В этом случае при получении требования об их предоставлении у налогоплательщика будет время для их проверки и подготовки к передаче.

4. Доступ в «1С»

Налоговым кодексом не предусмотрено такой обязанности налогоплательщика, как предоставление электронной бухгалтерской базы. Закон обязывает только предоставить документы, касающиеся исчисления налогов. Если налоговики требуют предоставить доступ к базе «1С» (или иной бухгалтерской программе), можете смело им в этом отказать. Лучше, чтобы эта база вообще хранилась на удалённом сервере.

Если вы всё же решили, что скрывать вам нечего, и готовы продемонстрировать проверяющим свою открытость и прозрачность вашей деятельности, предпримите некоторые меры предосторожности:

• создайте на рабочем компьютере новую учётную запись (не давайте пароль от существующей учётной записи);
• сделайте вырезку базы за проверяемый период на отдельный компьютер;
• проверьте, чтобы в программе не было лишних рабочих пометок и комментариев.

5. Инструктаж сотрудников

Кроме работы с документами проверяющие могут опрашивать сотрудников. Рекомендуется сразу собрать сотрудников и сообщить им, что в вашей организации началась плановая налоговая проверка — отсутствие информации у сотрудников может породить необоснованные страхи и подозрения.

Желательно, чтобы на все вопросы, задаваемые проверяющими по ходу проверки, сотрудники переадресовывали их на руководство и главного бухгалтера.

Если инспекторы решили провести допросы сотрудников в качестве свидетелей, то лучше всего пригласить адвоката.

Во-первых, адвокат предотвратит давление на свидетелей и нарушение закона со стороны инспекторов.

Во-вторых, сотрудники будут чувствовать себя на допросе более спокойно.

6. Заблуждения проверяющих

Практика применения налогового законодательства столь многогранна и противоречива, что найти какой-то единственно правильный ответ по многим вопросам просто невозможно. Если проверяющие указывают вам в ходе проверки на те или иные нарушения, не бросайтесь развеивать их заблуждения.

Иногда найдя по их мнению серьёзное нарушение, инспекторы не углубляются дальше и ограничиваются им. Возможно, при обжаловании результатов проверки вы сможете убедить вышестоящую инстанцию или суд в правильности ваших действий.

7. Смотрим на календарь

Законом ограничен срок проведения проверки — два месяца с момента вынесения Решения о проведении проверки до момента составления Справки о проведённой проверке. Срок может быть продлён руководителем налогового органа до четырёх месяцев, а в исключительных случаях — до шести месяцев.

Проведение проверки может быть приостановлено руководителем (заместителем) налогового органа для истребования документов у контрагентов и других организаций, получения информации от иностранных государственных органов, перевода документов на русский язык, проведения экспертиз.

В период приостановления проверки налогоплательщику возвращаются все подлинники документов, прекращается работа на территории налогоплательщика, не могут истребоваться документы и допрашиваться свидетели.

Таким образом, если проверка не приостанавливалась, то через два месяца проверяющие могут появиться у вас на пороге только со Справкой о проведённой проверке или Решением о продлении срока её проведения.

Автор: Татьяна Проценко, управляющий партнёр, адвокат юридической компании «Проценко и Партнёры».

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Проверка налоговиками расходов на ремонт

В ходе хозяйственной деятельности много налогоплательщиков совершают определенные ремонтные работы. Работы привлекают внимание налоговиков, но не играют роли «красной тряпки» вроде безденежных расчетов, возвратного лизинга или маркетинговых или консалтинговых договоров. Налоговики проверяют работы в случае если затраты на ремонт составляют внушительный процент в расходах по налогу на прибыль.

Если говорить проще, то факт проверки существования ремонтных работ мало чем отличается от проверки существования операций по другим сделкам на столь же крупные суммы. Алгоритм проверки заключается в двух основных этапах:

• Проверка контрагента на аффилированность;
• Проведение мероприятий налогового контроля и сбор доказательств, подтверждающих нарушение (в случае подозрений).

Из этого следует, что безосновательно ни один профессиональный налоговик не будет устраивать проверки и экспертизы. Для этого должны быть веские причины. Экспертизу же вообще имеют право назначать только лишь по очень крупным суммам и когда инспекция полностью уверена в своей правоте. Из банального любопытства экспертизу назначать никто не будет. Эти факты и определяют работу проверяющих в данной сфере.

Уже упоминалось о том, что налоговики в первую очередь будут выявлять факт недобросовестности контрагента, а уже позже собирать остальные доказательства. Для опровержения факта существования ремонта у налоговиков есть три инструмента, но использование всех трех инструментов крайне проблематично.

Рассмотрим некоторые инструменты налоговиков, которыми они пользуются во время проверок на отсутствие ремонтных работ. О выявлении фирм-однодневок речь не будет идти, что бы не уходить далеко от темы проверки договоров. После того, как налоговики выявили потенциальную недобросовестность контрагента, который проводит ремонт, начинается работа по сбору доказательств и параллельно проводятся работы по выявлению факта отсутствия ремонтных работ. Ниже приведены примеры трех мероприятий, которые производятся налоговиками по выявлению факта отсутствия работ в нужной последовательности.

Первый – допросы свидетелей, которые проводятся в соответствии с регламентом проведения мероприятий.

Этот самый эффективный способ, которым пользуются налоговики, в случае если ремонт по документации был масштабным. Грамотная организация допросов сотрудников проверяемой организации с участием милиции позволяет получить ценные показания о том, что ремонтные работы отсутствовали. Имеет смысл также допросить сотрудников контрагента по факту осуществления работ по необходимому адресу.

Однако следует учесть, что при таком способе необходимо опрашивать каждого сотрудника компании, что является весьма затруднительным, так как после первых опросов налогоплательщик может произвести разъяснительную беседу со своими подчиненными. Поэтому налоговикам имеет смысл применять некоторые хитрости. В частности налоговики могут вызывать сотрудников повестками на домашний адрес без уведомления руководства фирмы. При допросе главный вопрос о наличии/отсутствии работ оставляется на последок. Чаще всего в начале спрашивают о том, когда сотрудник устроился на работу, как нашел компанию, где находился во время проведения ремонта, кто является непосредственным начальником, получал ли допрашиваемый премии и т.д.

Отсеяв лишние вопросы инспектор уже представляет перед собой картину, где находилось рабочее место допрашиваемого и проводились ли там ремонтные работы. Сотрудник же вряд ли четко сможет объяснить работодателю, что от него хотели на допросе. Чаще всего сотрудник сообщают начальству о том, что допрос касался трудовых обязанностей и графика работы сотрудников компании.

Второй – осмотр, который провидится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

После получения необходимых свидетельств налоговики переходят к проведению осмотра. Однако если учесть, что выездная налоговая проверка провидится раз в три года и на глаз определить наличие /отсутствие ремонтных работ пару лет назад вряд ли представляется возможным, естественно, если в здании не сохранился ремонт с перестроечных времен. Но и в последнем случае налоговик не может законодательно объяснить факт отсутствия ремонтах работ. Поэтому при сборе доказательств это мероприятие нужно только для проведения фотосъемки с последующей передачей снимков эксперту.

Третий – экспертиза, которая проводится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

Главным козырем среди потенциальных доказательств налоговиков является экспертиза. Однако налоговика добиться ее сложно, так как бюджеты на проведение мероприятий такого рода несколько ограничены и на эти деньги существует своеобразная конкуренция. Именно поэтому налоговики проводят допросы свидетелей, чтобы обосновать необходимость проведения экспертизы.

Подводя итоги, следует сказать, что налоговики по договорам на ремонт начинают проверять факт самих работ только после получения информации о недобросовестности контрагента. Также следует учесть, что проверка договоров по ремонту не ограничивается проверкой добросовестности контрагента и факта существования ремонта.

Налоговая проверка прямо сейчас в моем офисе: как себя вести и зачем потом идти в суд

Руководитель налоговой практики юридической фирмы Alta Via

Максим Баранов, руководитель налоговой практики юридической фирмы Alta Via, отвечает на самые распространенные вопросы предпринимателей о налоговых проверках.

1. В каких случаях фирму может ожидать выездная налоговая проверка?

Существует строго определенный перечень критериев, которые сотрудники налоговой службы используют при планировании выездных проверок. Этот перечень содержится в приложении №2 к Приказу ФНС России от 30.05.2007 «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок». При совпадении нескольких из них компанию может ожидать выездная налоговая проверка.

1. Во-первых, некоторые показатели, находящиеся значительно ниже среднего по отрасли уровня. Налоговую службу могут насторожить слишком низкие налоговые выплаты, уровень зарплат или рентабельности компании.
2. Во-вторых, вопросы могут возникнуть, если расходы компании увеличиваются быстрее, чем доходы, или компания является убыточной два года и более.
3. В-третьих, одним из поводов к назначению проверки может послужить заключение неоднозначных сделок — без очевидной выгоды либо с высокими налоговыми рисками.
4. Выездную проверку могут назначить, если компания вовремя не предоставила ответ на запрос из налоговой службы, неоднократно меняла юридический адрес (если в результате изменений нужно менять место постановки на налоговый учет) или имеет большие налоговые вычеты (доля вычетов по НДС от общей суммы начисленного налога составляет от 89% за год). Для компаний, применяющих специальные режимы налогообложения, таким критерием также является приближение к предельному значению (менее чем на 5%), два и более раз за год, для ИП — сумма расходов, составляющая более 83% от суммы доходов.

2. Налоговая проверка прямо сейчас в моем офисе: как себя вести?

Сначала надо проверить полномочия проверяющих. Для этого проверяющие должны предъявить служебные удостоверения и решение руководителя (или его заместителя) налогового органа о проведении выездной налоговой проверки.

Если вы не пускаете налоговиков в офис, это даёт им право расчетным методом самостоятельно определить сумму налога, подлежащую уплате. Скорее всего, эта сумма будет больше, чем размер доначисленных налогов, который был бы определен во время проверки. Поэтому не имеет смысла препятствовать доступу проверяющих в ваш офис без крайне уважительных причин.

3. Какие, вообще, документы мы обязаны предоставить проверяющим?

Во время выездной проверки налоговики могут потребовать предоставить им «необходимые для проверки документы». Это означает, что они могут запрашивать любые документы (в том числе первичные): регистры бухгалтерского и налогового учетов, договоры, акты, счета, платежные документы, счета-фактуры и так далее.

Документы, которые вас попросят предъявить проверяющие, должны относиться к тем налогам, по которым ведется проверка, и к тем периодам, за которые она проводится.

Налоговики не вправе повторно требовать документы, которые ранее уже представлялись в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок.

Если проверяющие запрашивают документы, необязательно предоставлять их сразу же. Это можно сделать в течение 10 рабочих дней после получения требования о предоставлении документов.

Если проверяющие хотят провести выемку документов, они должны показать постановление о выемке, утверждённое руководителем (или его заместителем) налогового органа.

4. А если мы что-то утаим от проверяющих? Чем это грозит?

Возможен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ. Кроме того, если в дальнейшем вы захотите использовать скрытые документы в качестве доказательства своей позиции в суде, суд может отказаться принимать такие доказательства.

5. Каковы могут быть последствия выездной проверки?

Главный риск для любого бизнеса, связанный с выездной проверкой, — это возможное доначисление налогов.

За 2016 год сотрудниками Федеральной Налоговой Службы было проведено 24 879 таких проверок, и только в 209 случаях нарушений не нашли.

По результатам выездных проверок было начислено более 349 млн рублей дополнительных платежей, включая налоги, налоговые санкции и пени.

6. Если моей фирме доначислили налоги, есть ли шанс оспорить решение?

Конечно. Всегда есть шанс выиграть налоговый спор. Например, в первом полугодии 2015 года по данным Судебного департамента при Верховном суде в половине таких случаев решение было принято в пользу налогоплательщика.

7. С чего начать подготовку к суду?

В первую очередь нужно выявить те сделки, по которым предположительно могут быть доначисления. Например, совершенные без явной экономической выгоды, с ценой, значительно отличающейся от рыночной или исключительно с целью налоговой экономии, а также заключенные с фирмами-однодневками или взаимозависимыми лицами.

Затем нужно будет проверить правильность оформления первичной документации по рискованным договорам и обязательно устранить ошибки, если они есть. После этого можно приступать к подготовке обоснований.

В своей аргументации вы можете опираться на разъяснения ФНС и Минфина России. Не стоит опасаться возможных противоречий и неопределенностей в законах, так как в ходе судебного процесса все они трактуются в пользу налогоплательщика. Также полезно изучить судебную практику. Стоит иметь в виду, что в настоящее время все чаще суды рассматривают не сделки по отдельности, а совокупные налоговые последствия деятельности фирмы в целом.

Желательно, чтобы ваши сотрудники и контрагенты также были готовы к возможным контактам с сотрудниками ФНС.

8. Как лучше подготовить сотрудников и контрагентов?

Персонал необходимо попросить уведомить вас о полученных вызовах на допрос, так как на допросе сотрудников обязательно должен присутствовать юрист, предоставленный компанией. Помимо этого, полезно предварительно обсудить с кадрами возможные вопросы и ответы на них.

Работа с контрагентами должна быть направлена в первую очередь на тех из них, которые могут быть расценены сотрудниками налоговой службы как фирмы-однодневки. Вам нужно постараться убедить их предоставить документы по запросу из налоговой, а так же устранить возможные противоречия в документации компаний.

9. Как мне построить защиту в суде?

При обосновании чистоты сделок в суде активные доводы будут гораздо более эффективны, нежели пассивные. Например, если, по вашему мнению, ФНС неверно оценила стоимость одной из сделок, будет лучше, если вы представите суду результаты альтернативной оценки, показывающей экономическую состоятельность вашего решения (активный довод).

Конечно, вы также можете использовать пассивный довод, например, указать на нарушения при оценке, но такой довод с меньшей вероятностью будет принят судом.

Материалы по теме:

«Додо Пицца» подала в суд на Delivery Club после отказа от работы с агрегатором

Разработчиков софта обяжут раскрывать исходный код при госзаказах

В России разработали правила работы мессенджеров

Курс биткоина обвалился на 16% из-за решения властей США

Власти помогут фермерам с дронами и интернетом вещей

Искусственный интеллект в суде, боты-юристы и краудфандинг правовых споров – как начинается LegalTech-революция

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter