Что значит оплата по сканам?

Содержание

1 29.05.18 – Оплата по скану договора. Безопасно и законно ли?!
2 Агентство Бизнес-Нововведений
- 2.1 Решаем юридические и финансовые вопросы
3 Оплата по сканам
4 помогите с ати
5 Оплата грузоперевозок
6 Оплата по скану договора
- 6.1 Что говорит закон
- 6.2 Как обмениваться сканами

Содержание

29.05.18 – Оплата по скану договора. Безопасно и законно ли?!

К сожалению, в современном мире времени катастрофически не хватает, поэтому очень часто компании заключают договоры, обмениваясь сканами подписанных документов.

Давайте разберемся, когда так можно делать, а когда не стоит.

Что говорит закон

Гражданский кодекс нам говорит, что все сделки должны заключать в письменной форме, то есть путем составление документы и его подписания. К сожалению, на словах договориться нельзя.

При этом закон не запрещает нам заключать договоры, обмениваясь письмами, в том числе электронными документами, с одним лишь ограничением:

Должна быть возможность установить, что документы был направлен одной из сторон договора. Например: Компания ООО «Дельта» отправила подписанный скан договора компании «Плюс» по электронной почте. Если возникнет спор, и компания ООО «Дельта» будет оспаривать договор, то ООО «Плюс» должна доказать, что почта принадлежит компании ООО «Дельта».

Однако есть исключения, когда все сделки требуют исключительно письменной формы:

Сделка подлежит нотариальному удостоверению (например: Завещание)
Сделка требует государственной регистрации (например: Покупка недвижимости)

Для остальных сделок не требуется, что руководитель ехал в другой город, подписывал договор. Достаточно подписать, отсканировать и направить второй стороне.

Как правильно обменивать документами

Компании могу долго работать путем обмена договорами по электронной почте, платить по счетам, отгружать товары или выполнять работы. Законно таких документов будет проверять только тогда, когда возникнет спор, и стороны передадут его на рассмотрение в суд.

Лучше не ждать когда наступит судебное разбирательство и заранее позаботиться о законности документов.

Существует 2 способа:

Электронная цифровая подпись. Тут должно быть все понятно, компания оформляет электронную цифровую подпись и подписывает ей все документы.
Прописать в самом договоре, что электронная версия документа равнозначна бумажной версии.

Во втором случае мы рекомендуем:

В тексте договора (или счет договора) прописать, что электронные версии документов равны бумажным. Пример формулировки: «Стороны договорились, что допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложениями к нему, актами, уведомлениями и другими юридически значимыми для сторон уведомлениями по адресам электронной почты, известные Сторонам на момент заключения настоящего договора и/или ставшие им известными в ходе его исполнения. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями Сторон»
В текст договора (или счет договора) указать, что стороны обеспечивают конфиденциальность доступов к электронной почте. Пример формулировки: «Каждая сторона принимает на себя обязательство сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте (логин и пароль) и не передавать их третьим лицам»
Обозначить в договоре электронные почты Сторон: Пример: «Уполномоченные представители Стороны 1: ФИО, телефон, адрес электронной почты. Уполномоченные представители Стороны 2: ФИО, телефон, адрес электронной почты»
В таком порядке рекомендуем уполномочить всех представителей Сторон, например: Руководителя, менеджера, ответственного за приемку товара или работы и так далее.
В тексте электронного письма обязательно указывать реквизиты направляемых документов. Например: Во вложении направляю Вам подписанный скан договора № 01-2018 от 01.01.2018 между ООО «Дельта» и ООО «Плюс» на поставку электротоваров.

С какой почты лучше обмениваться документами

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на доменное имя компании, например: @lextep.ru. В этом случае, компания заключает договор с продавцом доменных имен и тогда понятно, что все, кто пишет с указанного адреса, являются сотрудниками компании.

Важно, чтобы вся переписка велась не только с доменного имени компании, но и от имени уполномоченного человека. Если в договор не внесли уполномоченное лицо, можно попросить выслать с почтового адреса директора скан доверенности на нового сотрудника, который уполномочен вести электронную переписку по договору и подписывать необходимые документы.

В противном случае, есть риск, что договор могут признать незаключенным.

Как быть, если в договоре нет условия об обмене документами по электронной почте

Такое бывает, что договор уже заключен, например, является рамочным, но в договоре нет условия об обмене документами по электронной почте. В таком случае есть два выхода:

Заключить дополнительное соглашение к договору о внесении соответствующих условий.
Согласно гражданскому кодексу, если сторона приняла исполнение по договору, например, подписала товарную накладную или оплатили счет, то она не может оспаривать договор на предмет его незаключенности.
Если стороны ранее работали по сканам договоров, то, скорее всего, суд встанет на сторону потерпевшей стороны и не признает договор незаключенным.

Подведем итоги

Работать по скан версия договоров можно, но с соблюдением следующих условий:

В договоре должно быть условие о возможности обмена документами по электронной почте;
В договоре должны быть зафиксированы электронные адреса компаний;
Сотрудники, ведущие переписку по электронной почте, должны быть уполномочены;
В тексте письма обязательно указывать реквизиты направляемого документа;
Доменный адрес желательно должен принадлежать компании.

Агентство Бизнес-Нововведений

Решаем юридические и финансовые вопросы

Оплата по сканам

Оплата грузоперевозок

Оплата грузоперевозки в нашей транспортной компании, так как мы работаем и с физическими, и с юридическими лицами, возможна самыми разнообразными способами. Предлагаем Грузовладельцам широкий выбор вариантов внесения денежных средств. Для Вас – как безнал с НДС, так и расчет наличными или перевод с карты. Оплачивайте максимально удобным образом!

Расчет стоимости перевозки: Параметры

Вы не указали ни одного параметра

Спасибо за обращение!

Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.

Если это первая грузоперевозка груза, оплата производится до начала загрузки. При следующих поездках Вам достаточно внести лишь 50% предоплаты на заправку транспорта! Полное погашение стоимости рейса – только после прибытия машины на выгрузку. Мы не берем денег за еще не оказанные услуги! Для постоянных Клиентов действуют индивидуальные тарифные планы и сроки погашения.

Оплата перевозки грузов

Частная перевозка груза – оплата доступна наличными деньгами. В этом случае половина суммы передается водителю по прибытии автомобиля на загрузку. Остальная часть оплачивается, когда машина прибывает на адрес разгрузки. Возможен расчет с прибывающим на погрузку/выгрузку представителем экспедитора.

Оплата перевозки груза банковской картой вносится путем перевода на указанные в договоре-заявке реквизиты. Для подтверждения платежа, пожалуйста, направьте логистам фирмы по E-mail уведомление или скан чека с отметкой банка, указав в комментарии свою фамилию, дату рейса.

Оплата доставки груза

Счет на оплату грузоперевозок может быть выставлен с НДС / без. Платеж производится по скану, оригинал, заверенный росписью и печатью, высылается Клиенту в течение недели Почтой России. Постоянным Заказчикам, находящихся в Москве-Петербурге, доступна отправка платежных документов, накладных курьером. Получателю передается следующий комплект документации:

1С-Счет за оказание транспортных услуг (просим уведомлять заранее, если для бухгалтерии необходима точная формулировка позиций!).
Акт, заверенный росписью-печатью.
Счет-фактура (напоминаем, что ряд допуслуг, включая грузострахование, не облагается налогом на добавленную стоимость).

Бланк оплаты грузоперевозок оформляется по запросу бухгалтерии, и может быть направлен Заказчику Почтой России или курьером для экономией Вашего времени. Подтверждайте транспортно-логистические расходы документально! Пользуйтесь быстрым прозрачным документооборотом!

помогите с ати

Направл. Транспорт Вес,т / объём,м3, груз Загрузка Разгрузка Ставка, руб
RUS
510 км
тент.
загр:задн. выгр:задн.
3,5 / — догруз
Стройматериалы
Екатеринбург
ул.Дагестанская
13 мар
Магнитогорск
Челябинская область
6000 с НДС (11,8 р/км)
6000 без НДС (11,8 р/км)
прям.дог.
озвуч.ставка
«Тандем Авто», ООО
(ID:589008, эксп-перев, Челябинск)
(р22)
Отправить ICQ#:398903763, TELE2 +7(904)3039714, Дарья
сделать заметку изм.:21:38 доб.:18:44
груза нет жалоба
RUS
472 км
тент.
загр:задн. выгр:верх.
4 / — догруз
Изделия из металла
Березовский
Свердловская область
16 км от Екатеринбург
13 — 14 мар
Белорецк
Республика Башкортостан
87 км от Магнитогорск
запрос
озвуч.ставка
Примечание: Оплата на карту по сканам ФТТН и квитку!
ПСК, ООО
(ID:555007, гр/вл.-пер, Челябинск)
(р23)
Отправить ICQ#:652148817, факс: +7(351)2777567 +7(351)2777567,102, TELE2 +7(908)0490750, Наталья
сделать заметку изм.:20:52 доб.:13:53
груза нет жалоба
RUS
617 км
тент.
загр:верх.
2,3 / —
Труба тонкая d57
ДxШxВ,м:9×0,5×0,5 пачк,шт.1
Екатеринбург
12 — 13 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
10000 на карту (16,2 р/км)
на выгр.
озвуч.ставка
Комбинат Сатис, ООО
(ID:530904, грузовл., Саров (Закрытый))
(р43)
Отправить факс: +7(831)2613349 МегаФон +7(831)4237049, МегаФон +7(929)0537049, Дмитрий
сделать заметку изм.:20:20 доб.:16:33
груза нет жалоба
RUS
762 км
тент.
0,8 / 2
Мебель
Екатеринбург
Дагестанская 41
готов
9:00-16:00
Кугарчи
Республика Башкортостан
С. Исимово школа
270 км от Магнитогорск
9:00-18:00
3 тыс.руб нал (3,9 р/км)
на выгр.
озвуч.ставка
РИАН, ООО
(ID:651580, грузовл., Уфа)
Отправить МТС +7(917)7629016, Рената
Отправить МТС +7(917)4018350, Любовь
сделать заметку изм.:18:51 доб.:12:42
груза нет жалоба
RUS
785 км
путь: 802 км
тент.
загр:бок. задн. выгр:бок. задн.
1,5 / —
РТИ
Д,м:2,5
Среднеуральск
Свердловская область
17 км от Екатеринбург
готов
Гай
Оренбургская область
276 км от Магнитогорск
запрос
прям.дог.
озвуч.ставка
Вега , ООО
(ID:179213, эксп-перев, Екатеринбург)
(р102)
Отправить ICQ#:645070430, +7(343)3795076, МегаФон +7(922)1411207, Светлана
сделать заметку изм.:18:47 доб.:13:15
груза нет жалоба
RUS
785 км
путь: 802 км
тент.
загр:бок. выгр:бок.
1,5 / —
Изделия из резины
Среднеуральск
Свердловская область
17 км от Екатеринбург
12 — 13 мар
Гай
Оренбургская область
276 км от Магнитогорск
4500 с НДС (5,7 р/км)
4500 без НДС (5,7 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: 2,5 м по полу
ТК «РСК-Транс», ООО
(ID:412688, гр/вл.-пер, Новосибирск)
(р121)
Отправить ICQ#:614736932, факс: +7(383)3621344 +7(383)3621344, Билайн +7(903)9039920, Екатерина
сделать заметку изм.:16:57 доб.:5 мар
груза нет жалоба
RUS
617 км
тент.
загр:верх. выгр:верх.
2,3 / — возм.догруз
Трубы
Д,м:12
Екатеринбург
12 — 13 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
8000 на карту (13 р/км)
предопл.50%
озвуч.ставка
ООО «Лев» (Мирошин Игорь Валерьевич, ИП)
(ID:199398, перев., Первоуральск)
(р71, нп1)
Отправить ICQ#:656314034, факс: +7(3439)668838 +7(3439)668838, МТС +7(912)6905390, Ксения
сделать заметку изм.:16:41 доб.:11:19
груза нет жалоба
RUS
267 км
тент.
загр:задн. выгр:задн.
0,1 / 1 догруз
Оборудование и запчасти
Екатеринбург
Трасса Тюмень-Екатеринбург
12 — 14 мар
Златоуст
Челябинская область
247 км от Магнитогорск
500 нал (1,9 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: Забрать с трассы комплекс «Березовая роща» пластик.накладку на дверь.Расчет на выгрузке сразу.
Волокитина Ирина Анатольевна, ИП
(ID:506979, перев., Златоуст)
(р11, нп1)
Отправить МТС +7(919)3403719, Волокитина Ирина
сделать заметку изм.:15:12 доб.:11 мар
груза нет жалоба
RUS
617 км
тент.
загр:верх.
2 / 20 догруз
Изделия из металла
Екатеринбург
12 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
8000 с НДС (13 р/км)
7000 без НДС (11,3 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: Оплата по безналу быстро
ТЛК «УралАвтоЛогистик», ООО
(ID:215414, гр/вл.-пер, Первоуральск)
(р157, п1)
Отправить ICQ#:407014382, +7(3439)297988, МегаФон +7(922)1411004, Любовь Александровна
сделать заметку доб.:11:17
груза нет жалоба
Выделенные заявки: Распечатать Скрыть выделенные заявки.
Выводить строк:
— Нет встречных предложений. Возможно встречное предложение ставки.
— Нет встречных предложений. Заявка не предполагает торга.
— Есть встречные предложения.
Создать заметку — Создать заметку

Что говорит закон

Должна быть возможность установить, что документы был направлен одной из сторон договора. Например: Компания ООО «Дельта» отправила подписанный скан договора компании «Плюс» по электронной почте. Если возникнет спор, и компания ООО «Дельта» будет оспаривать договор, то ООО «Плюс» должна доказать, что почта принадлежит компании ООО «Дельта».

Однако есть исключения, когда все сделки требуют исключительно письменной формы:

Сделка подлежит нотариальному удостоверению (например: Завещание)
Сделка требует государственной регистрации (например: Покупка недвижимости)

Как правильно обменивать документами

Лучше не ждать когда наступит судебное разбирательство и заранее позаботиться о законности документов.

Существует 2 способа:

Электронная цифровая подпись. Тут должно быть все понятно, компания оформляет электронную цифровую подпись и подписывает ей все документы.
Прописать в самом договоре, что электронная версия документа равнозначна бумажной версии.

Во втором случае мы рекомендуем:

В тексте договора (или счет договора) прописать, что электронные версии документов равны бумажным. Пример формулировки: «Стороны договорились, что допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложениями к нему, актами, уведомлениями и другими юридически значимыми для сторон уведомлениями по адресам электронной почты, известные Сторонам на момент заключения настоящего договора и/или ставшие им известными в ходе его исполнения. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями Сторон»
В текст договора (или счет договора) указать, что стороны обеспечивают конфиденциальность доступов к электронной почте. Пример формулировки: «Каждая сторона принимает на себя обязательство сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте (логин и пароль) и не передавать их третьим лицам»
Обозначить в договоре электронные почты Сторон: Пример: «Уполномоченные представители Стороны 1: ФИО, телефон, адрес электронной почты. Уполномоченные представители Стороны 2: ФИО, телефон, адрес электронной почты»
В таком порядке рекомендуем уполномочить всех представителей Сторон, например: Руководителя, менеджера, ответственного за приемку товара или работы и так далее.
В тексте электронного письма обязательно указывать реквизиты направляемых документов. Например: Во вложении направляю Вам подписанный скан договора № 01-2018 от 01.01.2018 между ООО «Дельта» и ООО «Плюс» на поставку электротоваров.

помогите с ати

Опции темы

Поиск по теме

[QUOTE=Илья71rus;1152084219]Что это за ноу хау в АТИ http://www.ati.su/RushHours.aspx[/
Такая хрень выскакивает когда сайт перегружен,вводят ограничения на запросы

RUS
230 км
закр., реф., терм.
загр:задн. выгр:задн.
2 / 25 догруз
ТНП
Барнаул
2 мар
Новосибирск
запрос
на выгр.
мужики, подскажите контакты. Заранее спасибо

У кого есть доступ посмотрите пожалуйста контакты Волгоград (Ерзовка)-Ахтубинск, заранее спасибо.

89616635436 Саша, оплата с НДС , все 4 звезды красные.

На конец марта нету там чего нибудь с иркутскс в красноярск, на мою маленькую машинку

А что значит 4 звезды красные.

Претензий много, в смысле неблагонадежный. Отработаешь , а денег не получишь

Направл. Транспорт Вес,т / объём,м3, груз Загрузка Разгрузка Ставка, руб

RUS
510 км
тент.
загр:задн. выгр:задн.
3,5 / – догруз
Стройматериалы
Екатеринбург
ул.Дагестанская
13 мар
Магнитогорск
Челябинская область
6000 с НДС (11,8 р/км)
6000 без НДС (11,8 р/км)
прям.дог.
озвуч.ставка
“Тандем Авто”, ООО
(ID:589008, эксп-перев, Челябинск)
(р22)

Отправить ICQ#:398903763, TELE2 +7(904)3039714, Дарья
сделать заметку изм.:21:38 доб.:18:44
груза нет жалоба

RUS
472 км
тент.
загр:задн. выгр:верх.
4 / – догруз
Изделия из металла
Березовский
Свердловская область
16 км от Екатеринбург
13 – 14 мар
Белорецк
Республика Башкортостан
87 км от Магнитогорск
запрос
озвуч.ставка
Примечание: Оплата на карту по сканам ФТТН и квитку!
ПСК, ООО
(ID:555007, гр/вл.-пер, Челябинск)
(р23)

Отправить ICQ#:652148817, факс: +7(351)2777567 +7(351)2777567,102, TELE2 +7(908)0490750, Наталья
сделать заметку изм.:20:52 доб.:13:53
груза нет жалоба

RUS
617 км
тент.
загр:верх.
2,3 / –
Труба тонкая d57
ДxШxВ,м:9×0,5×0,5 пачк,шт.1
Екатеринбург
12 – 13 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
10000 на карту (16,2 р/км)
на выгр.
озвуч.ставка
Комбинат Сатис, ООО
(ID:530904, грузовл., Саров (Закрытый))
(р43)

Отправить факс: +7(831)2613349 МегаФон +7(831)4237049, МегаФон +7(929)0537049, Дмитрий
сделать заметку изм.:20:20 доб.:16:33
груза нет жалоба

RUS
762 км
тент.
0,8 / 2
Мебель
Екатеринбург
Дагестанская 41
готов
9:00-16:00
Кугарчи
Республика Башкортостан
С. Исимово школа
270 км от Магнитогорск
9:00-18:00
3 тыс.руб нал (3,9 р/км)
на выгр.
озвуч.ставка
РИАН, ООО
(ID:651580, грузовл., Уфа)
Отправить МТС +7(917)7629016, Рената
Отправить МТС +7(917)4018350, Любовь
сделать заметку изм.:18:51 доб.:12:42
груза нет жалоба

RUS
785 км
путь: 802 км
тент.
загр:бок. задн. выгр:бок. задн.
1,5 / –
РТИ
Д,м:2,5
Среднеуральск
Свердловская область
17 км от Екатеринбург
готов
Гай
Оренбургская область
276 км от Магнитогорск
запрос
прям.дог.
озвуч.ставка
Вега , ООО
(ID:179213, эксп-перев, Екатеринбург)
(р102)
Отправить ICQ#:645070430, +7(343)3795076, МегаФон +7(922)1411207, Светлана
сделать заметку изм.:18:47 доб.:13:15
груза нет жалоба

RUS
785 км
путь: 802 км
тент.
загр:бок. выгр:бок.
1,5 / –
Изделия из резины
Среднеуральск
Свердловская область
17 км от Екатеринбург
12 – 13 мар
Гай
Оренбургская область
276 км от Магнитогорск
4500 с НДС (5,7 р/км)
4500 без НДС (5,7 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: 2,5 м по полу
ТК “РСК-Транс”, ООО
(ID:412688, гр/вл.-пер, Новосибирск)
(р121)

Отправить ICQ#:614736932, факс: +7(383)3621344 +7(383)3621344, Билайн +7(903)9039920, Екатерина
сделать заметку изм.:16:57 доб.:5 мар
груза нет жалоба

RUS
617 км
тент.
загр:верх. выгр:верх.
2,3 / – возм.догруз
Трубы
Д,м:12
Екатеринбург
12 – 13 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
8000 на карту (13 р/км)
предопл.50%
озвуч.ставка
ООО “Лев” (Мирошин Игорь Валерьевич, ИП)
(ID:199398, перев., Первоуральск)
(р71, нп1)

Отправить ICQ#:656314034, факс: +7(3439)668838 +7(3439)668838, МТС +7(912)6905390, Ксения
сделать заметку изм.:16:41 доб.:11:19
груза нет жалоба

RUS
267 км
тент.
загр:задн. выгр:задн.
0,1 / 1 догруз
Оборудование и запчасти
Екатеринбург
Трасса Тюмень-Екатеринбург
12 – 14 мар
Златоуст
Челябинская область
247 км от Магнитогорск
500 нал (1,9 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: Забрать с трассы комплекс “Березовая роща” пластик.накладку на дверь.Расчет на выгрузке сразу.
Волокитина Ирина Анатольевна, ИП
(ID:506979, перев., Златоуст)
(р11, нп1)

Отправить МТС +7(919)3403719, Волокитина Ирина
сделать заметку изм.:15:12 доб.:11 мар
груза нет жалоба

RUS
617 км
тент.
загр:верх.
2 / 20 догруз
Изделия из металла
Екатеринбург
12 мар
Стерлитамак
Республика Башкортостан
298 км от Магнитогорск
8000 с НДС (13 р/км)
7000 без НДС (11,3 р/км)
озвуч.ставка
Примечание: Оплата по безналу быстро
ТЛК “УралАвтоЛогистик”, ООО
(ID:215414, гр/вл.-пер, Первоуральск)
(р157, п1)

Отправить ICQ#:407014382, +7(3439)297988, МегаФон +7(922)1411004, Любовь Александровна
сделать заметку доб.:11:17
груза нет жалоба
Выделенные заявки: Распечатать Скрыть выделенные заявки.
Выводить строк:
– Нет встречных предложений. Возможно встречное предложение ставки.
– Нет встречных предложений. Заявка не предполагает торга.
– Есть встречные предложения.
Создать заметку – Создать заметку

Оплата грузоперевозок

Вы не указали ни одного параметра

Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.

1С-Счет за оказание транспортных услуг (просим уведомлять заранее, если для бухгалтерии необходима точная формулировка позиций!).
Акт, заверенный росписью-печатью.
Счет-фактура (напоминаем, что ряд допуслуг, включая грузострахование, не облагается налогом на добавленную стоимость).

Уважаемые Грузовладельцы! В случае необходимости предоставления дополнительных документов, относящихся к товару или грузодоставке, просим ставить в известность логистов компании по телефону, либо указывать в поле “Комментарий” онлайн-заявки!

Быстро и удобно оплачивайте поездки на “Новом Уровне”!

Оплата по скану договора

Часто компании начинают работать по скану договора. Так быстрее, чем ждать оригиналов. Проблема возникает, если один партнер вдруг говорит, что договор не подписывал, платить не будет, а скан — фиговый листок.

Вместе с адвокатом Романом Норманом мы изучили законы и судебную практику по этому вопросу. В целом работать по сканам можно. Но есть нюансы.

Что говорит закон

По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:

должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

сделка должна быть нотариально заверена;
договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Как обмениваться сканами

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.

Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

подписывать электронные документы электронной подписью;
прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.

С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:

Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела

прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;

Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

Всё, что нужно для бизнеса

Дело Модульбанка — это издание о бизнесе. Мы рассказываем обо всём, что нужно знать российскому предпринимателю: какие вышли новые законы, как проходить проверки в разных инстанциях, как не получить штрафов.