Учет наличных денежных средств в кассе предприятия

Учет денежных средств в кассе организации

Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.

Касса (итал. cassa от лат. сарса – вместилище, ящик) – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.

Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций») юридическое лицо обязано хранить свободные денежные средствами, сверх установленного лимита остатка наличных денег, на банковских счетах в банках.

Как правило, организации (участники платежной системы) производят расчеты с другими экономическими субъектами по своим обязательствам через банки (Общая часть Положения о платежной системе Банка России) или организацию, входящую в систему Банка России (п.З Указаний Банка России «О порядке ведения кассовых операций»).

Несмотря на то что Закон «О бухгалтерском учете» позволяет организациям разрабатывать и применять свои собственные формы первичных документов, есть формы документов, которые обязательны к применению всеми хозяйствующими субъектами. Речь идет о формах документов, обязательность применения которых установлена какими-либо нормативными актами <Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

В частности, обязательными к использованию всеми организациями и предпринимателями остаются формы первичных документов, применяемых для отражения кассовых операций <Письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03- 06/1/5971).

В соответствии с Указаниями Банка «О порядке ведения кассовых операций» для отражения кассовых операций должны применяться унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 05.01.2004 N 1: тов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

• 7
• – кассовая книга (форма 0310004);
• – приходный кассовый ордер (форма 0310001);
• – расходный кассовый ордер (форма 0310002);
• – расчетно-платежная ведомость (форма 0301009);
• – платежная ведомость (форма 0301011);
• – книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005).

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге, записи в которой осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель) (п.4.6 Указаний Банка «О порядке ведения кассовых операций»).

Что касается индивидуальных предпринимателей, то они могут не оформлять кассовые документы, в том числе, кассовую книгу (п 4.1, 4.6 Указаниями Банка «О порядке ведения кассовых операций»). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка наличных денег в кассе. Лимит организация устанавливает самостоятельно – на основании специального расчета, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. Лимит можно устанавливать в целых рублях, округляя копейки по правилам математики (.Письмо ФНС России от 6 марта 2014 г. N ЕД-4-2/4116@). При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки соблюдение кассовой дисциплины не контролируют, поэтому размер лимита согласовывать с ними не требуется.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и социальных пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если для организации эти дни являются рабочими (например, магазины).

Если лимит остатка наличных денег не утвержден организацией, он считается равным нулю. В этом случае организация обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

Лимит необходимо определять по одной из двух формул.

1. Если организация получает наличную выручку

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег;

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);

Nc – период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Пример ООО «Альфа» (розничная торговля, режим работы с 9-00 до 21-00, выходной – воскресенье). Денежная выручка за октябрь 1 200 000 рублей, за ноябрь 1 250 000 рублей, за декабрь 1 350 000 рублей. Итого за 3 месяца (92 дня) – 3 800 000 рублей. Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов. Лимит кассы будет равен 82 000 руб. (3 800 000 : 92 дн. х 2 дн.)

2. При отсутствии поступлений наличных денег

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы;

Р – расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней);

Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит 800 000 руб. (2 000 000 руб. : 5 раб. дн. х 2 раб. дн.).

Пример ООО «Бетта» (услуги, режим работы с 9-00 до 18-00, выходной – суббота, воскресенье). Денежные затраты за неделю (5 дней) – 20 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней. Лимит кассы будет равен 28 000 руб. (20 000 : 5 дн. х 7 дн.)

Каждое обособленное подразделение организации ведет свою кассовую книгу (Письмо Банка России от 4 мая 2012 г. N 29-1-1-6/3255) и самостоятельно устанавливает лимит. Лимит остатка наличных денег по организации в целом определяется с учетом наличных денег, хранящихся в этих подразделениях. При этом организация ведет общую кассовую книгу, в которой представлены кассовые операции всех подразделений.

Если в кассе останутся наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 руб. Одновременно на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (cm. 15.1 КоАП РФ).

Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги.

При расходовании денег необходимо соблюдать Указание Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У. В соответствии с данным Указанием индивидуальные предприниматели и юридические лица, между которыми установлены договорные отношения, не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, за исключением следующих целей:

• – выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• – оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• – выдачи наличных денег работникам под отчет;
• – возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;
• – выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована на сумму- от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (cm. 15.1 КоАП РФ).

Выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п.6.3 Указаний Банка «О порядке ведения кассовых операций»).

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов (п.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ).

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса» (на субсчетах 50-1 «Касса организации» и 50-2 «Операционная касса»). Сальдо по этим субсчетам показывает остаток в кассе организации наличных денежных средств в рублях, а также остаток наличных денежных средств в иностранной валюте по курсу Банка России, действующему на отчетную дату (если производятся кассовые операции с иностранной валютой) <Инструкция по применению Плана счетов, п. п. 5, 7, 8 ПБУ 3/2006).

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств из кассы организации.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам <Инструкция по применению Плана счетов. Счет 50 «Касса»).

Приход наличных денег в кассу отражают по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, должны быть оприходованы проводкой:

Дебет 50 Кредит 51

– поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Расход наличных из кассы отражают по кредиту счета 50. Операции по

расходованию денежных средств отражают записью:

Дебет 70 (71. ) Кредит 50

– выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы и т.д.).

Сроки проведения инвентаризации кассы определяются экономическим

субъектом в порядке, аналогичном для сроков проведения инвентаризации других активов организации. Инвентаризация кассы проводится не реже чем один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. В течение года могут проводиться внеплановые (внезапные) проверки. Срок проведения таких проверок заранее не известен и конкретизируется приказом об инвентаризации кассы, составленным, например, по форме N ИНВ-22. В положении об инвентаризации могут устанавливаться сроки плановых проверок кассы, а также количество внезапных ревизий кассы в течение года.

Обнаруженные в кассе недостачи (Д-т сч. 94 К-т сч. 50) относятся на кассира (Д-т сч. 73 К-т сч. 94), а излишки приходуются в доход предприятия (Д-т сч. 50 К-т сч. 91).

Проверки кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Банки в этих контрольных мероприятиях не участвуют.

1. Учет денежных средств в кассе.

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. №40.

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное МОЛ – кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другими лицами. Дирекция предприятия обязана создавать необходимые условия для сохранности ценностей в кассе.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе. Это: платежные или расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки.

Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые – остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим ее банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.

Организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 000 руб. Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита.

Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы от 3 до 5 дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдаются квитанцию которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе является поступление их с расчетных счетов в банках. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и др.

Для получения наличных денег с расчетного счета учреждения банка выдают предприятиям на основании специальных заявлений чековые книжки, в которых заранее все чеки пронумерованы, на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. Чек выписывается как правило на кассира, не допускается выдавать чеки на предъявителя.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — суммы выданных наличных денежных средств и денежных до­кументов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.).

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов — авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых состав­ляется отчет о движении денежных документов.

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.

Рассмотрим порядок учета на счете 50.

Дт 50 Кт 51 – поступили денежные средства в кассу с расчетного счета.

Дт 50 Кт 71 – оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц.

Дт 50 Кт 66 – поступили деньги в порядке краткосрочного кредита (займа)

Дт 50 Кт 55 – поступили деньги в кассу со специального счета в банке

Дт 50 Кт 90/1 – поступила выручка от реализации продукции, работ и услуг в кассу организации

Дт 70 Кт 50 – выдана заработная плата из кассы

Дт 71 Кт 50 – выданы деньги подотчетным лицам

Дт 26 Кт 50 – оплачены мелкие общехозяйственные расходы из кассы

Дт 51 Кт 50 – внесены деньги из кассы на расчетный счет

Дт 66 Кт 50 – внесены деньги из кассы на погашении задолженности по кредитам.

Дт 50/3 Кт 51,76 – приобретение денежных документов

Дт 26 Кт 50/3 – использование марок на общехозяйственные расходы

Дт 50,51 Кт 50/3 при реализации путевок.

Регистром журнально-ордерной формы учета, в котором отражаются кассовые операции, является журнал-ордер 1-АПК.

Основы учет денежных средств в кассе

15 Мая 2015 Просмотров: 18940 Comments (2)

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе – минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе – это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе – НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

• Лимит денежных средств в кассе
• Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
• Два основных первичных документа кассы
• Специальный отчет по кассе.
• Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита – это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита – это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней – от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты – это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами – ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП – существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы – это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы – это:

• Приходный кассовый ордер (ПКО)
• Расходный кассовый ордер (РКО)
• Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО – зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить – выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга» – это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость» – это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе

Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет:

«Аналитический», поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный» – видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств», чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в “ОСВ по счету 50”

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО – отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.

Рекомендую обратить внимание на эти статьи:

Завершающей стадией работы главного бухгалтера является действие под названием – «закрытие месяца». БОльшая часть всех предприятий это действие совершает….

Приветствую! Сегодня мы посмотрим процесс «закрытия месяца» у реальной фирмы, оказывающей услуги. Мы посмотрим, как наша теория бух учета работает на практике.….

Сейчас у нас одна из самых обширных и местами очень сложных тем. Пожалуй, и за пять, а то и десять заходов – невозможно ее всю изучить. Сегодня мы только поговорим о….

Учет денежных средств в кассе организации

Учет кассовых операций и денежных документов регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

К синтетическому счету 50 для учета операций по видам открывают аналитические субсчета:

• 50.01 — касса организации в рублях;
• 50.02 — учет денежных средств и документов в билетных и кассах;
• 50.03 — учет денежных документов;
• 50.04 — касса платежного агента;
• 50.21 — касса организации в валюте;
• 50.23 — учет денежных документов в валюте.

Порядок ведения операций

Поступление наличных денег в организацию оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), а выдача денег — расходным ордером (форма КО-2). Каждый приходный и расходный ордер записывают в журнал регистрации ордеров (форма КО-3) и в кассовую книгу (форма КО-4). Индивидуальные предприниматели имеют право книгу не вести.

Максимально возможная сумма хранения наличных средств в кассе называется кассовый лимит. Он рассчитывается организацией самостоятельно, исходя из ежедневных объемов поступлений и выдачи наличных средств.

Индивидуальные предпринимателя и юридические лица, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, могут не устанавливать кассовый лимит, записав это в учетной политике.

Электронные кассовые ордера

Учет движения ценностей по кассе предприятия разрешается вести с использованием электронных ордеров, но для этого кассир должен иметь квалифицированную электронную подпись. Приняв деньги, кассир может не распечатывать приходный кассовый ордер, а направить квитанцию к ПКО, подписанную цифровой подписью, на электронную почту вносителя.

Расходный ордер (РКО) можно не распечатывать в том случае, если он подписан двумя цифровыми подписями — кассира и получателя наличных.

Бухгалтерский учет операций

Если в организации есть касса, бухучет осуществляется на основании ПКО и РКО. При наличии обособленных подразделений в каждом открывается кассовая книга. Копия ее ежедневно передается в головной офис.

Наиболее типичные проводки по кассовым операциям:

• Д 50.01 К 51 — сняты наличные с расчетного счета;
• Д 50.01 К 90 — поступила розничная выручка;
• Д 50.01 К 62 — получен аванс от покупателя;
• Д 50 К 71 — возврат средств подотчетным лицом;
• Д 50.01 К 73 — возврат займа работников;
• Д 50.01 К 75 — взнос учредителя;
• Д 50.04 К 76.09 — прием платежей населения в кассу платежного агента;
• Д 51 К 50 — внесены наличные на расчетный счет;
• Д 57 К 50 — инкассация наличной выручки через банковский терминал;
• Д 70 К 50 — выдана заработная плата работникам;
• Д 73 К 50 — выплачена материальная помощь работнику;
• Д 71 К 50 — выданы деньги подотчетному лицу;
• Д 94 К 50 — отражена недостача денежных средств в кассе.

Кассовые операции: как небольшой фирме организовать учет наличных денег

Начинающие бухгалтеры нередко путают понятие «касса» в значении «кассовая техника» и понятие «касса» как операции с наличными денежными средствами. Сегодня мы расскажем о том, как они соотносятся друг с другом, а также о том, как небольшой фирме организовать учет кассовых операций и как ей в этом может помочь онлайн-ККТ.

Касса и кассовая техника — не одно и то же

Из-за созвучности понятий легко перепутать значение двух терминов. С одной стороны, касса — это совокупность всех денежных операций с наличностью, то есть казна, кошелек предпринимателя или организации. С другой точки зрения, касса — это оборудование, а значит, правильнее ее именовать контрольно-кассовой техникой или машиной, ККТ или ККМ.

Касса отражает, как изменился объем денежной массы в связи с наличными поступлениями и расходами. Поступления в данном случае — это и выручка, и внесение средств собственника, и пополнение уставного капитала. Все операции, которые влияют на объем кассы, должны быть зафиксированы в документах о кассовых операциях, например, в приходном и расходном ордерах (ПКО и РКО).

ККТ также тоже отражает приход и расход денег, но только в разрезе выручки, то есть продаж или возвратов покупателю. В данном случае документом о денежной операции является фискальный чек прихода, возврата или чек коррекции. Таким образом, расчеты через онлайн-кассу — это часть всего кассового учета предприятия.

Касса — это.

Кассовые операции

Документы о проведенных операциях

Совокупность наличных денежных средств предприятия

• Приход, поступления денежных средств, например, возврат неиспользованной подотчетной суммы
• Расход денежных средств, например, выдача аванса, зарплаты

• ПКО
• РКО
• Кассовая книга

(операции на ККТ являются частью кассового учета)

• Приход, то есть получение наличных или безналичных денег от покупателя при продаже через ККТ
• Расход, например, выплата денег покупателю за возвращенный товар

• Фискальный чек прихода
• Чек возврата
• Чек коррекции

Сначала расскажем о двух разновидностях кассового учета, а затем о том, как на них влияет применение ККТ.

Как вести кассовые операции: базовый и упрощенный учет

Документы о кассовых операциях (ПКО, РКО, кассовую книгу) необходимо составлять и вести независимо от наличия ККТ в торговой точке.

«Базовый» учет

«Базовый» учет кассовых операций ведут организации и ИП, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства. Они документируют кассовые операции следующим образом:

• создают приходный кассовый ордер (ПКО) при поступлении денег в кассу;
• формируют расходный кассовый ордер (РКО) при выплате денег из кассы;
• ведут кассовую книгу, где отражают все поступления и расходы, которые зафиксированы в ПКО и РКО;
• оформляют расчетно-платежную форму № Т-49 и платежную ведомость № Т-53. Это документы для расчета и выплаты персоналу заработной платы или других вознаграждений в наличной форме;
• составляют авансовый отчет. Это делает сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданной ему авансом или потраченные из личных средств.

Кроме перечисленных документов предприятие должно иметь локальный нормативный акт (например, приказ по организации), утверждающий лимит остатка наличных денег (кассовый лимит). Документ указывает, какое количество денег может находиться в кассе в одно время. Лимит можно превышать, если это связано с выплатой наличности персоналу. Допустимый срок превышения включает день получения денег со счета, день выплаты, выходные и праздники.

Кассовый лимит организация устанавливает сама по формуле, приведенной в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У.

Упрощенный учет

Упрощенный учет введен с 1 июня 2014 года Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Подробнее о нем см. статью «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок». Такой учет могут вести те ИП и юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства (см. «Минэкономразвития разъяснило, кто относится к субъектам малого предпринимательства»). Проверить, относится ли организация к малым предприятиям, можно на сайте ФНС.

Упрощенный порядок позволяет всем субъектам малого предпринимательства не устанавливать лимит остатка денежных средств в кассе. А «малым» предпринимателям можно еще не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Обязательными документами для них являются только форма № Т-49 и ведомость № Т-53 для выплат персоналу, а также авансовый отчет.

Кассовые операции с применением ККТ

Благодаря переходу на онлайн-ККТ, изменился принцип документирования кассовых операций. С 1 июля 2017 года те, кто торгует через ККТ и отправляет данные о продажах в ФНС, могут отказаться от девяти форм кассовой отчетности. Вот перечень документов, которые пользователи онлайн-касс могут не применять:

• Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1);
• Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (КМ-2);
• Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
• Журнал кассира-операциониста (КМ-4)
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
• Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6);
• Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (КМ-7);
• Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
• Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

С внедрением онлайн-касс теперь все перечисленные документы приходят в ФНС в электронном виде автоматически.

Работа с документами, которые остались обязательными (в базовом учете), также стала проще благодаря расчетам через онлайн-кассу. Расскажем об этом подробнее.

Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

• выдача зарплаты;
• оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию.
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ.
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат.

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.
2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.
3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

Подключиться к сервису «Контур.Маркет»

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

• Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
• Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
• Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Штрафы для нарушителей

Грубые нарушения ведения бухгалтерского учета перечислены в ст. 15.11 КоАП РФ. Эта статья позволяет оштрафовать должностное лицо на сумму 5-10 тыс. рублей, а при повторном нарушении — на 10-20 тыс. рублей или дисквалифицировать на два года или меньше.

Нарушения в сфере применения ККТ описаны в ст. 14.5 КоАП РФ.

За неприменение ККТ оштрафуют:

• • должностное лицо или ИП — в размере от ¼ до ½ суммы расчета без применения ККТ, но не менее, чем на 10 тыс. рублей;
• • организацию — в размере от ¾ до полного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 тыс. рублей.

За повторное нарушение или проводку «мимо кассы» суммы от миллиона рублей штраф составит:

• должностному лицу грозит дисквалификация на 1-2 года;
• ИП и организациям — приостановление деятельности на срок до 90 суток.

За невыдачу чека выпишут предупреждение или штраф:

• должностному лицу — в размере 2 тыс. рублей;
• юрлицу — 10 тыс. рублей.

За нарушения правил применения и порядка регистрации ККТ предупредят или оштрафуют:

• должностное лицо в размере от 1,5 до 3 тыс. рублей;
• юридическое лицо — от 5 до 10 тыс. рублей.

Чтобы избежать штрафа за неприменение кассы, добровольно сообщите в налоговую инспекцию о своем нарушении. Согласно абзацу 3 п. 15 ст. 14.5 КоАП РФ вы избежите штрафа, если на момент вашего признания ФНС еще не знала о данном правонарушении.

Выполнить все требования к учету кассовых операций можно с помощью сервиса «Контур.Маркет». Сервис также обеспечивает передачу данных о пробитых чеках в ИНФС через ОФД согласно Закону № 54-ФЗ. При этом «Контур.Маркет» интегрирован с сервисом для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия», что позволяет быстро и безошибочно отражать данные о продажах в налоговом и бухгалтерском учете.