Организация кассовой дисциплины на предприятии

Кассовая дисциплина

Все предприятия на территории РФ независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ). Таким образом, за наличным оборотом предприятия устанавливается особый контроль. Все предприятия при работе с наличными денежными средствами обязаны соблюдать кассовую дисциплину, которая устанавливает следующий порядок:

• для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие должно иметь кассу, оборудованную в соответствии с технической укрепленности помещений касс предприятий и вести кассовую книгу по установленной форме;
• наличные деньги, полученные в банках, должны расходоваться на цели, указанные в чеке, по которому они получены;
• расчеты наличными деньгами между организациями должны осуществляться в пределах установленных лимитов. Согласно указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У, расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей;
• объем денежных средств, хранимый в кассе, должен соответствовать лимиту остатка кассы, установленному банками по согласованию с руководителями предприятий. Вся денежная наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в банк. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке;
• кроме оплаты труда, выплаты пособий и т.п. разрешается выдача наличных денег из кассы предприятий под отчет. При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;
• все кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Органы, контролирующие соблюдение кассовой дисциплины

В соответствии с требованиями ч. IV «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины» Порядка, обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины в коммерческих организациях возложена на банки.

Техническую укрепленность помещений касс и обеспечение условий сохранности денег на предприятиях проверяют органы внутренних дел.

Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины и создание условий сохранности денег в помещении кассы несут руководитель, главный бухгалтер и кассиры организации.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Нарушение кассовой дисциплины является административным правонарушением в области финансов. Мера ответственности за нарушение кассовой дисциплины устанавливается ст. 15.1 КоАП РФ «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций». Согласно данной статье кодекса административное наказание устанавливается за следующие правонарушения:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
• превышение лимита остатка кассы.

Нарушение перечисленных пунктов кассовой дисциплины влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей, на юридических лиц – от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Как правило, при выявлении подобных нарушений кассовой дисциплины, штраф налагается на директора и на предприятие.

Кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина – это соблюдение организациями и ИП правил ведения кассовых операций, правил расходования наличной выручки, правил хранения наличности, а также правил работы с ККТ.

Сразу хотим отметить, что кассовая дисциплина едина для всех (за исключением некоторых моментов), то есть кассовая дисциплина в 2019 году для ООО такая же, как, например, для АО.

Кассовая дисциплина в 2019 году

О правилах ведения и оформления кассовых операций мы уже рассказывали ранее. Поэтому сейчас остановимся на правилах расходования наличной выручки, хранения наличности и работы с кассовыми аппаратами.

Ведение кассовой дисциплины: расходование наличной выручки

Организациям и ИП запрещено расходовать наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У ). Но из любого правила есть исключение, поэтому вышеуказанные суммы можно использовать, например, для:

• выплат работникам (различные зарплатные выплаты и социальные выплаты);
• выдачи денег подотчетникам;
• оплаты товаров/работ/услуг (кроме ценных бумаг);
• возврата денег покупателям/заказчикам за оплаченные наличными деньгами, но возвращенные товары (невыполненные работы, неоказанные услуги).

ИП, получивший в кассу наличную выручку, может тратить ее на личные нужды.

Хранение наличных денег

Законодательно установленных требований к помещению кассы нет – они отменены еще в 2012 году. Поэтому руководитель компании/ИП сам решает, каким образом будут храниться наличные деньги в кассе (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ). Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будет указано, что наличность должна храниться в сейфе, находящемся в бухгалтерии.

Работа с ККТ

Работа с применением контрольно-кассовой техники регламентируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее – Закон).

При реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет, а также с использованием банковских карт, организации и ИП должны применять ККТ (п. 1 ст. 1.2 Закона).

Правда, в некоторых случаях можно обойтись без кассового аппарата на вполне законных основаниях. Так, к примеру, ИП, сдающие в аренду принадлежащие им жилые помещения, не обязаны применять ККТ (п. 2 ст. 2 Закона). Кроме того, ИП на ПСН, а также плательщики ЕНВД вправе в отдельных случаях работать без кассовых аппаратов вплоть до 01.07.2019 г., но при условии выдачи по требованию покупателя документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа) (ч.7.1 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). А организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению (за исключением имеющих работников организаций и ИП, оказывающих услуги общественного питания), вправе не применять ККТ также до 01.07.2019 при условии выдачи БСО (ч.8 ст.7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

Условно можно выделить несколько основных правил работы с ККТ:

– ККТ должна соответствовать определенным требованиям (ст. 4 Закона). К таким требованиям, в частности, относится наличие корпуса, заводского номера, часов реального времени, исправность аппарата;

– ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции, а в некоторых случаях необходимо перерегистрировать кассовый аппарат или снять его с учета (ст. 4.2 Закона). Стоит отметить, что законодательством не установлен срок подачи заявления в ИФНС для регистрации ККТ, но логично предположить, что зарегистрировать аппарат нужно до начала его использования;

– организация/ИП при реализации товаров (работ, услуг) за наличные обязана выдавать покупателю кассовый чек, а в случае, когда ККТ можно не применять, — бланк строгой отчетности. При этом к данным документам предъявляются определенные требования (ст. 4.7 Закона).

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрено административное наказание. Причем штраф зависит от того, какое именно нарушение было совершено организацией/ИП.

Так, например, организации грозит штраф в размере от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб. в случае (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ):

• расчета наличными деньгами с другими фирмами сверх установленного максимума;
• хранение денег в кассе сверх установленного лимита.

Что же касается несоблюдения правил работы с ККТ, то штрафы за это следующие (ст. 14.5 КоАП РФ ):

Срок давности привлечения к ответственности составляет год и исчисляется он (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ ):

• или с момента совершения нарушения;
• или с момента обнаружения длящегося нарушения (например, отсутствие ККТ у фирмы, обязанной ее применять).

Что собой представляет кассовая дисциплина на предприятии?

Кассовая дисциплина — законодательно установленные правила контроля за наличными денежными средствами, обязательные к соблюдению юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Порядок ведения кассы регламентируется Указом Банка России №3210-Н от 11.03.2014 г.

Основные правила

Все предприятия обязаны контролировать оборот своих наличных денежных средств. Чаще всего организации рассчитываются так при выдаче заработной платы, расчётах с подотчётными лицами, получении наличной выручки, передаче денег в банк для зачисления на счёт. Расчёты должны проходить строго через кассу с использованием приходных и расходных ордеров.

При получении наличной выручки компания обязана применять особое оборудование — ККТ. Это специальные счётно-суммирующие машины, предназначенные для регистрации поступающих денежных средств. С их помощью осуществляется хранение информации по произведённым торговым операциям.

Использование ККТ обязательно для всех лиц, осуществляющих продажу посредством наличного расчёта, однако есть некоторые исключения. Машины могут не применяться, если:

• лицо осуществляет такую деятельность, применение ККТ при которой затруднено, например, курьерская доставка, продажа талонов для проезда в общественном транспорте, торговля на рынках, в киосках, ларьках и тому подобное;
• лицо применяет особые бланки строгой отчётности, работая с населением и ИП, исключение не касается расчётов с юридическими лицами;
• лица находятся на ЕНВД или являются ИП, применяющими патентную систему налогообложения, при этом для расчётов они должны оформить подтверждающий принятие денег документ, чаще всего он имеет те же реквизиты, что и товарный чек.

Освобождение от применения специализированной техники не означает, что предприятие может не соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой комплекс требований, необходимых для обеспечения достоверности учёта наличных финансов:

• Все операции по кассе оформляются законодательно утверждёнными типовыми формами первичной документации.
• Наличные средства должны расходоваться только на те цели, ради которых они получены.
• Предприятие должно обеспечить надлежащие технические условия для помещений, где расположена касса.
• Организация обязана вести полный комплект кассовых документов.
• Остаток средств не должен превышать определённого фирмой лимита.
• Наличные расчёты между предприятиями должны осуществляться только в пределах законодательно установленных ограничений. На данный момент лимит одного подобного договора — 100 тыс. рублей.
• Организация обязана приказом назначить работника, ответственного за кассовые операции.
• Выдача средств сотрудникам для обеспечения нужд фирмы должна сопровождаться составлением авансового отчёта.

Более подробную информацию вы можете узнать из следующего видео:

Необходимые документы

Организации оформляют все кассовые операции с помощью следующих документов:

• Кассовая книга по форме КО-4. В неё записываются все случаи получения и выдачи денег, произведённые на основании ордеров.
• Приходный кассовый ордер. Составляется на каждые поступающие наличные денежные средства. В нём указывается назначение платежа, сумма, дата получения.
• Расходный кассовый ордер. Без этого документа выдача денег из кассы не разрешается. В нём содержится информация о том, кому и на какие цели переданы наличные средства.
• Журнал регистрации кассовых документов по форме КО-3. Все оформленные ордера регистрируются до передачи непосредственно в кассу.
• Книга учёта денежных средств по форме КО-5. В документе записывается движение наличных финансов от старшего к прочим кассирам.
• Расчётно-платежная форма №Т-49, платёжная ведомость по форме №Т-53. Оформляются при выплате заработной платы, а также выдаче денег сотрудникам по другим причинам.

Все документы должны быть обязательно оформлены на бумажном носителе. Некоторые организации для удобства также дублируют все ордера в специализированной программе автоматизированного бухгалтерского учёта.

В электронном виде документ составляется с помощью компьютера или другого специализированного программного обеспечения. Данные заносятся в базу для защиты от искажений, исправлений, сохранения информации от потери. Все документы заверяются с помощью цифровой подписи.

Кто обязан выполнять требования?

Дисциплину обязаны вести абсолютно все организации, осуществляющие расчёты с помощью наличных средств. Необходимость исполнения не зависит от:

• наличия или отсутствия у предприятия контрольно-кассового аппарата;
• выбранной системы налогообложения;
• сферы деятельности фирмы.

Компании, освобождённые от обязательного применения ККТ, всё равно должны оформлять надлежащим образом поступление и выбытие денежных средств.

Индивидуальные предприниматели до 1 июня 2015 года также обязаны были заполнять все документы. Но с изменением законодательства их деятельность была упрощена. В настоящее время они должны вести только ведомости выдачи заработной платы наёмным сотрудникам.

Ответственность за несоблюдение

Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:

• Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
• Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
• Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.

Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:

• для ответственных лиц, как правило, директора — 4-5 тысяч рублей;
• для предприятия в целом — от 40 до 50 тысяч.

Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:

• превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
• расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
• неполное отражение в документации поступивших денежных средств.

Особенности у ИП

Многие индивидуальные предприниматели не знают, как правильно вести кассу в соответствии с законодательством. Если предприниматель решил использовать упрощённую дисциплину, он должен оформить соответствующий приказ. Без него отказ от ведения полного комплекта кассовых документов является нарушением.

Указ №3210-У позволяет ИП:

• Не составлять ПКО при приёме наличных денег. При этом подтверждающими документами будут являться отчёты ККТ, БСО, чеки и тому подобное.
• Не применять РКО при передаче денежных средств. При этом выплата заработной платы осуществляется на основании платёжной ведомости.
• Не иметь кассовую книгу. Все операции, касающиеся деятельности ИП, в том числе поступление и выдача денежных средств, отражаются в книге учёта доходов и расходов. При этом взятые предпринимателем средства из кассы на личные нужды вовсе не подлежат фиксированию в КУДиР.

Также ограничены цели, на которые ИП может расходовать наличные средства. Например, невозможен расход на осуществление операций с ценными бумагами, выдачу займов, оплату кредитов и тому подобное. Полный перечень ограничений зафиксирован в Указе.

Для таких затрат рекомендуется применять банковскую карту, оформленную на физическое лицо. Также можно необходимую сумму положить на расчётный счёт, после чего снять на эти цели.

Особенности у ООО

Изменение дисциплины для субъектов малого предпринимательства включает в себя только возможность отмены лимита остатков. В других аспектах ООО обязаны придерживаться требований, определённых для юридических лиц.

Лимит или переходящий остаток — наибольшая разрешённая сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе в конце дня. Деньги сверх предела при этом необходимо сдать в банк, за исключением дней выдачи заработной платы, праздников и выходных, если в это время происходило поступление средств.

Ранее ООО обязаны были устанавливать предел остатка по кассе. Если малое предприятие игнорировало этот факт, налоговая служба признавала лимитом 0 рублей, и все установленные при проверке суммы остатков на счёте 50 считались прямым нарушением.

При этом действующий предел остатков необходимо отменить. Для этого руководитель должен составить специальный приказ. Его содержание регламентировано Указом №3210-У. Если организация ведёт бухгалтерский учёт, решение можно закрепить в учётной политике. В противном случае превышение ранее установленных лимитов является административным нарушением и наказывается штрафом.

Последние изменения 2016 года

В 2016 году учёт кассовых операций регламентируется Указом ЦБ №3210. Изменения коснулись множества важных аспектов:

• ИП и ООО могут иметь неограниченное количество наличных средств в кассе на конец дня.
• Малые предприятия имеют право не заполнять кассовую книгу, не составлять ордера.
• Срок хранения в архиве кассовых документов устанавливается только директором предприятия.
• Исключено требование о необходимости нумерации, прошивки, заверении подписью директора и печатью всех листов кассовой книги.
• Метод расчёта лимита остатков выбирается компанией самостоятельно и не зависит от источников получения средств.
• В БСО и прочие подтверждающие документы можно вносить всю дневную выручку одной суммой.

Кассовая дисциплина: необходимые документы и льготы для малого бизнеса

Предприниматели нередко путают такие понятия, как контрольно-кассовая техника и касса предприятия. Но есть и ряд других вопросов, связанных с нарушением кассовой дисциплины, организацией работы персонала и самостоятельной работой без бухгалтера.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур, дала по ним разъяснения на Контур.Конфренции, которая прошла в Москве.

Для начала разберемся в терминологии.

Касса предприятия и контрольно-кассовая техника (ККТ) – в чем отличие?

Касса предприятия — это то, что есть у каждой организации. Она регистрирует все движения наличных: выручку по итогам дня, поступление займов, выдачу подотчетных средств, выдачу зарплаты и др. Документы, непосредственно относящиеся к кассовой дисциплине, — это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и платежная ведомость.

Кассовым аппаратом пользуются те, кто непосредственно занимается приемом розничной выручки, принимает наличку и платежи через эквайринг. Кассовый аппарат регистрирует движение по выручке. Таким образом, кассовый аппарат — это часть кассы предприятия, и его главный документ — кассовый чек.

Приходный кассовый ордер (ПКО) формируется при любом приеме наличных денежных средств (при каждом поступлении денег в кассу). С его помощью оформляется итоговая сумма выручки за день, этот ПКО будет являться частью кассовой книги. Этим ПКО можно оформить возврат неиспользованных подотчетных средств от сотрудника.

Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в тех случаях, когда расходуются наличные средства кассы организации — например, выдаются деньги под отчет. Но, если вы выдаете средства своим сотрудникам из кассы в виде заработной платы, то на них просто заполняется расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы. При этом кассовый чек не выбивается. Потому что кассовый чек относится строго к расчетам, а не к взаимодействию с сотрудниками.

Кассовая книга: что это такое?

Кассовая книга — это сводный документ, в котором содержится вся информация по всем поступлениям, движениям наличных в организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (либо заменяющее его лицо) на основании каждого ПКО и РКО.

Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Но вести ее должны не все.

ИП имеют право не оформлять ПКО и РКО и могут не вести кассовую книгу (об этом говорится в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Если они хотят узаконить это право, то им нужно издать соответствующий приказ. Однако Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур, советует серьезно подумать, прежде чем принимать такое решение: когда много сотрудников, следить за наличкой непросто, чтобы как-то ее зафиксировать, лучше все же не отказываться от регистрации ПКО и РКО и ведения кассовой книги.

ИП с сотрудниками следует обратить внимание на то, что, если они выдают денежные средства из кассы в качестве выплаты заработной платы, то расчетно-платежную ведомость им придется составлять обязательно.

На что можно тратить наличную выручку?

Без ограничений наличную выручку можно тратить на:

• выплату зарплаты;
• подотчетные средства;
• выплату доходов ИП.

Лимиты распространяются на следующие расчеты (не более 100 000 руб. в рамках одного договора):

• покупка товаров или услуг;
• при возврате денежных средств за оплаченные ранее товары;
• при выдаче наличных при осуществлении операций платежным агентом.

Если оборудование стоит, например, 99 000 руб., вы можете выписать расходный кассовый ордер и купить оборудование за эти деньги. Но если стоимость в целом по договору превышает 100 000 руб. и вы расплачиваетесь наличными, это автоматически считается нарушением (Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Нарушением кассовой дисциплины также считается превышение лимита остатка в кассе (согласно ст. 15.1 КоАП штрафы на должностное лицо — от 4000 — 5000 руб.), на организацию — 40 000 — 50 000 руб.).

При работе с ККТ под нарушения попадают следующие случаи:

• ККТ не соответствует требованиям законодательства;
• вы приняли наличку и не выбили чек,
• остаток по кассе не равен сумме, отраженной в документе.

Кассовая дисциплина и льготы для малого бизнеса

В 2018 году, согласно Федеральному закону от 24.07.07 № 209-ФЗ, предприятия относятся к малому бизнесу, если соответствуют следующим критериям:

1. Численность работников не превышает 100 человек.
2. Выручка от реализации товаров, работ или услуг без учета НДС составляет не более 800 млн руб.
3. Доля участия других лиц, не относящихся к субъектам малого бизнеса, не более 49%.

Узнать, относится ли организация к субъектам малого и среднего бизнеса, можно на сайте Единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.

Представители малого бизнеса могут избежать указанные выше штрафы, если предпримут некоторые шаги.

Для этого нужно издать приказ примерно следующего содержания:

«На основании абз. 10 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У приказываю:

1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.

2. Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира Иванову И.И.»

Если вы предприниматель, то вы можете назначить ответственным себя. Если вы директор в единственном лице в организации, то можете назначить себя ответственным за исполнение этого приказа.

• Они могут исправлять кассовые документы, кроме ПКО и РКО (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Причем ошибки можно исправить и за предыдущие периоды.

Процедура внесения исправлений стандартная: зачеркиваются неверные данные и вместо них вносятся правильные. Нужно поставить подпись, указать дату, фамилию и инициалы, должность человека, который внес исправления. Если эти исправления влекут дальнейшие исправления, то последние тоже важно отразить в кассовой книге.

Как исправить кассовую книгу в электронном виде?

В электронную кассовую книгу внести исправления нельзя. Зато можно сформировать новый экземпляр кассовой книги и подписать его электронной подписью.

Организация работы сотрудников в магазине

По мере развития любой бизнес рано или поздно сталкивается с необходимостью найма новых сотрудников. Прежде чем брать на работу новых людей, определите, какие обязанности они будут выполнять для обеспечения бесперебойной работы магазина, и оцените объем работ, чтобы правильно рассчитать необходимое количество сотрудников.

Обычно в торговых компаниях помимо директора есть товаровед, кассир и бухгалтер.

В функции товароведа входят: приемка товара; проверка сопроводительной документации; организация выкладки товаров в зал; контроль количества товаров на складе, своевременный заказ новых партий, проведение инвентаризаций и ревизий.

Обязанности кассира включают: осуществление кассовых операций (он должен уметь обращаться с кассовой техникой); контроль кассовой наличности; ведение кассовой отчетности, оформление отчетных документов по кассе, инкассация денег; расчеты с клиентами по оплате товара наличными средствами и банковскими картами.

Бухгалтер осуществляет следующие операции: регистрирует хозяйственные операции компании; производит начисления и расчеты зарплаты; составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность; информирует сотрудников об изменениях в законодательстве по работе с наличными; проверяет правильность оформления внутренних отчетных документов.

Впрочем, необязательно брать бухгалтера в штат. В качестве варианта можно делегировать бухгалтерию профессионалам. Например, бухгалтерское обслуживание «под ключ», которое включает все операции с сотрудниками, сдачу отчетности и оптимизацию налогообложения, предлагает сервис Контур.Бухта. Рассчитайте, во сколько вам обойдется стоимость бухгалтерского обслуживания (тарифы автоматически подстраиваются под вас), и отправьте заявку.

Перед тем как подойти к организации работы сотрудников, важно:

• разработать должностные инструкции;
• организовать рабочие места (при организации места кассира нужно учитывать, как он принимает деньги и как устроено пространство в соответствии с требованиями);
• установить ПО (изучите, какое ПО представлено на рынке и что именно вам потребуется);
• обучить сотрудников пользоваться необходимыми для работы продуктами.

Сегодня все процессы торговой компании можно контролировать с телефона, не выходя из дома. Через интернет вы можете узнать, какое у вас количество товаров на складе, какое количество выручки к вам пришло, какие чеки на какие суммы пробиты. Есть сервисы, которые автоматически передают данные о продажах бухгалтеру. Контур.Маркет отправляет данные о продажах в сервисы Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, благодаря этой интеграции проще рассчитывать налог, вести книгу учета доходов и соблюдать кассовую дисциплину. Также Контур.Маркет интегрируется с учетной системой 1C.

Как вести бухучет кассовых операций

Расчеты наличными деньгами, несмотря на множество вариантов безналичных расчетов, остаются все так же актуальны. Они учитываются в организациях на активном счете 50 «Касса». Бухгалтеру, кроме стандартных проводок и привычных форм первичных документов по кассе, приходится учитывать и изменения законодательства, и введение в обиход кассовых операций технических новшеств – онлайн-касс (кстати, не так давно собрали горячий ТОП-10 вопросов про онлайн-кассы), уделять внимание возникающим в бухучёте нюансам: соблюдение кассовой дисциплины всегда строго контролируется государством.

Общие положения и нюансы

Порядок ведения кассовых операций определен один и тот же вне зависимости от вида деятельности и правовой формы хозяйствующего субъекта. Он содержится в указании №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ.

Для некоторых участников рынка определен упрощенный порядок учета кассы. Это:

• фирмы малого бизнеса и микро-бизнеса;
• ИП.

И те и другие освобождены от обязанности расчета кассового лимита, а предприниматели могут вообще не вести кассовый учет, т.е. не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, не заполнять кассовую книгу. Тем не менее специалисты советуют предпринимателям вести кассовый учет, поскольку на практике эти данные часто используются (например, при оформлении банковского кредита, в случае спорных ситуацией, связанных с выдачей наличных). При этом ИП должны вести учет доходов (расходов), физических показателей для целей НУ (письмо ФНС №ЕД-4-2/13338 от 9/07/14 г.).

Учет наличности состоит из:

• учета прихода и расхода по кассе с заполнением приходных и расходных кассовых ордеров (ф. КО-1, КО-2);
• хранения наличности;
• установления и соблюдения лимита кассы;
• заполнения кассовой книги (ф. КО-4);
• сдачи наличных денег в банк.

Документы кассы подписываются бухгалтером, а если его нет – руководством, с обязательным проставлением оттиска печати. При приеме наличных необходимо вручить лицу, сдавшему деньги, корешок ПКО.

Если у фирмы несколько касс и кассиры взаимодействуют со старшим кассиром, передают ему деньги, используется учетная форма КО-5, в ней учитываются принятые и выданные в течение дня средства.

Если у фирмы имеются обособленные подразделения, они ведут кассовые книги, а в головной офис передают копии листов кассовой книги для сведения данных. Наличные могут выдаваться не только лично гражданину, но и его представителю по доверенности. В обоих случаях кассир, прежде чем выдать деньги, проверит данные паспорта получателя. В документах на выдачу обязательно помечается, что деньги выдавались по доверенности.

Заработная плата выдается из кассы по расчетным (расчетно-платежным) ведомостям, может быть оформлен и расходный ордер на выдачу. На сумму, выданную по ведомости, тоже составляется общий РКО. Выдача средств «подотчетнику» возможна либо по его заявлению, либо по распоряжению руководства.

При выплате наличных по одному договору из кассы имеется ограничение – 100 тыс. рублей, однако оно не касается расчетов с физлицами (указание №3073-У Банка РФ от 7/10/13 г.).

Как считать лимит кассы

В приложении к документу №3210-У от 11/03/14 г. Банка РФ предлагается два варианта расчета кассового лимита:

• по объему поступления наличности в кассу;
• по объему выдачи наличности из кассы.

Формулы расчета такие:

• L1 = V / P * Nc – «по объему поступления»;
• L2 = R / P * Nn – «по объему выдачи».

Здесь L1 и L2 – рассчитанные лимиты, V и R – величина поступления и выдачи наличности, Nc и Nn – временной промежуток в р. днях между моментами сдачи выручки, получения денег в банке по чеку, соответственно. Он не может превышать 14 р. дней; P – расчетный период, за который учитывается величина поступления или выдачи наличности. Он не может быть выше 92 р. дней. Из расчета «по объему выдачи» исключаются дни и суммы выплат зарплаты, иных выплат сотрудникам «зарплатного» характера.

Пример. Организация устанавливает лимит кассы. За расчетный период взят декабрь прошлого года. В нем 21 рабочий день. Расчет лимита ведется по первому варианту, объем полученной наличной выручки — 550 000 рублей. Выручка, по соглашению с банком, сдается раз в 3 дня.

550000 / 21 * 3= 78571 рубль – лимит кассы.

Аналогично рассчитывается лимит и по объему выдачи.

Сверхлимитные суммы на конец дня вычисляют, вычитая из фактического остатка наличности установленный лимит и невыданную заработную плату.

Сверхлимитный остаток может быть превышен в дни:

• выдачи зарплаты (не более 5 р. дней);
• выходные и праздники (наличность сдается в первый р. день).

Если юрлицо имеет обособленные подразделения, общий лимит рассчитывается с учетом лимитов в обособленных подразделениях.

Кассовый лимит могут не рассчитывать ИП, представители малого бизнеса.

Проводки

Стандартные, наиболее часто используемые в БУ корреспонденции счетов по кассе приведены ниже.

• 50/51 – с расчетного счета оприходованы деньги.
• 50/62 – покупатель внес оплату (аванс в счет поставок).
• 50/66,67 – в кассу поступили средства по кредиту (краткосрочному, долгосрочному).
• 50/75 – учредители сделали взнос в уставный капитал наличными.

• 51/50 – сверхлимитная сумма сдана в банк.
• 70/50 – выдана наличными зарплата.
• 71/50 – выдача наличных «подотчетнику».
• 60/50 – наличными уплачено поставщику за товар, услуги (уплачен аванс).
• 66,67/50 – погашен наличными кредит (краткосрочный, долгосрочный).
• 75/50 – дивиденды выплачены наличными.

При использовании онлайн-кассы проводки могут иметь особенности:

1. 50/90-1 – выручка с розницы. Если выручка от определенного контрагента, используют Кт 62, а затем делают проводку 62/90-1. При расчетах картой вместо счета 50 используется счет 57 «Переводы в пути». В данном случае средства за товар внесены, но считаются еще не поступившими на счет фирмы.
2. 41/76 (или 62), 76/50 (или 51) – от покупателя принят товар, и ему возвращены деньги; дебет и кредит формируются с учетом рабочего плана счетов фирмы. Здесь необходимо еще сторнировать проводки 76/90-1 и 90-2/76, т.е. откорректировать выручку и стоимость проданного товара.
3. 76/50 и обратная проводка 50/76 применяются для различных расходных и приходных операций. Вместо 76 может применяться счет 60. Отметим, что расход и возврат могут осуществляться, помимо кассы, и на расчетный счет (51), и на карту (57).

Операции по онлайн-кассе

1.07.2019 г. завершается последний этап внедрения в систему наличных расчетов онлайн-касс, начатый еще 1.07.2017 (ФЗ-54 от 22/05/03 г.). Сразу следует сказать, что изменений в ведении учета по операционной кассе в связи с внедрением кассового обслуживания онлайн не произошло. Порядок документирования и ведения кассовых операций, как и раньше, регламентируется документом №3210-У.

Вместе с тем, введены существенные изменения и дополнения ранее существующего порядка. Применение онлайн-касс регламентируется самим ФЗ-54 и подзаконными актами, принятыми на основе его положений.

На сегодняшний день отпала необходимость в ведении:

• актов КМ1-КМ3, КМ9 (о переводе показаний денежных счетчиков на нули, о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт, о возврате денег, о проверке наличных);
• журналов КМ4, КМ5, КМ8 (кассира-операциониста, регистрации показаний счетчиков, учета вызовов тех. специалистов);
• отчетов-справок КМ6, КМ7 ( кассира-операциониста, о показаниях счетчиков и выручке).

Согласно ФЗ-54 формируются (ст. 4.1-4):

• отчеты об открытии/закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• кассовый коррекционный чек;
• подтверждение оператора и др.

Фиксируются операции прихода наличности, выдача и получение денег, их возвраты. Наличная выручка приходуется по операционной кассе оформлением ПКО на основании отчета о закрытии смены, аналога применяемого ранее z-отчета.

Важно! Существуют организации и предприниматели, которые полностью освобождены от обязанности использования онлайн-кассы. Их список содержит статья 2 ФЗ-54.