Как вести себя при проверке контролирующих организаций?

Энциклопедия решений. Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Не секрет, что тактические, а порою – и стратегические, задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур не совпадают. Кроме того, нельзя целиком исключить риск злоупотреблений со стороны проверяющих просто в силу их личной неопытности, некомпетентности либо преступных мотивов. Поэтому зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс – огромным, избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки – повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность “контуров безопасности”. Чем их больше – тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом – это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами – кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней надо стремиться.

Примечание

Субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшн и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например, отсутствия документов на проверку).

В описанной ситуации психологическое преимущество на стороне проверяемых: проверяющие могут общаться (и, следовательно, запугивать, давить и угрожать) только вот с этим глазком в двери или домофоном, а не с живым человеком. Составлять административный протокол просто не на кого. А главное, утерян фактор внезапности.

На данном рубеже охранник не должен самостоятельно принимать решение о допуске или недопуске посетителей. Такое решение может и должен принимать только руководитель или иное уполномоченное лицо. При этом по внутреннему телефону идет оповещение ключевых подразделений и сотрудников. И в случае, если будет команда “пропустить внутрь”, у сотрудников предприятия уже будет некоторый запас времени, чтобы подготовиться к проверочным действиям.

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер собственной персоной. Обязательная внимательная и дотошная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются. Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с Журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки). Доклад руководителю. И проверяющие пусть находятся у двери или стойки охраны до тех пор, пока руководитель не даст команду допуска. После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Все это время их нельзя оставлять одних. Это, с одной стороны, дисциплинирует пришедших. С другой, сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Психологический механизм данного явления достаточно прост: в каждой ситуации социального взаимодействия (такой, как выездная проверка) есть ведущий, а есть ведомый. Вам следует всеми способами и средствами стать ведущим, а не ведомым. Если доступ к общению с Вами затруднен по Вашей инициативе, Вашим правилам и вопреки воле оппонентов, то Вы – ведущий, а ведомыми тут становятся проверяющие. Ведь они подчинились Вашей воле! И на подсознательном уровне они чувствуют себя неуверенней. Высокомерие и пренебрежение улетучиваются. Кроме того, часто проверяющие рассчитывают на шоковое состояние при общении, на панику и испуг в глазах проверяемых. Понимая, что этот фактор в данном случае упущен, они теряют контроль над ситуацией. И важно сохранять этот психологический перевес до конца проверки.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких “случайно подслушанных бесед”.

Материально-техническое обеспечение офиса

1. Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель – не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланых лиц в таких ключевых точках.

2. Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель – не допустить утечек информации.

3. ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель – уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.

4. Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель – иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.

5. На предприятии должен быть свой, постоянно актуализируемый, телефонный справочник по тем надзорным органам власти, которые могут послать к Вам проверяющих. Справочник в идеале должен содержать и ФИО, и должности руководителей (и замов) этих органов; не говоря уже об адресах и точном наименовании. Желательны также номера “телефонов доверия” отделов по борьбе с коррупцией и все контактные телефоны ваших юристов. Цель – проверка личности и полномочий проверяющих.

6. Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный ч. 8 ст. 16 Закона N 294-ФЗ*(1). Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель – иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.

Тактика “глухой защиты”

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них – тактика “глухой защиты”. Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика “глухой защиты” в общем очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗ предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: ” У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей “. О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: ” Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд “.

2. Не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ: ” Я имею право не отвечать на вопросы “. И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката (п. 6 ч. 4 ст.56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: ” У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать “. И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон N 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На все вопросы отвечать стандартной репликой: ” Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель “.

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: ” Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя ” или ” Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это “.

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего : ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики “глухой защиты”. Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы любых контролеров всегда отвечает только руководитель . Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Причина этому очевидна: фильтр “опасной/безопасной” информации у всех сотрудников настроен по-разному. К тому же все они владеют разными деталями информации. Поэтому их свободное общение с проверяющими может трансформироваться в непреднамеренное выбалтывание информации, не предназначенной для посторонних. Получается, единоличное общение руководителя с проверяющими – это наиболее безопасная стратегия для предприятия в целом.

В той же и еще большей мере это относится к действиями сотрудников во время проверки: всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель. И только он отдает команды и распоряжения, которые выполняются работниками. Находясь на своем рабочем месте, они обязаны подчиняться только руководителю (с которым, между прочим, связаны трудовыми отношениями), а не распоряжениям, исходящих от государственных контролеров. Работники должны демонстрировать своим поведением, что предоставить тот или иной документ, осуществить то или иное действие они могут лишь по поручению своего начальника, а не проверяющего органа.

Подробнее о том, какие документы должны предъявить проверяющие при выездных проверках см.:

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ВО ВРЕМЯ ПРОВЕРОК

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

• Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

• Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки).

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка. В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

Как вести себя с проверяющими

Содержание статьи

Трудовая деятельность зачастую связана с частыми проверками, когда приходится встречать группы проверяющих. Особенно это актуально после выхода в свет Федеральных Законов №№ 94, 44, относительно закупок муниципальными учреждениями товаров и услуг. В законах много пунктов, каждый из которых нельзя не участь. С 2008 года многое учреждения были вынуждены выплачивать штрафы, а руководители бюджетных организаций – писать заявления об уходе.

Проверка – это маленький стресс, который стоит пережить достойно

Кроме этого, существует большое количество контролирующих органов – налоговая служба, охрана труда, Госпожнадзор, СЭС, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, КСП и многое другое. Даже предприниматель среднего уровня может подвергнуться нескольким проверкам за год. Это отнимает много сил и времени. Это настоящий стресс для руководителя и заместителей.

С проверяющими любого уровня нужно уметь себя вести. Есть несколько правил, которые помогают более успешно пойти проверку, не испортить отношения с гостями.

Основные правила поведения с проверяющими

Во-первых, не стоит бояться проверок. Сам страх перед проверяющими заставляет нервничать, говорить ненужные слова, неожиданно для самого себя открывать недостатки. В народе говорят: «На воре шапка горит». Если есть недочеты в работе, нет нужды бояться даже в этом случае. Недостатки могут не заметить. Постарайтесь вести себя так, словно все в порядке.

Во-вторых, нельзя заискивать перед проверяющими. Некоторых это раззадоривает на то, чтобы провести более углубленную проверку, либо начать шантажировать проверяемого. Представитель комиссии может подумать, что если такое заискивание есть, значит, присутствуют недостатки.

В-третьих, проявите гостеприимство. Особенно это актуально, если проверка прибыла из другого города. Для начала нужно встретить комиссию, организовать легкий перекус, разместить людей, а после предложить начать процедуру проверки. Когда закончится первый день проверок, можно предложить, но ненастойчиво, организовать досуг. Если гости согласятся, то не вести разговоров о проверке, пока сами проверяющие не начнут его. Тогда можно будет намекнуть на то, что неплохо бы все закончить хорошей справкой.

В-четвертых, не предлагайте взятку. Не все проверяющие не чисты на руку. Есть настоящие трудоголики, которым важна правда. Если предложите такому человеку взятку, сильно обидите его. В итоге он может провести более тщательно инспектирование деятельности вашей организации.

В-пятых, не мешайте работе проверяющих. Важно во время работы проверки не мешать сотрудникам, которые приехали в составе комиссии. Им можно выделить отдельный кабинет, предложить приставить сотрудника, который поможет доставить тот или иной документ. Но все делать ненавязчиво. Если откажутся – ничего страшного.

В-шестых, когда будет готовы итоги проверки, желательно встретиться в руководителем группы проверки и выяснить, какие недостатки указаны в справке. Бывают случаи, когда удается уговорить переписать справку на более мягкую, пообещав устранить недостатки в будущем. В любом случае, чаще всего в справке указаны некоторые недостатки, даже мелкие. В противном случае проверка зря работала. У них есть своя отчетность перед руководством.

Хорошо подарить проверяющим сувениры. Это могут быть буклеты, книги, прочие атрибуты, напоминающие о городе или о компании. Проверка в том же составе может приехать на будущий год. Не стоит портить о себе мнение.

7 правил поведения при проверке государственными органами Материал редакции

Партнер адвокатского бюро Buzko Kokorin Илья Кокорин поделился с читателями vc.ru практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации — такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе — не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Что нужно знать и как себя вести при проведении проверок контролирующими органами

Что нужно знать и как себя вести

при проведении проверок контролирующими органами

Рекомендации Пермской гражданской палаты для сотрудников НКО

Общие условия проведения проверок контролирующими органами власти

Проверки бывают плановыми и внеплановыми.

Любой контролирующий орган имеет право проводить плановые проверки не чаще чем 1 раз в 3 года. Планы проведения проверок заранее размещаются для ознакомления на сайтах контролирующих органов. Возьмите за правило и просматривайте в начале каждого года раздел «Сводный план проверок субъектов предпринимательства» (НКО входят сюда же) на сайте Генеральной прокуратуры http://plan. /plan2015/, введите в соответствующее окно идентифицирующие данные вашей НКО и получите информацию обо всех проверках, планируемых в отношении вашей организации в текущем году любыми контролирующими органами. Юридическое лицо уведомляется органом контроля о проведении плановой проверки не позднее, чем за 3 рабочих дня до ее начала. Если к вам пришли с проверкой, не предупредив за три дня, вы имеете право отказать контролирующему органу в проведении проверки в этот день. О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо уведомляется органом контроля не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Но есть исключения: органы прокуратуры и Рострудинспекция вправе приступить к проведению внеплановой проверки незамедлительно, то есть без предварительного уведомления. Если основанием для проведения внеплановой выездной проверки является причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обнаружение нарушений обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, в момент совершения таких нарушений в связи с необходимостью принятия неотложных мер органы контроля вправе приступить к проведению внеплановой выездной проверки незамедлительно с извещением органов прокуратуры о проведении мероприятий по контролю посредством направления документов в органы прокуратуры в течение двадцати четырех часов. Формы проверок: документарные и (или) выездные. Документарная проверка проводится по месту нахождения контролирующего органа, а выездная — по месту нахождения организации и месту осуществления её деятельности. Проведение выездных проверок должно проводиться в присутствии руководителя организации или иного должностного лица организации, имеющего право действовать от имени организации без доверенности, если иное не установлено уставом организации. В случае невозможности обеспечить присутствие руководителя на момент проведения проверки организации следует попросить (лучше в письменной форме) проверяющий орган перенести день начала проведения проверки, обосновав невозможность присутствия руководителя или специалиста, который может обеспечить квалифицированный доступ к интересующим проверяющий орган документам или иным материалам (например, направлением соответствующего лица в командировку). При этом следует избегать излишней конфликтности с проверяющими.

Рекомендации при проведении выездных проверок

Проверьте полномочия проверяющих

Проверьте служебное удостоверение проверяющих лиц. В случае отсутствия служебных удостоверений работники организация вправе отказать проверяющим лицам в проведении проверки. Участие в проведении проверки сотрудников из других органов и организаций допускается в случае специального указания на таких лиц в распоряжении о проведении проверки. В противном случае организация вправе отказать лицам из иных органов и организаций принимать участие в проведении проверки.

Помимо служебного удостоверения, проверяющие должны предъявить распоряжение о проведении проверки, без которого любые действия на территории или в помещении проверяемой организации являются незаконными. При отсутствии распоряжения о проведении проверки, подписанного руководителем проверяющего органа, сотрудники организации вправе отказать в проведении проверки до предъявления такого распоряжения.

В распоряжении должны быть указаны:

номер и дата распоряжения (приказа) о проведении проверки; наименование органа государственного контроля (надзора); фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки; наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, в отношении которого проводится проверка; цели, задачи и предмет проводимой проверки; правовые основания проведения проверки, в т. ч. нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке; дата начала и окончания проверки.

Обязанности проверяемой организации

Законодательство обязывает организацию, в отношении которой проводится проверка:

обеспечить присутствие руководителя, иных должностных лиц или уполномоченных представителей организации; предоставить проверяющим возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки; обеспечить доступ в организацию проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций; вести журнал учета проверок по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития РФ . Отсутствие данного журнала может стать основанием для замечаний к организации в акте проведения проверки, но привлечение к ответственности за отсутствие журнала законодательством не предусмотрена.

В ходе проверки контролируйте проверяющих, следите за соблюдением ваших прав

Фиксируйте нарушения, допущенные в ходе проведения проверки. Практика показывает, что некорректное поведение чиновников нередко становится достаточным основанием для аннулирования контрольных результатов в судебном порядке. При проведении проверки должностные лица контролирующих органов не вправе:

проводить проверку в тех сферах деятельности организации, которые не относятся к полномочиям проверяющих; требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования различный объектов, если они не являются объектами (предметом) проверки, а также изымать оригиналы таких документов.

В случае проведения документарной проверки не отдавайте оригиналы документов во избежание их утраты. Представляйте запрашиваемые документы в копиях, заверенных руководителем организации. Законодательство не наделяет контролирующие органы при проведении проверки правом принудительного изъятия оригиналов документов. Организация вправе предоставлять только те документы, которые указаны в уведомлении о проведении проверки. В случае отсутствия указанных документов в уведомлении вы можете отказаться их предоставлять или сослаться на то, что в организации такие документы не сохраняются. Законодательство ограничивает возможности контролирующих органы при проведении проверки правом требовать предоставления только тех документов и материалов, которые относятся к предмету проверки и указаны в уведомлении о проведении проверки. При этом организация вправе отказывать в требованиях контролирующих органов такого рода: «что у Вас находится здесь, покажите», указывая, что данный объект (папка, шкаф, компьютер) не относится к материалам проверки. Истребование контролирующим органом документов, не относящихся к предмету проверки, является грубым нарушением порядка проведения проверки, которые влекут за собой признание результатов проверки незаконными. При отсутствии руководителя организации (лица, имеющего право действовать без доверенности) или уполномоченного им лица (приказом по организации или на основании доверенности) контролирующий орган не вправе запрашивать документы у проверяемой организации. Отказ в отсутствие руководителя организации предоставить затребованные документы не может оцениваться контролирующим органом как нарушение законодательства путем уклонения от предоставления информации. Контролирующие органы при проведении проверки вправе истребовать любые документы, которые относятся к предмету проверки. Однако, в свою очередь, проверяемая организация вправе самостоятельно определять относимость к предмету проверки тех или иных документов, если в распоряжении о проведении проверки отсутствует конкретное указание на такие документы. Контролирующий орган при проведении проверки не вправе препятствовать руководителю или уполномоченному им лицу присутствовать при совершении любых действий со стороны контролирующего органа в ходе проведении проверки, в том числе присутствовать при беседах с работниками организации, ознакомлении с документами или процессами в организации, которые требуют пояснения специалиста. По окончании проверочных мероприятий Вы вправе ознакомиться с документами, отобранными проверяющим органом при проведении проверки, и указать в акте проверки о своём согласии или несогласии с таким подбором отобранных документов. Контролирующий орган обязан знакомить с результатами проверки руководителя организации или уполномоченное им лицо. Предоставление для ознакомления и подписания акта проведения проверки иному лицу будет являться нарушением со стороны контролирующего органа и влечет за собой недействительность акта проверки.

Особенности проведения проверок отдельными контролирующими органами

Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс РФ. Имеет право беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать организации в целях проведения проверки. Инспекции труда предоставлено право на проведение внеплановой проверки по информации о нарушении работодателем трудового законодательства немедленно без уведомления организации и без предварительного согласования с прокуратурой.

Нормативно-правовая база: Федеральный закон «О прокуратуре в РФ». Сущность документарной проверки состоит в том, что работник прокуратуры вызывает для дачи объяснений нужных ему лиц и истребует необходимую документацию, находясь в своем рабочем кабинете. Проверка организации надзорным ведомством начинается с поступления запроса о необходимости предоставления определенной документации. Порядок уведомления законодательством не регламентирован, но о начале проверки, как правило, работники прокуратуры уведомляют руководство организации по телефону заранее, но не обязаны этого делать. Согласование начала выездной проверки в законодательстве не регламентировано, однако просьба руководителя отсрочить приезд прокуратуры на определенное время (скажем, на день или два) в целях исполнения всех требований надзорного органа не будет считаться нарушением и не может рассматриваться как воспрепятствование проведению проверки. Прокурорский работник вправе при предъявлении служебного удостоверения беспрепятственно входить на территорию и в помещения организации, иметь доступ к их документам и материалам, проверять исполнение законов в связи с поступившей в органы прокуратуры информацией о фактах нарушения закона. Органы прокуратуры не вправе вмешиваться в текущую деятельность организации. Подобное означает: прокуратура не может давать советы и указания по подбору и расстановке кадров, назначению ответственных лиц, оценке квалификации работников, улучшению производственного процесса или иной внутрихозяйственной и внутриорганизационной деятельности. Объем проверочных мероприятий может определяться не только плановыми заданиями и перечнем вопросов, подлежащих проверке, но и инициативой надзирающего прокурора, от которого зависит включение тех или иных сфер деятельности организации в проверочные мероприятия.

Министерство юстиции РФ

Нормативно-правовая база: Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 года № 90 «Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению контроля за соответствием деятельности некоммерческих организаций уставным целям и задачам, филиалов и представительств международных организаций, иностранных некоммерческих неправительственных организаций заявленным целям и задачам, а также за соблюдением ими законодательства Российской Федерации». Предмет контроля:

соответствие деятельности общественных объединений и их структурных подразделений, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, уставным целям; соответствие деятельности иных некоммерческих организаций, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным их учредительными документами, и законодательству Российской Федерации.

Пермь, январь 2015 года Пермская гражданская палата